Preview document (🔗 origineel)

---

Reactie van de Staatssecretaris voor Europese Zaken op de evaluatie van
het Europafonds over de periode 2006-2007. 

Inleiding en achtergrond evaluatie

Het ministerie van Buitenlandse Zaken beschikt sinds 2001 over het
Europafonds (hierna ‘het Fonds’) als subsidieinstrument. Dit Fonds
is gericht op de ondersteuning van projecten van organisaties die een
bijdrage leveren aan de voorlichting en meningsvorming over de Europese
Unie. De regering geeft hiermee ruimte aan het maatschappelijk
middenveld, dat een eigenstandige rol vervult in de Europa-discussie. De
regering wil deze discussie stimuleren maar niet sturen, en beschouwt de
betrokkenheid van maatschappelijke organisaties als aanvullend op de
overheidsvoorlichting over Europa (door de regering, de Europese
Commissie en het Europese Parlement). 

De eerste evaluatie van het Fonds vond in 2005 plaats. Een tweede
evaluatie was reeds voor 2008 gepland, maar de oplevering ervan is in
tijd naar voren gehaald. Dit naar aanleiding van het interpellatiedebat
over het Europafonds van 31 januari 2008. In de notitie aan de Kamer van
28 februari 2008 die daarop volgde stond op hoofdlijnen hoe de evaluatie
van het Fonds zou worden vormgegeven. Het volgende doel stond daarin
centraal: “inzicht te krijgen in de doeltreffendheid en doelmatigheid
van projecten die zijn ondersteund met middelen van het Europafonds en
de doelmatigheid van het beheer van het fonds”. 

In deze brief gaat de regering nader in op de voornaamste bevindingen en
aanbevelingen van de externe uitvoerder van de evaluatie, Ecorys
Nederland BV, die het evaluatierapport op 30 oktober 2008 heeft
afgerond. Dat rapport gaat uw Kamer als bijlage toe.

Belangrijkste bevindingen evaluatie

De regering constateert met genoegen dat uit de evaluatie blijkt dat het
Fonds een zinvol instrument is om via burgerinitiatieven het Europadebat
te stimuleren. Het bestaansrecht van het Fonds en de wenselijkheid van
het voortbestaan ervan worden bevestigd. 

Na de vorige evaluatie over het Fonds in de periode 2001-2004 is de
werking van het Fonds verbeterd, zo stelt de evaluatie. De aanbevelingen
van de vorige evaluatie met betrekking tot beheer zijn goed opgevolgd,
waardoor de behandeling van de aanvragen en de afwikkeling van projecten
zorgvuldig en neutraal zijn. 

De evaluator stelt dat subsidies aan politieke partijen of daaraan
gelieerde organisaties verstrekt mogen (blijven) worden, omdat zij deel
uitmaken van het maatschappelijk middenveld en dus behoren dus tot de
doelgroep van het Fonds. Ook wijst de evaluatie uit dat geen sprake is
van structurele bevoordeling dan wel benadeling bij de beoordeling van
subsidieaanvragen. 

De regering ziet dit als aanmoediging van het beleid dat juist de
laatste jaren erg op zorgvuldigheid en neutraliteit in de beoordeling
gericht is geweest.

Het evaluatierapport identificeert nog vier knelpunten in de huidige
werking van het Fonds:

Het feit dat het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de ene kant het
eigen communicatiebeleid dient uit te voeren, en aan de andere kant
dient zorg te dragen voor een onafhankelijke beoordeling van de
subsidieaanvragen, leidt in de beeldvorming tot een ‘ambtelijke
spagaat’. 

Het beheer loopt goed, maar de kosten ervan zijn relatief hoog. 

De richtlijnen voor beoordeling van de subsidieaanvragen zijn (te) ruim
geformuleerd en bieden minder houvast dan het geval zou zijn als
aanvragen volgens een puntensysteem zouden worden beoordeeld. 

De monitoring van de uitvoering van de projecten is voornamelijk gericht
op procedurele zaken en niet op de inhoud. De opbouw van kennis over
effectiviteit en doelmatigheid van de projecten blijft daardoor beperkt.

Knelpunten 1 en 2 nader bezien: onafhankelijkheid en uitbesteding 

Het eerste knelpunt – de genoemde ambtelijke spagaat tussen inhoud en
onafhankelijkheid – levert direct het meest verstrekkende advies van
de evaluator op. Uitbesteding van het Fonds zou ervoor moeten zorgen dat
er in de toekomst geen enkele twijfel over hoeft te bestaan dat het
beheer van het Fonds volledig losstaat van het ministerie, aldus Ecorys.


De evaluatie geeft als kernprobleem aan dat in de perceptie van de
buitenwacht de onafhankelijkheid van het Fonds niet voldoende is
gewaarborgd. De gehele cyclus van beleidsbepaling tot selectie van
projecten ligt momenteel in handen van het ministerie van Buitenlandse
Zaken. De evaluator stelt dan ook dat het ministerie, omdat het de
schijn tegen heeft, niet anders kan dan zeer strikt op de procedures
blijven sturen. Dit beperkt de inhoudelijke discussies over projecten.

De evaluatie geeft drie opties aan om de onafhankelijkheid te vergroten:

projectaanvragen door externe deskundigen laten beoordelen;

beoordeling door externe deskundigen, aangevuld met inhoudelijke
betrokkenheid bij uitvoering van de projecten van deze externe
deskundigen;

uitbesteding van het Fonds (inclusief beheer en projectselectie). Dit is
de voorkeursoptie van de evaluator.

De regering meent dat het betrekken van externe deskundigen als voordeel
heeft dat het ministerie verantwoordelijk blijft voor het beleidskader,
het selectiekader en het beheer, terwijl de onafhankelijkheid van de
beoordelingsprocedure beter gewaarborgd is. 

Maar er zijn ook nadelen aan deze opzet verbonden: het ministerie blijft
verantwoordelijk voor het beheer. Het zal voorts een complexe
institutionele opzet vergen om de onafhankelijkheid van deze ‘externe
deskundigen’ te garanderen. Het zal tevens lastig zijn een heldere
verdeling van taken en bevoegdheden met de externe deskundigen af te
spreken. Tot slot is het kostbaar en tijdrovend externen te werven en te
blijven betrekken, waardoor de toch al stevige beheerslast groter wordt.

Bovenstaande voor- en nadelen afwegend komt de regering tot de conclusie
dat het inschakelen van onafhankelijke deskundigen bij de beoordeling en
uitvoering van het Fonds niet de voorkeur heeft.

De regering meent, met de evaluator, dat uitbesteding van Fonds de beste
manier is om de onafhankelijkheid van het Fonds te waarborgen. Het
ministerie van Buitenlandse Zaken blijft bij uitbesteding (uiteraard)
verantwoordelijk voor de formulering van het beleidskader en de
randvoorwaarden van de uitvoering (doelstelling, prioriteiten op
hoofdlijnen, selectiecriteria).

 

Er zijn wel enkele kanttekeningen te plaatsen bij uitbesteding van het
Fonds.

Het plaatsen op afstand betekent dat er minder sturing kan worden
gegeven op uitvoeringsaspecten, terwijl de regering politiek
verantwoordelijk voor het Fonds blijft. Dit is het klassieke dilemma van
het op afstand plaatsen van overheidsfondsen.

Uitbesteding biedt geen garantie voor meer diversiteit en kwaliteit van
aanvragen en aanvragers.

Administratieve kosten die verband houden met uitbesteding zijn hoog: in
de regel 10% van de omzet. Hierdoor zal knelpunt 2 (“Goedlopend
beheer, maar relatief hoge beheerskosten”) niet worden opgelost. 

De regering meent dat de gewaarborgde onafhankelijkheid van het Fonds
opweegt tegen bovenstaande bezwaren. Het proces van aanbesteding voor
uitbesteding van het Fonds zal begin 2009 worden gestart en zal naar
waarschijnlijk eind 2009 kunnen zijn afgerond.

Knelpunten 3 en 4 nader bezien: 7 verdere aanbevelingen

De evaluator doet, naast de aanbeveling tot uitbesteding, een zevental
minder ingrijpende aanbevelingen ter verdere verbetering van de
prestaties van het Fonds. Samengevat stelt de evaluator dat de selectie
van aanvragen transparanter moet worden gemaakt en dat bevorderd moet
worden dat succesvolle projecten als voorbeeld kunnen dienen voor
toekomstige aanvragers. 

Hieronder wordt per aanbeveling ingegaan of en zo ja, op welke wijze
deze zal worden overgenomen in het beleid ten aanzien van het Fonds. De
teksten in cursief komen letterlijk uit het evaluatierapport. Daaronder
staat de reactie van de regering.

De meeste veranderingen die voortvloeien uit deze aanbevelingen zullen
voor het eerst ingaan in de tweede ronde van 2009 (gepland voor
augustus). De eerste ronde voor 2009 is immers reeds op 20 november 2008
bekend gesteld. Het zou dan ook niet zuiver zijn de (spel-)regels en
toetsingscriteria tussentijds aan te passen zonder dat potentiële
aanvragers daar kennis van hebben kunnen genomen.  

Aanbeveling 1: Maak het selectieproces transparanter 

Om het selectieproces transparanter te maken is formulering van een
samenhangende interventielogica, met een beperkt aantal duidelijke
doelstellingen, beoordelingscriteria en kwaliteitscriteria van het
Europafonds noodzakelijk. Binnen dit selectiekader kunnen de indicatoren
die gelden voor succesvolle projecten/ groepen activiteiten nader worden
geformuleerd. Daarnaast moet er ruimte blijven voor flexibiliteit en
creativiteit. 



Vele aanvragers zien de inhoudelijke ruimte die het Fonds biedt als een
voordeel. De hoofddoelstelling van het Fonds ‘het ondersteunen van
projecten van in Nederland gevestigde organisaties die in Nederland een
bijdrage leveren aan de voorlichting en meningsvorming over de Europese
Unie’ blijft dan ook bestaan.

Conform de aanbeveling zullen aanvragen worden getoetst op formele
subsidiabiliteitscriteria en een beperkt aantal gewogen inhoudelijke
criteria. Helder moet zijn dat in ieder geval het niet bijdragen aan de
hoofddoelstelling, gebrek aan deskundigheid en capaciteit bij de
aanvrager, en een onevenwichtige verhouding tussen de gevraagde subsidie
en de beoogde activiteit per definitie tot afwijzing van de aanvraag
leiden. 

De wijze van beoordelen wordt van te voren bekend gesteld, door middel
van het openbaar maken van het (blanco) beoordelingsformulier. 

Aanbeveling 2: Streef naar een goede activiteitenmix inclusief
massamediale activiteiten

Het is van belang om een goede mix van activiteiten na te streven.
Massamediale activiteiten zouden een belangrijke rol moeten kunnen
blijven spelen, omdat binnen het Europafonds geen sprake is geweest van
inhoudelijke sturing. 

Onder ‘massamediale activiteiten’ worden radio- en tv-uitzendingen
verstaan. Een door het Fonds mede-gesubsidieerd project als ‘In
Europa’ (verfilming van het boek van Geert Mak) is hier een voorbeeld
van. Het moge duidelijk zijn dat projecten van dergelijke aard een veel
groter bereik hebben dan bijvoorbeeld een scholierendebat.

Op grond van het Ministerraadbesluit d.d. 18 juli 2008 zijn
omroepprogramma’s voortaan uitgesloten van subsidiëring. Maar gelet
op de specifieke aard van het Europafonds, waarbij geen inhoudelijke
sturing plaatsvindt, in combinatie met de voorgenomen uitbesteding van
de beoordeling van de aanvragen, ben ik voornemens in voorkomende
gevallen een beroep te doen op de mogelijkheid uitzonderingen toe te
staan op het uitsluiten van omroepprogramma’s voor subsidiëring.
Producties bestemd voor het internet zijn in veel gevallen wel
toegestaan. Deze vormen nu al toenemende mate onderdeel van projecten.

Aanbeveling 3: Diversifieer verder het bestand van aanvragers en
uitvoerders

Aangezien één groep onder de aanvragers duidelijk achterblijft,
namelijk de Europakritische organisaties, verdient het aanbeveling om
een proactief beleid te voeren om nieuwe groepen aanvragers aan te
trekken.

Voor alle duidelijkheid: Europakritische organisaties blijven achter bij
het doen van aanvragen. Zij worden niet vaker geconfronteerd met
afwijzingen dan zogenaamde of veronderstelde pro-Europese organisaties.
De vraag die zich bij deze aanbeveling voordoet is: wat zijn
Europakritische organisaties? De evaluatie onderbouwt onvoldoende wat
‘Europakritische organisaties’ precies zijn. Gezien de aard van het
Fonds acht de regering het evenmin wenselijk om dit aspect in de
beoordeling van subsidieaanvragen te betrekken. Vrijwel alle toegekende
projecten, zeker die welke ‘debat’ als onderdeel hebben, bieden
ruimte voor zowel voor- als tegenargumenten. Aanvragen specifiek gericht
op voorlichting blijven veelal bij een feitelijke weergave, zonder
‘partij’ te kiezen.

Daarnaast wordt de halfjaarlijkse bekendstelling van het fonds sinds
december 2007 reeds ruim en breed geadverteerd in diverse grote
dagbladen. Deze advertenties leiden tot veel aanvragen, die helaas niet
allemaal voldoen aan de eisen voor subsidie. De kosten van nog verdere
bekendstelling wegen vooralsnog niet op tegen de onduidelijke baten. 

Tenslotte geeft de evaluator zelf ook aan dat het op afstand plaatsen
van het Fonds wellicht andersoortige aanvragers trekt. 

Aanbeveling 4: Inbouw van feedbackmechanismen 

Maak het mogelijk om projecten op basis van de beoordeling en op basis
van monitoring feedback te geven.

Sinds 2008 wordt met elke organisatie die subsidie uit het Fonds
ontvangt een kennismakingsgesprek gevoerd. Ook tijdens de uitvoering van
projecten wordt contact onderhouden om op de hoogte te blijven van de
voortgang en eventuele afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijke
projectvoorstel te bespreken. Dit contact is primair bedoeld als
onderdeel van het reeds ingebouwde rapportagemechanisme. Uiteraard zijn
de beleidsmedewerkers van het Fonds altijd bereikbaar en bereid vragen
van organisaties te beantwoorden en ze zo nodig verder te helpen aan
inhoudelijke contacten en/ of kennis. De ervaring leert dat de
organisaties reeds regelmatig met vragen contact opnemen. 

Al teveel inhoudelijke bemoeienis ondermijnt het streven van het Fonds
om organisaties te stimuleren om onafhankelijk van de overheid de
discussie en voorlichting over Europa vorm te geven. Het nóg
proactiever verzorgen van structurele feedback past niet in de huidige
inhoudelijke en personele opzet van het Fonds (2 fulltime fte’s).

Aanbeveling 5: Verbeter het ‘leren’ van en door het fonds

Een verbetering van het inzicht in de performance van projecten is
belangrijk voor de opbouw van ervaringsgegevens en voor de identificatie
van ‘best practices’. Een beter zicht op ‘best practices’ kan
eveneens positief bijdragen aan een verbetering van het selectieproces,
omdat eerder bepaalde patronen worden herkend.

Bij uitvoering van deze aanbeveling doet de vraag zich voor wanneer een
project een ‘best practice’ genoemd kan worden. Als dit kan worden
uitgelegd als: de aanvraag leidde tot subsidieverlening, en de
inhoudelijke uitvoering en uitkomst strookten met de aanvraag, kan deze
informatie op de websites   HYPERLINK "http://www.minbuza.nl" 
www.minbuza.nl  en   HYPERLINK "http://www.EuropahoortbijNederland.nl" 
www.EuropahoortbijNederland.nl  worden gepubliceerd. Momenteel is daar
informatie te vinden over gesubsidieerde projecten van het afgelopen
jaar. Daaraan zal informatie over reeds afgesloten projecten worden
toegevoegd, aangevuld met door de aanvrager zelf in de eindrapportage
opgegeven geleerde lessen (wat ging goed en wat zou anders kunnen).
Daaraan kan door het ministerie echter geen nader waardeoordeel worden
gegeven, omdat het antwoord op de vraag of iets succesvol is immers
subjectief is. Wel wordt zo bevorderd dat van de ervaringen van anderen
kan worden geleerd.

Aanbeveling 6: Definieer de rol van Europacommunicatie in het onderwijs

De rol van het Europafonds en ook van het ministerie van Buitenlandse
Zaken op het gebied van onderwijs van Europa gerelateerde thema’s zou
beter gedefinieerd moeten worden. Het ministerie zou een meer
coördinerende rol binnen de ontwikkeling van lessen en opdrachten
kunnen spelen teneinde overlap te voorkomen.

In 2006 spraken de ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en van
Buitenlandse Zaken af dat het ministerie van Buitenlandse Zaken
aanvullend lesmateriaal over Europa beschikbaar stelt via   HYPERLINK
"http://www.EuropaEducatief.nl"  www.EuropaEducatief.nl . Op deze site
staan ook de specifieke onderwijsprojecten die reeds door het Fonds zijn
gesubsidieerd. Ook heeft deze site links naar andere websites waar
aanvullend lesmateriaal over Europa te vinden is.

In de informatie over het Fonds zal dan ook structureel verwezen worden
naar EuropaEducatief, om inzicht te geven over bestaande
onderwijspakketten. 

Ook staan op EuropaEducatief de resultaten van peilingen onder docenten
die aangeven welk materiaal zij nog missen om de lessen over Europa te
verbeteren. In de regels voor het Fonds zal hier ook specifiek naar
verwezen worden, zodat het ontbrekende materiaal wellicht door
aanvragers van het Fonds kan worden verzorgd.

Aanbeveling 7: Meer specifieke projectbeschrijvingen in aanvraag

Het aanvraagformulier zou aangepast moeten worden om organisaties uit te
nodigen een meer specifieke beschrijving van het project te geven om
daarmee zwaktes in het ontwerp die voor een zwakke performance zorgen te
voorkomen.

Voor de eerste ronde van 2009 zijn in het aanvraagformulier al enkele
aanpassingen aangebracht. Reeds vóór de evaluatie bleek dat het
aanvraagformulier op bepaalde punten onduidelijk was, waardoor het vaak
niet conform de eisen werd ingevuld. Het aanvraagformulier zal in het
licht van de aanbeveling van de evaluatie nog verder worden aangepast
waarbij de algemene spelregels (waaronder de beoordelingscriteria)
duidelijker naar voren zullen komen. 

Tot slot: 2010 en verder

De regering zal in het contract met de toekomstige uitvoerder van het
Fonds een evaluatiemoment laten opnemen. Het streven is de uitkomsten
van die evaluatie inhoudelijk minstens net zo gunstig te laten zijn,
door constant te blijven sturen op kwaliteit, zowel in het beheer van
het Fonds als in het bereiken van het doel van het Fonds. De regering
zal zich daarom blijven inzetten onder andere via het Fonds het
maatschappelijk middenveld (mede) in staat te stellen een bijdrage te
leveren aan de voorlichting en meningsvorming over de Europese Unie.

 Tweede Kamer vergaderjaar 2007-2008, 31336 nr. 7.

 Staatscourant 2008, nr. 226

 Tweede Kamer vergaderjaar 2006-2007, 30300 VIII, Nr 151 

 PAGE   6 

 PAGE   1