Preview document (🔗 origineel)

---

Rapportagemodel grote ICT-projecten

Grote ICT-projecten zijn, cf. de brief van de minister van BZK aan de
Tweede Kamer d.d. 26 juni 2008 (26643, nr. 128) projecten met een
ICT-component van minimaal € 20 miljoen. Het gaat uitsluitend om
projecten van ministeries of agentschappen waarvoor een minister
rechtstreeks verantwoordelijk is. Dit model geldt niet voor ICT
projecten die worden uitgevoerd door Rechtpersonen met een wettelijke
taak, zelfstandige bestuursorganen of stichtingen die geen RWT of ZBO
zijn.

De rapportage heeft betrekking op:

raming en realisatie van doorlooptijd en kosten

verwachte levensduur

projectplannen

reviews

In de rapportage wordt vermeld of projectplannen en reviews zijn
opgesteld cf. de geldende criteria, die onderdeel vormen van dit model.

De rapportage omvat de volgende informatie-elementen:

Doorlooptijd:

P: geraamde doorlooptijd aan het begin van het project, R: feitelijke
realisatie per 1 januari van genoemde planning, V: verschil in maanden.

Kosten (totale financiële omvang van het project in € mln, exclusief
beheer- en exploitatielasten):

P: geraamde kosten aan het begin van het project, R: feitelijke
realisatie per 1 januari van genoemde planning, V: verschil in
procenten.

In de opgave van de totale kosten worden de volgende kostensoorten
betrokken:

ingekochte apparatuur en standaard software 

extern personeel

intern personeel (handleiding overheidstarieven, bij een
batenlastendienst op basis vastgesteld uurtarief)

bij ontwikkeling en bouw gebruikte hard en software (licentiekosten

implementatiekosten als scholing en voorlichting

Levensduur: Hier wordt het aantal jaren geraamd dat het project na
oplevering met uitsluitend systeemonderhoud gebruikt kan worden.

Rapportageformat

	doorlooptijd in maanden	kosten in € mln	levensduur na oplevering
eventuele

toelichting

projectnaam	P	R	V	P	R	V	jaren











	

	aanwezig

ja/neen	cf. criteria

ja/neen	project gereed voor volgende fase

ja/neen	risico’s vanuit review aanwezig

ja/neen	getroffen maatregelen

ja/neen

projectplan





	review projectstart





	review projectuitvoering en -voortgang





	review realisatie





	review evaluatie





Kostensoorten	Kosten per kostensoort  in € (specificatie alleen voor
nieuwe projecten en waar mogelijk ook voor lopende projecten)

ingekochte apparatuur en standaard software

	extern personeel

	intern personeel (handleiding overheidstarieven, bij een
batenlastendienst op basis vastgesteld uurtarief)

	bij ontwikkeling en bouw gebruikte hard en software (licentiekosten)

	implementatiekosten als scholing en voorlichting 

	

Bijlage 1: Criteria projectplan

Algemene projectinformatie, resultaat en sturing

In het projectplan komen de volgende elementen aan de orde:

De doelstelling, het te bereiken resultaat, de kwalitatieve en/ of
kwantitatieve eisen en de afbakening van het project.

Aan welke beleids- of bedrijfsdoelstellingen het project bijdraagt.

Hoe de besturing van het project is ingericht en de rollen en
verantwoordelijkheden zijn belegd.

Wie de opdrachtgever of uitbestedende functionele eenheid is.

De wijze waarop de beheersbaarheid van het project wordt gewaarborgd en
de maatregelen die hiervoor worden getroffen.

Welke de belanghebbenden bij dit project zijn alsook de aard van hun
belang en hoe zij bij het project betrokken zijn.

De relatie met andere projecten en systemen en de afhankelijkheid ervan.


De relatie met wet- en regelgeving en de afhankelijkheid ervan.

Een Project Start Architectuur die is opgesteld in lijn met NORA en
MARIJ.

Zakelijke rechtvaardiging (businesscase)

Het projectplan bevat:

Een meerjarige kostenanalyse waarin kosten zijn opgesplitst naar de
verschillende projectfasen inclusief de fase van het beheer.

Een batenanalyse. Hierin zijn zowel financiële als eventuele
niet-financiële baten opgenomen.

Informatie over de wijze waarop gedurende de looptijd in de financiering
van het project zal worden voorzien.

Een marktverkenning en een onderzoek naar soortgelijke bestaande
oplossingen bij andere ministeries en bedrijven.

Een alternatievenanalyse (incl. een nul-alternatief) waarin wordt
aangegeven welke alternatieven zijn onderzocht en waarom deze zijn
afgevallen.

Een overzicht van de voor het project voorziene contracten. Daarbij
wordt aangegeven wat de aard van deze contracten is en wat de
consequenties zijn voor lopende contracten.

Informatie over de aanbestedingsstrategie.

Planning en beheersing

Het projectplan bevat:

Een fasering en mijlpalenplanning waarin deliverables en kostenverloop
in tijd zijn opgenomen.

Een analyse van de mogelijke risico’s op technisch, sociaal,
organisatorisch, economisch en bestuurlijk vlak.

Informatie over de maatregelen die genomen zijn ter beheersing van de
gesignaleerde risico’s.

Een inzichtelijke programmadministratie conform kostenindeling zoals
opgenomen in het rapportagemodel.

Informatie over beveiligings- en privacy issues m.b.t. het geplande
project. 

Informatie over het systeem van kwaliteitsborging waar externe adviezen
of audits deel van uit maken.

Een vastgestelde procedure voor het wijzigen van kwaliteitscriteria en
productspecificaties.

Informatievoorziening

Het projectplan bevat:

Een overzicht van de door de opdrachtgever vastgestelde kwaliteitseisen
mbt de te leveren informatie.

Informatie over de periodiciteit van de voortgangs- en
uitzonderingsrapportages aan opdrachtgever/programmaboard.

Samenwerkingsverbanden

Voor projecten die worden uitgevoerd door of in opdracht van meerdere
partijen (andere ministeries of/en andere partijen in de publieke of
private sector) wordt duidelijk vastgelegd welke afspraken er zijn met
betrekking tot de bekostigingsstructuur, verantwoordelijkheidsstructuur,
rechtsvorm, exit-constructie.

Bijlage 2: Reviewmomenten en criteria reviews

Tijdens de hieronder omschreven reviewmomenten wordt er inhoudelijk
getoetst aan de meest kritieke aspecten (e.g. risico’s) uit het
projectplan (kosten, baten, risico’s, mijlpalen en planning). Deze
aspecten zullen hierbij aan bod komen alsmede een oordeel of het project
gereed is voor de volgende fase. De review zal door een voldoende
onafhankelijke en professionele partij worden uitgevoerd.

Review projectstart

De eerste review vindt plaats na de opstartfase en er wordt inhoudelijk
getoetst aan het projectplan. Daarbij wordt er inhoudelijk getoetst aan
de rechtvaardiging, scope, uitgangspunten, kosten-batenanalyse,
risico’s en planning van het project zoals vastgelegd in het
projectplan. Een oordeel wordt gegeven of de organisatie voldoende
voorbereid is op de volgende fase en of de initiële planning
realistisch is. Deze review vindt dus plaats voor de start van de
projectuitvoering c.q. realisatiefase.

Review projectuitvoering en -voortgang

Wanneer het project zich in de realisatiefase bevindt volgt een
tussentijdse review. Deze review vindt bij voorkeur plaats naar
aanleiding van de fasering en mijlpalenplanning en is bedoeld om
mogelijke problemen tijdens de realisatie tijdig te herkennen en bij te
kunnen sturen. Tijdens deze review wordt een inhoudelijk oordeel gegeven
over de projectvoortgang en over het opdracht- en projectmanagement.
Toetspunten zijn de kosten-batenanalyse, risico’s, mijlpalen en de
planning van het project. 

Review realisatie

De derde review vindt plaats voor de start van de implementatiefase.
Hierbij wordt een inhoudelijk oordeel gegegeven of de projectresultaten
voldoen aan de gestelde eisen zoals in eerdere fases zijn benoemd en of
het product gereed is voor implementatie. Toetspunten zijn de
kosten-batenanalyse, risico’s, mijlpalen en de planning van het
project.

Review evaluatie

De laatste review vindt plaats voor het besluit het project décharge te
verlenen. Daarbij wordt een oordeel gegegeven of het project het beoogde
resultaat, als omschreven in het projectplan, heeft opgeleverd en in
beheer is genomen.