Preview document (🔗 origineel)

---

Bijlage 3

Autorisatieprocedure

Organisaties die systematisch (stelselmatig of op grote schaal) gegevens
uit de gemeentelijke basisadministratie (GBA) verstrekt willen krijgen
dienen hiervoor een traject te doorlopen waarin alle relevante
juridische, technische en organisatorische aspecten aan bod komen. Aan
het eind van dit traject is alles gereed om de aansluiting op de GBA te
realiseren. Dit betekent dat het volgende is bereikt:

aan de organisatie is een autorisatiebesluit afgegeven waarin wordt
aangegeven welke gegevens over welke personen op welke manier aan die
organisatie verstrekt mogen worden;

de technische vertaling van het autorisatiebesluit, de
autorisatietabelregel is in de gemeentelijke systemen en/of de
verstrekkingsvoorziening (GBA-V) geïmplementeerd;

de organisatie heeft de techniek in huis om aan te sluiten op de GBA;

de organisatie heeft zelf de benodigde technische/organisatorische
aanpassingen gedaan om de GBA-gegevens goed te kunnen verwerken.

Organisaties kunnen op dit moment op twee manieren gegevens uit de GBA
verstrekt krijgen. De verstrekking kan plaatsvinden vanuit de
afzonderlijke gemeentelijke basisadministraties of uit het centrale
bestand, de GBA-V. Bij de verstrekking van gegevens uit de gemeentelijke
basisadministraties moet de autorisatietabelregel in alle gemeentelijke
systemen worden geïmplementeerd.

Stappen in de autorisatieprocedure 

1.Vaststellen of de verzoekende organisatie in aanmerking komt voor
aansluiting

Hierbij wordt vastgesteld of deze organisatie in aanmerking komt voor
het verstrekt krijgen van gegevens uit de GBA. De organisatie dient
hiervoor bestuursorgaan,, (bijzondere) derde of onderzoeksinstelling
(verder te noemen afnemer) te zijn. 

2. Voorlichting

Over het proces van aansluiten, de autorisatie, de werking van het
GBA-stelsel, de gegevens die verstrekt kunnen worden en het
autorisatieaanvraagformulier. Tevens wordt de afnemer voorgelicht over
de GBA als basisregistratie, de terugmeldvoorziening, etc. 

3. Inplannen aansluiting

4. Voorbereiding aansluiting

Zowel bij BZK/Agentschap BPR als bij afnemer zelf: aanpassingen in zijn
organisatie en/of zijn systemen die nodig zijn om goed gebruik te kunnen
maken van de GBA-gegevens. Hierbij moet niet alleen gedacht worden aan
aanpassingen in de technische systemen, maar ook aan de gevolgen voor de
administratieve procedures, privacyprocedures, financiën, bijscholing
personeel, etc. Daarnaast maakt de afnemer in deze fase de afweging
welke programmatuur hij zal aanschaffen en maakt hierover afspraken met
zijn leverancier.

Ook wordt in deze fase de autorisatie van de afnemer voorbereid. Er
wordt bepaald welke gegevens, over welke personen op welke wijze aan de
afnemer verstrekt moeten worden. Hierbij wordt uitgegaan van de
beoordelingscriteria zoals deze zijn neergelegd in de Wet GBA (artikel
88 t/m 99). Dit komt er op neer dat het verzoek van een organisatie om
gegevensverstrekking uit de GBA wordt getoetst aan de criteria zoals die
ook in de algemene privacyregelgeving bestaan: doelbinding,
noodzakelijkheid, proportionaliteit, transparantie, en subsidiariteit.
Hierbij wordt de afweging gemaakt dat enerzijds de gegevensverstrekking
op een doelmatige wijze moet kunnen plaatsvinden en anderzijds de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer in acht moet worden genomen.


Aan het eind van deze stap is er in de meeste gevallen reeds afgestemd
tussen BZK/agentschap BPR en de afnemer over de formele aanvraag’ van
de afnemer en is duidelijk of de autorisatie van afnemer in één of in
meerdere autorisatietabelregels moet worden vertaald. Dit laatste is van
belang in verband met de techniek die de afnemer moet aanschaffen en de
organisatorische/technische aanpassingen bij de afnemer zelf.

  

5. Definitieve aanvraag 

De afnemer dient voor de definitieve (‘formele’) autorisatieaanvraag
gebruik te maken van een door de minister vastgesteld formulier (het
autoristieaanvraagformulier). De aanvraag is het resultaat van hetgeen
in de vorige fase reeds is besproken en afgestemd. De juridische
toetsing die na het indienen van de aanvraag plaatsvindt is in de meeste
gevallen dan ook een formaliteit. 

6. Procedure autorisatietabelregel

De autorisatietabelregel wordt opgesteld. Daarna volgt een controleronde
op de consistentie tussen het verzoek van de afnemer, het
(concept)autorisatiebesluit en de autorisatietabelregel. Tevens wordt de
technische werking van de autorisatietabelregel gecontroleerd. 

7. Uitlevering van de autorisatietabelregels aan de leveranciers van de
gemeentelijke GBA-systemen en verzending autorisatietabelregels aan
gemeenten en/of GBA-V. 

De autorisatietabelregels worden uitgeleverd aan de leveranciers van de
gemeentelijke GBA-systemen. De leveranciers doen steekproefsgewijs nog
een technische controle en bereiden de implementatie van de
autorisatietabelregels in de gemeentelijke systemen voor. 

Bij een aansluiting op de GBA-V is deze stap niet nodig. 

8. Verzending autorisatietabelregels aan gemeenten

De autorisatietabelregels worden over het GBA-netwerk naar de gemeenten
en/of GBA-V verstuurd.  

9. Autorisatiebesluit

Het autorisatiebesluit wordt zes weken voor de inwerkingtredingsdatum
(=aansluitdatum) genomen. In de Staatscourant wordt een bericht van
terinzagelegging gepubliceerd.

10. Implementatie

Op de aansluitdatum treden het autorisatiebesluit en de
autorisatietabelregel in werking.

BIJLAGE Modelautorisaties

Omdat een aantal organisaties dezelfde taken uitvoert en voor deze
uitvoering een overeenkomstige informatiebehoefte heeft, zijn er voor
een aantal sectoren modelautorisaties ontwikkeld. Dat wil zeggen dat er
voor deze groep organisaties een standaard-autorisatiebesluit en een
standaard-autorisatietabelregel is opgesteld. Deze modelautorisaties
zijn ontwikkeld in overleg met vertegenwoordigers van de desbetreffende
sector en het agentschap BPR. Een afnemer kan niet verplicht worden
gebruik te maken van het model, hij kan altijd een autorisatieverzoek
doen dat afwijkt van het model.

Op dit moment zijn er modelautorisaties voor de volgende afnemers
ontwikkeld:

GGD’en

Waterschappen

Gerechtsdeurwaarders

Bureau’s Jeugdzorg

Pensioenuitvoerders

Screeningsorganisaties voor borst- en baarmoederhalskankeronderzoek

Gerechtsdeurwaarders

Regionale sociale diensten

Regionale bureau’s leerplicht

Zorgverzekeraars

Ziekenhuizen

Notarissen

Regionale belastingkantoren

provincies

bijzondere opsporingsambtenaren in dienst van een OV-bedrijf

Regionale Sociale werkvoorziening

Gemeente als buitengemeentelijke afnemer

Op dit moment wordt gewerkt aan een modelautorisatie voor provincies.