Transitie van het programma:

Geen specifieke aanbevelingen, wel een aantal aandachtspunten meegeven, te weten:

• het overdragen van kennis aan nieuwe medewerkers;

• de tijdige en kwalitatief goede invulling van functies in de aangepaste organisatie.

Workshops over de nieuwe werkwijze dienen te zijn afgerond voor het einde van de recovery.

De overige aspecten blijven aandacht vergen van het MT.

Scope:

Geen specifieke aanbevelingen geformuleerd.

Planning:

Er is een processchema met betrekking tot het planningsproces. Dit processchema kan worden aangevuld met een beknopte beschrijving van:

• De functionarissen die betrokken zijn bij het planningsproces en de rol die zij daarbij vervullen.

• Hoe voorgestelde wijzigingen op de planning en de informatie over de voortgang worden aangeleverd en welke formats hierbij gehanteerd worden.

• De kwaliteitsborging die rond de planning plaatsvindt.

• De relatie en de afstemming met de andere beheersgebieden (scope, geld en risico’s).

In het kader van het Programma Kwaliteitssysteem (PKS) is een standaard ontwikkeld voor de wijze waarop procedures dienen te worden beschreven en welke gegevens de procedure beschrijving dient te bevatten. Alle aspecten uit de aanbeveling zijn daarin opgenomen.

In het programmaplan is aangegeven welke procedures opgenomen worden. Het planningsproces is één van die procedures.

Risicomanagement:

Voor het integraal beheren van de risico’s is de risicomanager afhankelijk van informatie die door de werkstromen wordt aangeleverd. Een goede kwantitatieve en kwalitatieve invulling van de bemensing van het risicomanagement binnen de werkstromen verdient nog de aandacht.

Kwaliteitsmanagement:

Van belang is dat kwaliteitsmanagement expliciet belegd en bemenst is en blijft in de werkstromen en programmabreed, alsmede dat de betreffende procedures goed zijn uitgewerkt en geïmplementeerd. Ook moeten verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd, bijvoorbeeld in een geactualiseerde RASCI-tabel.

Configuratiemanagement:

Geen aanbevelingen gedaan over dit onderwerp

Onafhankelijke SI-functie:

Nu de onafhankelijke SI-functie compleet is, verdient het aanbeveling om maandelijks met een beknopte rapportage te komen. In deze beknopte maandrapportage kan worden aangegeven:

• Welke activiteiten uitgevoerd zijn, welke (concept) deelproducten beoordeeld zijn.

• Wat de belangrijkste bevindingen zijn vanuit de SI-functie voor de drie onderdelen: SI, CIO en ECF vanuit die beoordeling.

• Welke activiteiten zijn voorzien voor de komende maand.

Documentmanagement:

Geen aanbevelingen gedaan

Bevindingen inzake de VGR:

Voor een snel inzicht in de risico’s die sterk gestegen of gedaald zijn, zou het goed zijn om de betreffende stijging of daling ook in paragraaf 3.6 toe te lichten.

De informatiewaarde van bijlage 4 kan toenemen door steeds expliciet over de voortgang van de uitvoering van de beheersmaatregelen te rapporteren.

Ten aanzien van het afkeurend oordeel worden er geen specifieke aanbevelingen gedaan.

Zowel het Programma ERTMS als het Ministerie treffen echter wel maatregelen om de geconstateerde onrechtmatigheden onder controle te brengen. Het programma heeft een inkooploket ingericht zodat er een uniforme aanpak van inkoop en prestatieverklaringen gevolgd wordt. Dit bureau is verantwoordelijk voor het tijdig volgen van het juiste inkoopproces, en de prestatieverklaringen.

Daarnaast worden ook binnen het Ministerie verbeteringen bij de inkoopafdeling doorgevoerd om fouten in de inkoop, en daarmee een afkeurend oordeel te voorkomen.