Verslag van een schriftelijk overleg over de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (Kamerstuk 32802-67)

Toepassing van de Wet open overheid

Verslag van een schriftelijk overleg

Nummer: 2023D21654, datum: 2023-05-24, bijgewerkt: 2024-02-19 10:56, versie: 3

Directe link naar document (.pdf), link naar pagina op de Tweede Kamer site, officiële HTML versie (kst-32802-70).

Gerelateerde personen:

Eerste ondertekenaar: K.B. Hagen, voorzitter van de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken (Ooit D66 kamerlid)
Mede ondertekenaar: C.E. Morrin, adjunct-griffier

Bijlagen:

Onderdeel van kamerstukdossier 32802 -70 Toepassing van de Wet open overheid.

Onderdeel van zaak 2023Z09039:

Indiener: H.G.J. Bruins Slot, minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Volgcommissie: vaste commissie voor Digitale Zaken
Voortouwcommissie: vaste commissie voor Binnenlandse Zaken

Onderdeel van activiteiten:

2023-05-24 14:15: Archivering van stukken door bewindspersonen onder de archiefwet en de Woo/Wob (Commissiedebat), vaste commissie voor Binnenlandse Zaken
2023-05-25 13:45: Aanvang middagvergadering: Regeling van werkzaamheden (Regeling van werkzaamheden), TK
2023-06-01 11:30: Procedurevergadering commissie Binnenlandse Zaken (Procedurevergadering), vaste commissie voor Binnenlandse Zaken
2023-06-15 14:19: Aanvang middagvergadering: Regeling van werkzaamheden (Regeling van werkzaamheden), TK

Preview document (🔗 origineel)

Tweede Kamer der Staten-Generaal	2
Vergaderjaar 2022-2023

32 802 Toepassing van de Wet open overheid

Nr. 70 VERSLAG VAN EEN SCHRIFTELIJK OVERLEG

Vastgesteld 24 mei 2023

De vaste commissie voor Binnenlandse Zaken heeft een aantal vragen en opmerkingen voorgelegd aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de brief van 6 april 2023 over de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (Kamerstuk 32 802, nr. 67).

De vragen en opmerkingen zijn op 26 april 2023 aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voorgelegd. Bij brief van 23 mei 2023 zijn de vragen beantwoord.

De voorzitter van de commissie,
Hagen

De adjunct-griffier van de commissie,
Morrin


I	Vragen en opmerkingen vanuit de fracties	2
	Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie	2
	Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie	2
	Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie	4
	Vragen en opmerkingen van het lid van de GroenLinks-fractie	4
	Vragen en opmerkingen van het lid Omtzigt	5

II	Antwoord/reactie van de Minister	8

I Vragen en opmerkingen vanuit de fracties

Vragen en opmerkingen van de leden van de VVD-fractie

De leden van de VVD-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer. De leden hebben geen vragen op deze kabinetsreactie en behouden zich het recht voor om op deze kabinetsreactie terug te komen bij het commissiedebat Archivering van stukken door bewindspersonen onder de Archiefwet en de Woo/Wob op 24 mei 2023.

Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie

De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer en vinden het een goede zaak dat het kabinet de meeste adviezen overneemt. Wel hebben deze leden nog een aantal vragen over de uitvoering en de rol van de Tweede Kamer.

Samenvatting

De eerste vragen gaan over het beleid rondom chatapplicaties dat aangepast wordt in lijn met het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Het gaat om de toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek dat op uniforme wijze binnen de rijksoverheid ingevoerd wordt. Aan welke soort technische maatregelen wordt gedacht en hoe wordt het proces ingericht zodanig dat het een deel wordt van het dagelijkse werk? De leden van de D66-fractie hebben vervolgens vragen over de toegankelijkheid van de chatberichten van sleutelfunctionarissen. Wat wordt er bedoeld met toegankelijkheid? Is het toegankelijkheid door de ambtelijke ondersteuning? Er is rondom het advies nog veel discussie over archiveren versus openbaarmaking. Onder welk regime vallen de gearchiveerde berichten van sleutelfunctionarissen? Vallen deze onder de Woo of vallen ze in het regime van de ministerraadnotulen die na een x aantal jaren openbaar worden gemaakt? En op basis waarvan worden deze keuzes gemaakt? Moeten er aanpassingen worden aan de huidige Archiefwet die nog gewijzigd wordt bij het kabinet? Zo ja, dan aan welke aanpassingen wordt er gedacht?

De leden van de D66-fractie hebben vragen over informatiehuishouding in het algemeen. In de kabinetsreactie wordt gerefereerd aan e-mailcommunicatie van het gehele Rijk en dat het geen eenvoudige opgave zal zijn. Deze leden snappen dat, maar de leveranciers van e-mail hebben een standaard archiveringsfunctie in de software. Deze is duur en wordt daarom vooral niet als optie aangeboden bij aanbestedingen. Is het kabinet bereid om via inkoopbeleid het archiveren af te dwingen? Zo nee, waarom niet?

De leden van de D66-fractie hebben vragen over het overnemen van alle adviezen in het algemeen. In de reactie wordt omschreven dat er sprake is van een gefaseerde uitvoering met tussentijdse uitvoeringstoetsen. Welke wettelijke kaders zijn er nog nodig om dit goed in te richten en hoe wordt de Tweede Kamer hierin meegenomen? Wat zijn de geschatte kosten van dit project? Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Welke bewindspersoon c.q. welk departement?

Hoofdlijnen van goed informatiebeheer

De leden van de D66-fractie hebben kennisgenomen van de brede maatregelen die het kabinet van plan is te nemen. Het is goed dat het kabinet dit proces goed onder de loep neemt, want informatietoegankelijkheid is essentieel voor het functioneren van de democratische rechtstaat. Wel vinden deze leden de genoemde maatregelen vaag, en veelomvattend. Het is niet duidelijk in welke wettelijke kaders dit wordt meegenomen en wat precies de rol van de Tweede Kamer is.

Wie formuleert bijvoorbeeld de genoemde algemene uitgangspunten rondom informatiebeheer en archivering? Moet het gesprek hierover niet in het parlement deels plaats vinden? Kan het kabinet hierop reflecteren? Wat wordt er bedoeld met uitvoerbaarheid by design? Er wordt gesproken van een digitale architectuur gericht op de toekomst. De leden van de D66-fractie hopen dat het kabinet zich bewust is dat de techniek zich erg snel ontwikkelt, maar dat de kaders in ieder geval toekomstbestendig moet zijn. Kan het kabinet hierop reflecteren?

Tot slot maken de leden van de D66-fractie zich zorgen over het zo dicht mogelijk regelen van communicatie. Soms is het systeem zo dicht geregeld dat men voor de communicatie uitwijkt naar de privételefoon, e-mail, of andere communicatiemiddelen die buiten het archiveringsysteem gaan vallen. De politiek vraagt soms om snelle reacties waardoor het in sommige gevallen noodzakelijk is af te wijken van het proces. Hoewel dit niet wenselijk is, kunnen deze leden zich voorstellen dat zulke situaties zich zullen voordoen. Hoe is het kabinet van plan deze situaties te ondervangen? Kunnen ambtenaren of bewindspersonen in dat geval alsnog de communicatie en informatie binnen de systemen laten vallen? Hoe?

Maatregelen rond chatberichten

De leden van de D66-fractie vinden het een goede zaak dat maatregelen genomen worden rondom het opslaan van chatberichten. Wordt het nieuwe beleid besproken met de Tweede Kamer? Wie toetst of het beleid deze keer wel in lijn is met de Archiefwet, wetende dat deze ook gewijzigd wordt. In het vierde kwartaal van 2023 wordt er een pilot gestart met een aantal bewindspersonen, een definitief besluit wordt genomen aan het eind van 2023. De leden van de D66-fractie zijn verheugd over deze voortvarendheid, maar vragen zich af of drie maanden wel voldoende tijd is om goede conclusies te trekken voor een toekomstbestendig beleid. Wanneer verwacht het kabinet dat alle sleutelfunctionarissen gaan werken met dit nieuwe beleid?

Maatregelen voor andere vormen van informatie

De leden van de D66-fractie vragen of het kabinet ook bereid is advies te vragen aan het Adviescollege ICT-toetsing en de Rijksarchivaris (of het Nationaal Archief). Het bewaren van allerlei overheidsinformatie is bij uitstek een digitale aangelegenheid. Kan het kabinet hierop reflecteren?

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie

De leden van de SP-fractie hebben de kabinetsreactie over de adviezen over het archiveren gelezen en hebben hierover nog enkele vragen en opmerkingen. De leden lezen dat geautomatiseerde verwerking niet mogelijk is. Kan toegelicht worden of hier aan gewerkt wordt en waarom dit nu niet mogelijk is? Waarom duurt dit nog enkele jaren?

De leden van de SP-fractie vragen verder of kan worden aangegeven of de aangekondigde maatregelen Rijksbreed gelden of dit per ministerie zal verschillen. Indien het laatste het geval is, waarom wordt daarvoor gekozen? Wie houdt hier toezicht op? Kan worden aangegeven per ministerie wat de huidige stand van zaken en het huidige beleid rondom het opslaan van chatberichten is?

De leden van de SP-fractie hebben tijdens het debat over het bewaren van chatberichten met de Minister-President al meermaals hun verbazing uitgesproken over argumentatie dat er niet in strijd met de Archiefwet is gehandeld omdat er in overeenstemming met de handreiking werd gehandeld. De handreiking bleek echter in strijd met de Archiefwet. Is er inmiddels wel het besef dat er dus in strijd met de wet is gehandeld?

Vragen en opmerkingen van de leden van de GroenLinks-fractie

De leden van de GroenLinks-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de kabinetsreactie op de verschillende rapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer. Deze leden hebben naar aanleiding van deze kabinetsreactie nog een aantal vragen.

Uit de kabinetsreactie komt naar voren dat het kabinet de meeste aanbevelingen (in hoofdlijnen) zal overnemen. Het is echter niet bij alle aanbevelingen even duidelijk of dit betekent dat de aanbevelingen worden overgenomen zoals deze geformuleerd zijn. De leden van de GroenLinks-fractie ontvangen daarom graag een schematisch overzicht van de aanbevelingen die het kabinet niet (geheel) wil overnemen.

Uit de verschillende rapporten kwam naar voren dat de «handreiking Bewaren chatberichten» niet voldoet aan de Archiefwet. De leden van de GroenLinks-fractie zijn blij dat dit nu opgehelderd is, maar hebben wel zorgen over het feit dat het kennelijk zo heeft kunnen gebeuren dat deze handreiking is opgesteld en een tijd is gebruikt zonder dat opgevallen is dat de handreiking niet aan de wet voldeed. Ook nadat zowel deskundigen als Kamerleden hierop wezen en vragen stelden bleef het kabinet nog enige tijd volhouden dat er goed was gehandeld omdat er conform de handreiking was gehandeld. Hoe kijkt het kabinet hier nu op terug? En hoe gaat het kabinet in de toekomst voorkomen dat handreikingen niet voldoen aan de wet?

Er wordt al lang gesproken over het verbeteren van de informatiehuishouding. De leden van de GroenLinks-fractie hebben zorgen over de snelheid waarmee op dit vlak vorderingen worden geboekt. Het feit dat er veel verschillende rapporten en aanbevelingen zijn uitgebracht geeft naar de mening van de aan het woord zijnde leden te kennen dat er de komende tijd nog veel moet gebeuren en dat het daarbij belangrijk is om concrete doelen met een tijdlijn vast te stellen. Graag ontvangen deze leden daarom een schematische tijdlijn met concrete doelstellingen zodat duidelijk inzichtelijk wordt welke acties de komende tijd in gang gezet worden, en de Kamer inzicht krijgt in wanneer deze acties concreet resultaat moeten opleveren. Daarnaast vragen de leden van de GroenLinks-fractie hoe de nu aangekondigde acties zich verhouden tot de verdere implementatie van de Wet open overheid en de eerder bij brief van 15 januari 2021 door het kabinet aangekondigde extra impuls van het verbeteren van de informatiehuishouding (Kamerstuk 35 510, nr. 4). Kan concreet aangegeven worden op welke wijze de informatiehuishouding sindsdien verbeterd is, welke toen aangekondigde acties inmiddels in gang zijn gezet, welke nog niet aangevangen zijn, en waarom dit nog niet gebeurd is?

De kabinetsreactie gaat in op wat de rijksoverheid gaat doen met de aanbevelingen uit de verschillende rapporten. De leden van de fractie van GroenLinks benadrukken dat diverse aanbevelingen ook mede gericht zijn op de medeoverheden. Op welke wijze gaat het kabinet ervoor zorgen dat alle overheden de aanbevelingen adequaat opvolgen, en hoe zorgt de regering ervoor dat de medeoverheden ook voldoende expertise en middelen hebben om dit te doen?

Vragen en opmerkingen van de leden van het lid Omtzigt

Het lid Omtzigt merkt op met grote verbazing de kabinetsreactie gelezen te hebben. Dit lid merkt op dat in de hoorzitting een jaar geleden duidelijk werd dat de regering en in het bijzonder de Minister-President zich niet aan de wet gehouden heeft bij het archiveren van chatberichten. Er volgde een bizar debat over de telefoons van de Minister-President. Ook volgden er Kamervragen naar hoeveel en welke berichten bewaard zijn (Kamerstuk 36 200 III, nr. 6) welke op onnavolgbare wijze werden beantwoord, zo herinnert het lid Omtzigt zich bijzonder goed. Hij verzoekt de regering een aantal van die vragen alsnog te beantwoorden:

− Kan de Minister, zoals in het Kamerdebat gevraagd, tien voorbeelden geven van hoe door de Minister-President voorgelezen sms-berichten zijn opgeslagen in het archief systeem van het Ministerie van Algemene Zaken? Kunt u dus de in het archief opgeslagen teksten doen toekomen aan de Tweede Kamer (het gegeven antwoord slaat volgens het lid Omtzigt nergens op)?

− Worden er inmiddels standaard wel notulen gemaakt op het Ministerie van Algemene Zaken (van gesprekken en vergaderingen die daar plaatsvinden, waarbij de premier aanwezig is)?

− Is het wissen van het sms-verkeer van de Minister-President van de berichten met de burgemeester van Amsterdam over het verlenen van bijstand tijdens rellen in overeenstemming met de Archiefwet? Zo ja, kan de Minister dan aangeven op basis van welke selectielijst die berichten gewist mochten worden door de Minister-President?

De regering gaf aan niet te weten hoeveel berichten van de Minister-President zijn opgeslagen. Het lid Omtzigt vindt dat werkelijk waar bespottelijk. Kan de regering gewoon aangeven hoeveel berichten van de premier per maand zijn opgeslagen sinds januari 2020 (het uitbreken van de coronacrisis)? En kan de regering hetzelfde ook aangeven voor de verschillende bewindspersonen op het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in de periode januari 2020 tot nu? Dus van elke bewindspersoon wil hij graag weten hoeveel sms- en chatberichten er per maand bewaard gebleven zijn.

Het lid Omtzigt merkt hierbij op dat hij deze vraag onder artikel 68 van de Grondwet stelt; het ligt zeker in de macht van de regering deze informatie te verschaffen. Indien de regering deze informatieverschaffing wenst te weigeren, moet de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het aan de orde stellen in de ministerraad en aangeven waarom het in het belang van de staat is niet te vertellen hoeveel berichten er per maand per Minister bewaard gebleven zijn.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is een inspectie. Die was snoeihard in het rapport in oktober 2022:

«De rijksbrede instructie bevat criteria om te bepalen welke chatberichten moeten worden bewaard. Deze instructie is niet in lijn met de Archiefwet. De Inspectie vindt dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de instructie moet aanpassen. De chatberichten van de Minister-President zijn onvoldoende gearchiveerd.

...

Hoe vaak chatberichten niet zijn gearchiveerd die daar op grond van de Archiefwet wel voor in aanmerking kwamen, kan de Inspectie niet nagaan. Veel chatberichten zijn immers gewist. De manier waarop chatberichten van de Minister-President werden bewaard, leidde tot gegevensverlies.»

En de aanbevelingen waren:

Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:

• Informeer, in afwachting van de nieuwe Archiefwet, overheidsorganen nader over de afbakening van het begrip «archiefbescheiden». Verduidelijk dat ook in de nieuwe Archiefwet.

• Garandeer in de nieuwe Archiefwet dat bij de waardering van informatie rekening wordt gehouden met de belangen voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed. Voorkom dat overheidsorganen op eigen houtje kunnen beslissen om archiefbescheiden niet in beheer te nemen. Borg dat gemaakte afwegingen kenbaar en navolgbaar zijn.

Aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties:

• Breng de Instructie bewaren chatberichten in lijn met de eisen van de Archiefwet.

• Zorg bij het maken van nadere instructies die gerelateerd zijn aan de Archiefwet, voor een goede toets aan de Archiefwet.

Aan de Minister van Algemene Zaken:

Randvoorwaarden

• Versterk de richtinggevende capaciteit voor de informatiehuishouding. Vul zo spoedig mogelijk de vacatures voor Chief Information Officer en senior medewerker informatiehuishouding in.

• Overweeg de verschillende initiatieven op het gebied van beveiligen en beheren van informatie aan elkaar te verbinden in een overkoepelende visie.

• Implementeer een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding. Onderdeel daarvan moet zijn dat leidinggevenden sturen op opname in het archief van onder andere chatberichten en e-mails.

• Maak een keuze over de mate van ondersteuning door de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en handel daar ook naar. Weeg daarbij realistisch af welke taken DIV kan uitvoeren. Pas zo nodig de beheersregeling aan.

• Breng de informatie in het huidige documentmanagementsysteem (DMS) zo veel mogelijk op orde. Stel hier voldoende capaciteit voor beschikbaar.

• Verbeter in het nieuwe DMS het toekennen van bewaartermijnen en het toevoegen van contextinformatie.

• Handel bij het archiveren van chatberichten in lijn met de Archiefwet. Waardeer de informatie zoals gewisseld in chatberichten. Leg die waarderingen en bijbehorende bewaartermijnen vast in een selectielijst.

• Archiveer chatberichten systematisch en toetsbaar.

• Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het archiveren van chatberichten van de Minister-President glashelder zijn en dat ernaar wordt gehandeld.

Het lid Omtzigt wil graag per aanbeveling weten hoe en wanneer die is opgevolgd. Hij wil ook zeker weten wat er met de laatste aanbeveling gebeurd is.

De Inspectie heeft in zijn rapport aangekondigd om een half jaar later te informeren naar de stand van zaken; kan de regering de briefwisseling die daaruit is gevolgd aan de Kamer doen toekomen?

Het lid Omtzigt ontvangt graag «de tijdelijke instructie voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen» van 4 oktober, inclusief een appreciatie of die voldoet aan de Archiefwet.

Het lid Omtzigt is verbolgen dat de regering na dit rapport van de inspectie, twee andere adviezen gevraagd heeft en daarmee zeer kostbare tijd verloren heeft laten gaan. Een inspectierapport dient voldoende te zijn om te handelen in zijn ogen.

De achterliggende reden van de bezorgdheid van het lid Omtzigt is het feit dat in coronatijd belangrijke besluiten soms noodgedwongen niet in de ministerraad genomen zijn, maar op andere wijze tot stand zijn gekomen. Dat is veelvuldig via app-berichten gebeurd. Dit lid roept daarbij dan ook de situatie rondom de demonstratie in Amsterdam in herinnering maar hij vermoedt dat het ook voor belangrijke besluiten geldt over avondklok, vaccinatie en meer. Die berichten zijn eigenlijk een soort alternatieve notulen van ministerraden en de regering weet dat. Ze zijn essentieel om besluitvorming te begrijpen. Daarom schrikt hij van de volgende zin: «Separaat maar wel parallel wordt gestart met het inrichten van processen voor het structureel archiveren van chatconversaties die behoren tot organisatie- en bedrijfsaccounts die organisaties inzetten in hun contact met burgers en bedrijven en conversaties die vallen onder hotspotlijsten». Dit gaat over de besluitvorming tijdens corona. Het lid Omtzigt verzoekt de regering daarom specifiek aan te geven welke berichten bewaard gebleven zijn van Ministers en andere sleutelfiguren uit de coronatijd en hoe ervoor gezorgd wordt dat die niet verloren gaan en dat de Archiefwet gehandhaafd wordt. Zijn er na april 2022 nog berichten van sleutelfiguren verwijderd of gewist, zo vraag hij aan de regering. Zo ja, kan de regering dan een toelichting geven?

Het lid Omtzigt vindt het zorgelijk dat er nog veel acties en stappen moeten plaatsvinden (uitvoeringstoets, nog opstellen uitvoeringsplan, pilots, enz.) om aan wetgeving te voldoen, zoals ook het verduidelijken van begrippen. Dit verklaart deels wel waarom de «handreiking bewaren van chatberichten» strijdig is met de Archiefwet en Woo. Het kabinet heeft aangegeven deze handreiking te zullen aanpassen. Maar hoe borgt het kabinet dat in de tussentijd, volgens de tijdelijke instructie, wel op een juiste manier (conform wetgeving) wordt gearchiveerd en informatie wordt veilig gesteld om informatieverlies te voorkomen in de overgang naar het nieuwe chatbeleid?

Het lid Omtzigt constateert dat een groot deel van de afhandeling van informatieverzoeken buiten de wettelijke termijn wordt afgehandeld. Deze situatie kan niet te lang voortduren. Wanneer verwacht het kabinet het advies van het Adviescollege en de Algemene Rijksarchivaris en de regeringscommissaris Informatiehuishouding met voorstellen voor een goede, duurzame inrichting om e-mail meer toegankelijk te maken, om te kunnen zetten in concrete maatregelen? Hoe wordt ervoor gezorgd dat er snel meer kennis kan worden opgedaan over toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek, aangezien de rijksoverheid hier geen ervaring mee heeft en er vraagtekens zijn rondom effectiviteit van de software? Daarnaast vraagt het lid Omtzigt of advies over omgang met archivering van (concept)nota’s en adviezen naar de Kamer kan worden gestuurd voorafgaand aan het debat op 24 mei 2023.

II Antwoord/reactie van de Minister

Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie en reactie van de bewindspersoon

Vraag 1

Antwoord 1

Er wordt gedacht aan een technische oplossing waarmee zakelijke chatberichten vanaf creatie onder beheer zijn van het overheidsorgaan en medewerkers worden ontzorgd. Dit wil ik realiseren door via gedrag aan de voorkant een scheiding te maken in partij-politieke, privé en zakelijke chats, door processen voor selectie, vernietiging en overbrenging zo veel mogelijk te automatiseren en door selectie en waardering via de sleutelfunctiemethodiek te laten plaatsvinden.

Een analyse van wat marktpartijen aan oplossingen te bieden hebben geeft het beeld dat veel uiteenlopende technische diensten reeds beschikbaar zijn. Om de chatberichten binnen de gebruikte applicatie en het informatiebeheer systeem van het overheidsorgaan zoveel mogelijk te integreren heeft het de voorkeur om te kunnen chatten in een door de overheid beheerde omgeving.

Het programma Open Overheid kent twee trajecten om dit op termijn te realiseren. Het traject specifiek voor chatberichtenarchivering gebruik makend van bestaande marktoplossingen en het traject voor de werkomgeving van de toekomst, waar chatfunctionaliteit een integraal onderdeel van uitmaakt.

Vraag 2

De leden van de D66-fractie hebben vervolgens vragen over de toegankelijkheid van de chatberichten van sleutelfunctionarissen. Wat wordt er bedoeld met toegankelijkheid? Is het toegankelijkheid door de ambtelijke ondersteuning?

Antwoord 2:

Met toegankelijk¹ wordt bedoeld vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk.

Vraag 3

Er is rondom het advies nog veel discussie over archiveren versus openbaarmaking. Onder welk regime vallen de gearchiveerde berichten van sleutelfunctionarissen? Vallen deze onder de Woo of vallen ze in het regime van de ministerraadnotulen die na een x aantal jaren openbaar worden gemaakt? En op basis waarvan worden deze keuzes gemaakt?

Antwoord 3:

Gearchiveerde berichten van sleutelfunctionarissen betreffen informatie neergelegd in documenten waarop het Woo-regime van toepassing is. Dergelijke documenten kunnen voor eenieder openbaar gemaakt worden behoudens voor zover de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 van de Woo aan openbaarmaking in de weg staan. Per openbaarmakingsverzoek zal op basis van genoemde criteria inhoudelijk beoordeeld worden of openbaarmaking mogelijk is waarbij het uitgangspunt is «Openbaar, tenzij».

Bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats vallen berichten niet meer onder het regime van de Woo maar onder dat van de Archiefwet.Overbrenging op basis van de huidige Archiefwet gebeurt na 20 jaar, en op basis van de nieuwe Archiefwet na 10 jaar. Bij overbrenging neemt de zorgdrager een formeel besluit over beperkingen op de openbaarheid, waarover de toekomstig beheerder van de archiefbewaarplaats adviseert. In de praktijk bij het Rijk betekent dit dat de zorgdrager een besluit opstelt en dat de Algemene Rijksarchivaris adviseert. Dit valt onder de Algemene Wet Bestuursrecht. Het regime van de ministerraadnotulen is een voorbeeld van een dergelijk besluit.

Vraag 4

Moeten er aanpassingen worden (gedaan) aan de huidige Archiefwet die nog gewijzigd wordt bij het kabinet? Zo ja, dan aan welke aanpassingen wordt er gedacht?

Antwoord 4

Het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet is op dit moment in behandeling bij uw Kamer (Kamerstuk 35 968). De Staatssecretaris van OCW werkt nu aan de beantwoording van de vragen van uw Kamer (Nota naar aanleiding van het verslag). Deze vragen hebben geleid tot aanpassing van het wetsvoorstel op een aantal punten in een nota van wijziging. De Staatssecretaris van OCW informeert uw Kamer spoedig over beide nota’s, waarin ook de opvolging van verschillende aanbevelingen en adviezen rondom chatberichtenarchivering in relatie tot de Archiefwet wordt meegenomen. De kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer maakt al wel kenbaar dat de Staatssecretaris van OCW voornemens is het documentbegrip in de nieuwe Archiefwet te verduidelijken.

Vraag 5

In de kabinetsreactie wordt gerefereerd aan e-mailcommunicatie van het gehele Rijk en dat het geen eenvoudige opgave zal zijn. Deze leden snappen dat, maar de leveranciers van e-mail hebben een standaard archiveringsfunctie in de software.

Deze is duur en wordt daarom vooral niet als optie aangeboden bij aanbestedingen. Is het kabinet bereid om via inkoopbeleid het archiveren af te dwingen? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 5

Het kabinet hoeft niet via inkoopbeleid het archiveren af te dwingen. Daar waar een standaard veiligstellingsfunctie en archiveringsfunctie niet beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat het contract al dusdanig oud is dat deze functionaliteit destijds nog niet beschikbaar was, is een aparte voorziening aangeschaft om te kunnen voldoen aan de handreiking e-mailarchivering. Kortom de noodzaak is niet aanwezig voor deze verplichting.

Vraag 6

Antwoord 6

De tussentijdse uitvoeringstoetsen hebben als doel om te controleren of het geformuleerde beleid uitvoerbaar is. Het betreft hier operationele toetsen op het voldoen aan wet- en regelgeving, benodigde financiering en personele capaciteit, doelmatigheid van de processen en toereikende voorzieningen. Rapportage over de centrale projectactiviteiten voor het faciliteren van generieke of gemeenschappelijke voorzieningen ten bate van chatberichtenarchivering via het programma Open Overheid volgen jaarlijks via de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Vooralsnog is het niet noodzakelijk om additionele wettelijke kaders hiertoe te introduceren.

Vraag 7

Wat zijn de geschatte kosten van dit project? Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? Welke bewindspersoon c.q. welk departement?

Antwoord 7

De kosten worden op dit moment berekend voor de opstelling van een uitvoeringsplan. Dat plan zal ook een fasering inclusief tijdlijnen bevatten en een beschrijving van de aansturing onder verantwoordelijkheid van de Minister van BZK. Dit uitvoeringsplan zal in het derde kwartaal van 2023 gereed zijn, waarna voordat met de uitvoering wordt gestart een toets op de uitvoerbaarheid van het beleid volgens de maatregelen benoemd in het plan zal worden uitgevoerd. Dit om te voorkomen dat maatregelen worden uitgewerkt die uiteindelijk op grote schaal onuitvoerbaar blijken.

Vraag 8

Wel vinden deze leden de genoemde maatregelen vaag, en veelomvattend. Het is niet duidelijk in welke wettelijke kaders dit wordt meegenomen en wat precies de rol van de Tweede Kamer is. Wie formuleert bijvoorbeeld de genoemde algemene uitgangspunten rondom informatiebeheer en archivering? Moet het gesprek hierover niet in het parlement deels plaats vinden? Kan het kabinet hierop reflecteren?

Antwoord 8

De reflectie vanuit het kabinet op het formuleren van algemene uitgangspunten rondom informatiebeheer en archivering is als volgt. Het parlement is actief betrokken bij de totstandkoming en bijstelling van de Archiefwet plus onderliggende regelingen, zoals geldt voor elk wetgevingsproces. Afgesproken is dat de CIO Rijk² van BZK binnen de kaders van wetgeving als de Archiefwet, de Wet open overheid en de AVG de algemene beleidsuitgangspunten rondom communicatiemiddelen en informatiesystemen heen voor de Rijksdienst formuleert. Onder regie van CIO Rijk zal een beleidskader en instructie worden opgesteld die met uw Kamer worden gedeeld.

Vraag 9

Wat wordt er bedoeld met uitvoerbaarheid by design?

Antwoord 9

Het begrip uitvoerbaarheid by design is gebruikt om aan te geven dat een toets op uitvoerbaarheid van het informatiebeheer een integraal onderdeel vormt van de vorming en vaststelling van ICT-voorzieningen van de Rijksdienst. Hiertoe is een eerste aanzet gemaakt door eisen voor duurzame toegankelijkheid op te nemen in het Handboek Portfoliomanagement Rijk en het Kwaliteitskader CIO oordelen. Tevens zijn in deze twee producten eisen voor andere aandachtsgebieden opgenomen, waarmee beoogd wordt de uitvoerbaarheid van eindproducten als ICT-voorzieningen, te borgen.

Vraag 10

Er wordt gesproken van een digitale architectuur gericht op de toekomst. De leden van de D66-fractie hopen dat het kabinet zich bewust is dat de techniek zich erg snel ontwikkelt, maar dat de kaders in ieder geval toekomstbestendig moet zijn. Kan het kabinet hierop reflecteren?

Antwoord 10

De leden van de D66-fractie wijzen op een belangrijk punt. Het kabinet is zich er terdege van bewust dat de techniek zich snel ontwikkelt en dat heeft gevolgen voor de kaders. Dit betekent dat de toekomst niet volledig voorspelbaar is. Een toekomstbestendige architectuur moet daarom vooral wendbaar en flexibel zijn om met die snelle ontwikkelingen mee te kunnen groeien. Dit zijn dan ook de uitgangspunten waarlangs de digitale architectuur voor informatiehuishouding binnen het programma Open Overheid wordt geactualiseerd. Daarnaast dient de architectuur ook te staan voor een veilige en betrouwbare omgeving waarin gewerkt kan worden. Kortom het kabinet staat voor een toekomstbestendige architectuur die flexibel kan meegroeien in een snel veranderende (technische) omgeving.

Vraag 11

Antwoord 11

Enkel bij crisis of uitval van ICT-voorzieningen is het toegestaan om zakelijk te chatten met eigen communicatiemiddelen of voorzieningen. In die situaties zal er per geval worden bepaald of er tijdelijke voorzieningen nodig zijn om de communicatie binnen de systemen te laten vallen. Verstuurt een ambtenaar of bewindspersoon per ongeluk zakelijke berichten via een privé voorziening, dan zorgt diegene er zelf voor dat deze berichten gearchiveerd worden. Hetuitwijken naar andere middelen wijzigt niets aan de archiveringsplicht. De standaard zakelijke beheerfaciliteiten worden primair ingericht voor de archivering van chatconversaties via zakelijke middelen, onder andere vanwege privacy overwegingen.

Vraag 12

Antwoord 12

Het beleid zoals op hoofdlijnen beschreven in de kabinetsreactie wordt verder uitgeschreven in overleg met OCW en het Nationaal Archief om voldoende aandacht te blijven houden met zowel de eisen als de Archiefwet 1995 alsmede te anticiperen op het voorstel voor de nieuwe Archiefwet. Het uitgeschreven beleid wordt vervolgens getoetst op uitvoerbaarheid. Het uitgeschreven beleid zal na vaststelling en toetsing worden aangeboden aan de Tweede Kamer.

Vraag 13

In het vierde kwartaal van 2023 wordt er een pilot gestart met een aantal bewindspersonen, een definitief besluit wordt genomen aan het eind van 2023. De leden van de D66-fractie zijn verheugd over deze voortvarendheid, maar vragen zich af of drie maanden wel voldoende tijd is om goede conclusies te trekken voor een toekomstbestendig beleid. Wanneer verwacht het kabinet dat alle sleutelfunctionarissen gaan werken met dit nieuwe beleid?

Antwoord 13

De pilot met een aantal bewindspersonen en topambtenaren zal starten in het derde kwartaal van 2023. De looptijd van deze pilot zal nog worden vastgesteld. Deze zal niet de veronderstelde 3 maanden duren maar zo lang dat in ieder geval lessen kunnen worden getrokken voor een goed vervolg. Gedacht wordt aan een pilotperiode van ongeveer 6 maanden. Daarna volgt bij een positieve evaluatie het besluit om de uitvoering fasegewijs uit te breiden naar een grotere groepen sleutelfuncties. De planning hiertoe wordt opgenomen in het uitvoeringsplan.

Vraag 14

Maatregelen voor andere vormen van informatie

Antwoord 14

Zoals in de kabinetsreactie is aangegeven wil het kabinet op korte termijn advies vragen bij het Adviescollege Openbaarmaking en Informatiehuishouding, de Algemene Rijksarchivaris en de regeringscommissaris Informatiehuishouding, waarin we ze elk vragen om voorstellen voor een zodanige inrichting van de duurzame toegankelijkheid van e-mail dat het informatiebeheer uitvoerbaar wordt en informatieverzoeken tijdig kunnen worden beantwoord zowel nu als in de toekomst.

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie en reactie van de bewindspersoon

Vraag 15

Antwoord 15

Op basis van het in de kabinetsreactie geformuleerde beleidsuitgangspunten wordt gewerkt aan werkwijzen en voorzieningen waarbij archivering van zakelijke chatberichten zo veel mogelijk geautomatiseerd plaats gaat vinden. Op dit moment wordt er nog veel gebruik gemaakt van commerciële chatvoorzieningen, waarbij de informatie veelal nog niet automatisch wordt veiliggesteld naar rijksbeheerde omgevingen. Ook is de aard van het gebruik van het communicatiemiddel chat zodanig dat de uitvoerbaarheid van het archiefbeheer op basis van de huidige selectielijsten onuitvoerbaar is. In e-mails en chatconversaties worden in tegenstelling tot nota’s of besluiten vaak meerdere processen en dossiers tegelijk besproken. Het is een fundamenteel andere manier van communiceren, vaak met meerdere mensen tegelijk die op elkaar reageren in wisselende samenstellingen. Het veiligstellen van chatconversaties, het selecteren en waarderen van berichten vraagt op dit moment veel capaciteit omdat deze handelingen alleen handmatig kunnen gebeuren. Hierdoor is het noodzakelijk een geheel andere werkwijze inclusief sleutelfunctiemethode en nieuwe voorzieningen te introduceren om de chatberichtenarchivering compliant en uitvoerbaar te laten zijn binnen de Rijksdienst. Dit zijn geen eenvoudige, korte trajecten.

Vraag 16

Antwoord 16

De aangekondigde maatregelen rond chatberichtenarchivering gelden rijksbreed.

Vraag 17

Kan worden aangegeven per ministerie wat de huidige stand van zaken en het huidige beleid rondom het opslaan van chatberichten is?

Antwoord 17

Ministeries hanteren dezelfde lijn, te weten de tijdelijke instructie voor bewindspersonen waarbij alle zakelijke chatberichten worden veiliggesteld.

Vraag 18

Antwoord 18

Het antwoord op vraag 18 is samengevoegd met het antwoord op vraag 20.

Vragen en opmerkingen van de leden van de GroenLinks-fractie en reactie van de bewindspersoon

Vraag 19

Antwoord 19

Het schematisch overzicht van de aanbevelingen en of het kabinet deze heeft overgenomen is bijgevoegd als bijlage 1 bij deze brief.

Vraag 20

Antwoord 20

Met de komst van digitalisering zijn ook nieuwe manieren van werken ontwikkeld. Dit heeft ervoor gezorgd dat de wijze waarop er gecommuniceerd wordt nieuwe uitdagingen met zich meebrengt in het archiefbeheer dat tot dan aan toe gebruikelijk was.

De handreiking is destijds opgesteld uit het perspectief van de Wob/Woo en de uitvoerbaarheid daarvan en uit de gedachte dat SMS- en Whatsappberichten vaak lijken op een telefoongesprek en veel niet-zakelijke privégesprekken bevat. Dit vanuit de visie van destijds zoals die luidde: «waar het zakelijke berichten betreft, leidt de aard van een sms- of Whatsapp bericht er al snel toe dat de informatie niet openbaar kan worden gemaakt gelet op het interne karakter ervan. De meeste chatberichten die gewisseld worden in het kader van een bestuurlijke aangelegenheid, niet zijnde besluitvorming zelf, betreffen voorts – vanwege die vluchtige en informele aard van het sociale medium – enkel procesmatige details of mededelingen. Aan dergelijke berichten komt geen zelfstandige betekenis toe, zodat het bewaren ervan niets zou toevoegen aan het belang dat gesteld wordt met het bewaren van overheidsinformatie, namelijk ter publieke controle en verantwoording». Mede vanwege de praktische uitvoerbaarheid was de selectie daarom destijds gericht op chatberichten die betrekking hebben op de «bestuurlijke besluitvorming» waarbij het uitgangspunt is dat alleen dan het desbetreffende chatbericht bewaard hoefde te worden wanneer de relevante informatie niet op een andere wijze – bijvoorbeeld in een e-mail of nota – is geborgd binnen de organisatie³.

Zoals ook is aangegeven in de kabinetsreactie van 6 april jongstleden wordt – na het lezen van de rapporten en adviezen en met de huidige inzichten – aangesloten bij de conclusie dat het beleid rond het archiveren van chatberichten niet op alle onderdelen in lijn was met de eisen van de Archiefwet en wordt het beleid rond chatapplicaties aangepast aan de hand van het advies van het ACOI. Dit beleid wordt nader uitgewerkt, waarbij er een toets op het voldoen aan diverse wetgeving zal plaatsvinden, zoals dat ook geldt voor alle handreikingen nu en in de toekomst.

Vraag 21

Antwoord 21

De leden van de GroenLinksfractie hebben gelijk dat er de komende jaren nog veel moet gebeuren. Ik werk daarom samen met de Staatssecretaris Cultuur en Media (Archiefwet) en de Staatssecretaris Koninkrijksrelaties en Digitalisering (rijksbrede informatiehuishouding) aan een Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding rijksoverheid. Het streven is om dit meerjarenplan voor het zomerreces te hebben vastgesteld en aan de Tweede Kamer aan te bieden.

Vraag 22

Daarnaast vragen de leden van de GroenLinks-fractie hoe de nu aangekondigde acties zich verhouden tot de verdere implementatie van de Wet open overheid en de eerder bij brief van 15 januari 2021 door het kabinet aangekondigde extra impuls van het verbeteren van de informatiehuishouding. Kan concreet aangegeven worden op welke wijze de informatiehuishouding sindsdien verbeterd is, welke toen aangekondigde acties inmiddels in gang zijn gezet, welke nog niet aangevangen zijn, en waarom dit nog niet gebeurd is?

Antwoord 22

Het antwoord op vraag 22 is samengevoegd met het antwoord op vraag 21.

Vraag 23

Antwoord 23

Dit wordt nog nader uitgewerkt door het programma Open Overheid, BZK, OCW en het Nationaal Archief.

Vragen en opmerkingen van de leden van het lid Omtzigt en reactie van de bewindspersoon

Vraag 24

Kan de Minister, zoals in het Kamerdebat gevraagd, tien voorbeelden geven van hoe door de Minister-President voorgelezen sms-berichten zijn opgeslagen in het archief systeem van het Ministerie van Algemene Zaken?

Antwoord 24

Hiervan zijn geen concrete voorbeelden aangetroffen. Het ligt voor de hand dat op basis van vervolgacties informatie is vastgelegd, in bijvoorbeeld e-mails of notities, zoals de Minister-President dat ook in de brief⁴ van 29 juni 2022 heeft gemeld.

Vraag 25

Kunt u dus de in het archief opgeslagen teksten doen toekomen aan de Tweede Kamer?

Antwoord 25

Het antwoord op vraag 25 is samengevoegd met het antwoord op vraag 24.

Vraag 26

Worden er inmiddels standaard wel notulen gemaakt op het Ministerie van Algemene Zaken (van gesprekken en vergaderingen die daar plaatsvinden, waarbij de premier aanwezig is)?

Antwoord 26

Op het Ministerie van Algemene Zaken worden, zoals de Minister-President ook heeft toegelicht in het verhoor bij de ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag, notulen gemaakt van de ministerraad, van onderraden en ministeriële commissies. Voorts worden doorgaans gespreksnotities voorbereid voor gesprekken waarbij de Minister-President aanwezig is. Het is evenwel niet gebruikelijk dat er ook van andere gesprekken nog een gespreksverslag wordt gemaakt.

Daarnaast heeft de Minister-President in het debat op 19 januari 2021 over de verklaring van de Minister-President en verslag van de ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag ook gezegd scherper te kijken naar verslaglegging van zogenaamde vaste bewindspersonen overleggen, zoals inzake de vijfhoek en het overleg over KLM. Dit heeft geleid tot verslaglegging bij deze overleggen.

Vraag 27

Is het wissen van het sms-verkeer van de Minister-President van de berichten met de burgemeester van Amsterdam over het verlenen van bijstand tijdens rellen in overeenstemming met de Archiefwet? Zo ja, kan de Minister dan aangeven op basis van welke selectielijst die berichten gewist mochten worden door de Minister-President?

Antwoord 27

Het berichtenverkeer tussen de Minister-President en de burgemeester van Amsterdam is door de Minister-President doorgezonden aan een ambtenaar. Het is niet bekend waarom dit bericht niet is aangetroffen in het archief van het Ministerie van Algemene Zaken.

Vraag 28

Kan de regering gewoon aangeven hoeveel berichten van de premier per maand zijn opgeslagen sinds januari 2020 (het uitbreken van de coronacrisis)?

Antwoord 28

In de brief van 29 juni 2022 is de Tweede Kamer geïnformeerd over de zoekslag, die naar aanleiding van het verzoek van de heer Klaver heeft plaatsgevonden. Om aan de gevraagde informatie tegemoet te komen is gekeken naar de facturen (die maandtotalen bevatten) van de twee providers. Om hiernaast een beeld te geven van het aantal berichten dat de Minister-President aan ambtenaren van het Ministerie van Algemene Zaken heb verzonden, is een handmatige telling verricht op telefoons van ambtenaren die berichten van de minster-president ontvangen die mogelijk voor archivering in aanmerking komen. Tot slot is gekeken hoeveel berichten zijn opgeslagen in het departementale document management systeem. Voor een verdere toelichting verwijst de minster-president naar de brief⁵ van 29 juni 2022.

Vraag 29

En kan de regering hetzelfde ook aangeven voor de verschillende bewindspersonen op het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in de periode januari 2020 tot nu? Dus van elke bewindspersoon wil hij graag weten hoeveel sms- en chatberichten er per maand bewaard gebleven zijn.

Antwoord 29

Het berichtenverkeer van de bewindspersonen van VWS is doorlopend veiliggesteld over de genoemde periode conform het op dat moment geldende beleid (nl. de «Handreiking voor de rijksoverheid» en vanaf 4 oktober 2022 conform de aanvullende instructie chatberichtenarchivering voor bewindspersonen). Het is niet aan te geven om hoeveel berichten het gaat.

Vraag 30

Het lid Omtzigt merkt hierbij op dat hij deze vraag onder artikel 68 van de Grondwet stelt; het ligt zeker in de macht van de regering deze informatie te verschaffen. Indien de regering deze informatieverschaffing (vraag 24 t/m 29) wenst te weigeren, moet de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het aan de orde stellen in de ministerraad en aangeven waarom het in het belang van de staat is niet te vertellen hoeveel berichten er per maand per Minister bewaard gebleven zijn.

Antwoord 30

Gegevens over aantallen berichten per maand zijn niet voorhanden bij de departementen. Dit komt mede door de wijze van veiligstellen, waardoor het niet mogelijk is geautomatiseerd de aantallen op te vragen.

Vraag 31

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderstaande aanbevelingen gedaan in het rapport in oktober 2022.

Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:

• Informeer, in afwachting van de nieuwe Archiefwet, overheidsorganen nader over de afbakening van het begrip «archiefbescheiden». Verduidelijk dat ook in de nieuwe Archiefwet.

Het lid Omtzigt wil graag per aanbeveling weten hoe en wanneer die is opgevolgd.

Antwoord 31

In de kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering geeft de Staatssecretaris van OCW aan het begrip archiefbescheiden te zullen verduidelijken door daarover een nadere toelichting op te nemen bij het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet. Over maatregelen die voorkomen dat overheidsorganisaties documenten zelfstandig buiten beheer of werking van de wet kunnen plaatsen wordt uw Kamer ook in de nota van wijziging van de nieuwe Archiefwet geïnformeerd.

Vraag 32

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderstaande aanbevelingen gedaan in het rapport in oktober 2022.

Aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties:

• Breng de Instructie bewaren chatberichten in lijn met de eisen van de Archiefwet.

• Zorg bij het maken van nadere instructies die gerelateerd zijn aan de Archiefwet, voor een goede toets aan de Archiefwet.

Het lid Omtzigt wil graag per aanbeveling weten hoe en wanneer die is opgevolgd.

Antwoord 32

Bij de opzet van de kabinetsreactie zijn beleidsuitgangspunten voor chatberichtenarchivering geformuleerd. Deze beleidsuitgangspunten zijn afgestemd met de directie Media en Creatieve Industrie van OCW en het Nationaal Archief. Na instemming met de kabinetsreactie in de ministerraad van 6 april 2023 is gestart met de uitwerking van de beleidsuitgangspunten zoals geschetst in de kabinetsreactie. In het proces tot vaststelling van het uitgeschreven beleid zal een toets aan de Archiefwet plaatsvinden. Dit document zal Instructie bewaren chatberichten vervangen.

Vraag 33

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderstaande aanbevelingen gedaan in het rapport in oktober 2022.

Aan de Minister van Algemene Zaken:

Randvoorwaarden

1. Versterk de richtinggevende capaciteit voor de informatiehuishouding. Vul zo spoedig mogelijk de vacatures voor Chief Information Officer en senior medewerker informatiehuishouding in.

2. Overweeg de verschillende initiatieven op het gebied van beveiligen en beheren van informatie aan elkaar te verbinden in een overkoepelende visie.

3. Implementeer een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding. Onderdeel daarvan moet zijn dat leidinggevenden sturen op opname in het archief van onder andere chatberichten en e-mails.

4. Maak een keuze over de mate van ondersteuning door de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en handel daar ook naar. Weeg daarbij realistisch af welke taken DIV kan uitvoeren. Pas zo nodig de beheersregeling aan.

5. Breng de informatie in het huidige documentmanagementsysteem (DMS) zo veel mogelijk op orde. Stel hier voldoende capaciteit voor beschikbaar.

6. Verbeter in het nieuwe DMS het toekennen van bewaartermijnen en het toevoegen van contextinformatie.

7. Handel bij het archiveren van chatberichten in lijn met de Archiefwet. Waardeer de informatie zoals gewisseld in chatberichten. Leg die waarderingen en bijbehorende bewaartermijnen vast in een selectielijst.

8. Archiveer chatberichten systematisch en toetsbaar.

9. Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het archiveren van chatberichten van de Minister-President glashelder zijn en dat ernaar wordt gehandeld.

Het lid Omtzigt wil graag per aanbeveling weten hoe en wanneer die is opgevolgd. Hij wil ook zeker weten wat er met de laatste aanbeveling gebeurd is.

Antwoord 33

1. AZ heeft deze aanbeveling opgepakt en inmiddels een CIO aangesteld. De plek van senior medewerker informatiehuishouding wordt momenteel voorzien door een tijdelijke medewerker. Werving voor een vaste kracht staat opnieuw open. Mocht dit niet tot resultaat leiden dan zullen via inhuur de meest urgente taken van de functie worden opgepakt.

2. Bovenop de selectielijst en verschillende Rijksbrede richtlijnen rond het beveiligen en beheren van informatie (die AZ volgt), is een concept strategisch beleid op informatiehuishouding gereed. Dit zal verder worden uitgewerkt door de senior medewerker informatiehuishouding.

3. AZ is momenteel bezig een dashboard te ontwikkelen dat inzicht geeft in de belangrijkste indicatoren op informatiehuishouding, zoals de afhandeltijden van WOO-verzoeken. Het streven is het dashboard medio dit jaar gereed te hebben.

4. Binnenkort wordt het nieuwe Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd binnen AZ. Dit is gebruiksvriendelijker dan het oude systeem. De implementatie gaat gepaard met nieuwe werkafspraken tussen gebruikersorganisatie en DIV. Daarnaast zijn gelden uit het Open op Orde programma ter beschikking gesteld om DIV tijdelijk te versterken met archiefexperts die operationele achterstanden wegwerken. In een latere fase zal worden bekeken of de beheersregeling aanpassing behoeft. Dit is onder meer afhankelijk van de implementatie van een nieuwe werkwijze m.b.t. het archiveren van chatberichten en e-mails.

5. AZ heeft de afgelopen periode gewerkt aan een nieuw DMS en verwacht dit op korte termijn in gebruik te nemen. Met de implementatie van het nieuwe DMS zal de informatie beter toegankelijk zijn. Het opruimen en ordenen van oude data zal de komende periode de nodige inspanning blijven vergen. Zoals hierboven is aangegeven wordt extra capaciteit beschikbaar gesteld aan de afdeling DIV.

6. Deze eisen zijn meegenomen in de ontwikkeling van het nieuwe DMS.

7. Onlangs is door het kabinet een reactie gegeven op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (BZK 2023–0000198779; 6 april 2023). Bij de selectiemethodiek zal gewerkt met sleutelfuncties. Om de archivering in lijn te brengen met de eisen van de Archiefwet worden diverse activiteiten in gang gezet. Uitvoerbaarheid is hierbij een belangrijk aandachtspunt. AZ volgt de Rijksbrede werkwijze.

8. Zie het antwoord hierboven.

9. Zoals eerder aan uw Kamer is gemeld verwijdert de Minister-President sinds eind mei 2022 geen chatberichten en worden deze bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering.

Vraag 34

De Inspectie heeft in zijn rapport aangekondigd om een half jaar later te informeren naar de stand van zaken; kan de regering de briefwisseling die daaruit is gevolgd aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord 34

Bij het Ministerie van Algemene Zaken is geen aanvullende brief bekend.

Vraag 35

Antwoord 35

De tijdelijke instructie voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen» van 4 oktober 2022 is bijgevoegd als bijlage 2 bij deze brief. De betreffende instructie is bedoeld als tijdelijke maatregel met als doel het veiligstellen van alle zakelijke chatberichten van en aan bewindspersonen, totdat het nieuwe beleid voor chatarchivering is vastgesteld én ingevoerd. De tijdelijke instructie voldoet aan de Archiefwet doordat wanneer er in selectielijsten nog geen basis is vastgesteld waarop de vernietiging van zakelijke berichten kan plaatsvinden, deze ook niet vernietigd worden.

Vraag 36

Het lid Omtzigt verzoekt de regering specifiek aan te geven welke berichten bewaard gebleven zijn van Ministers en andere sleutelfiguren uit de coronatijd en hoe ervoor gezorgd wordt dat die niet verloren gaan en dat de Archiefwet gehandhaafd wordt. Zijn er na april 2022 nog berichten van sleutelfiguren verwijderd of gewist, zo vraagt hij aan de regering. Zo ja, kan de regering dan een toelichting geven?

Antwoord 36

De «handreiking bewaren chatberichten» voorzag reeds dat medewerkers in geval van crisis chatberichten mochten gebruiken als dat handig of nodig was. Het zal niet verbazen dat tijdens de pandemie van deze mogelijkheid gebruik is gemaakt. En dat de betrokken Rijksoverheidsorganisaties maatregelen hebben genomen om die chatberichten te archiveren. De waardering van deze berichten – keuze tussen bewaren of vernietigen – is afhankelijk van de selectielijst van de organisatie in kwestie. Rijksoverheidsorganisaties die COVID-19 als hotspot hebben benoemd, hebben daarenboven de mogelijkheid om eventuele chatberichten die volgens de selectielijst vernietigd worden, alsnog blijvend te bewaren. De vraag of chatberichten na april 2022 zijn bewaard kan uitsluitend door de archiefverantwoordelijke zelf worden beantwoord.

De interdepartementale coördinatie ter ondersteuning rijksoverheidsorganisaties van de eigen hotspotarchivering is belegd bij het project Hotspotarchivering COVID-19, als onderdeel van de programmadirectie Evaluatie en Verantwoording COVID-19 van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Coördinatie en rapportage vindt plaats op geaggregeerd niveau. Inmiddels zijn zes voortgangsrapportages hotspot COVID-19 verschenen. In deze rapportages wordt ingegaan op alle aspecten van de archivering, waaronder chatberichten.

Vraag 37

Antwoord 37

Integrale veiligstelling van alle zakelijke berichten is het uitgangspunt de tijdelijke instructie voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen» van 4 oktober 2022. Eveneens zal dit beleid gaan gelden voor alle functies wanneer deze zijn opgenomen in een vastgesteld sleutelfunctieoverzicht voor chatberichten.

Vraag 38

Antwoord 38

Het beleid voor e-mailarchivering gaat uit van een meer integrale opslag van zakelijke e-mail om informatieverlies te voorkomen. Zoals in de kabinetsreactie is aangegeven wil het kabinet additioneel advies vragen bij het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, de Algemene Rijksarchivaris en de regeringscommissaris Informatiehuishouding, waarin we ze elk vragen om voorstellen voor een zodanige inrichting van de duurzame toegankelijkheid van e-mail dat het informatiebeheer uitvoerbaar wordt en informatieverzoeken tijdig kunnen worden beantwoord zowel nu als in de toekomst. Vooruitlopend op het advies van het ACIO wordt binnen het programma Open Overheid al een aantal gemeenschappelijke maatregelen uitgewerkt:

1. Realisatie van een technische voorziening om e-mails uit de e-mailomgeving te halen en duurzaam toegankelijk op te slaan. De technische voorziening wordt bij de door SSC-ICT ondersteunde departementen in het eerste kwartaal van 2024 geïmplementeerd.

2. Uitwerken van een instructie voor rijksambtenaren waarin verduidelijkt wordt welke e-mails onder de Archiefwet vallen. Deze instructie is in het tweede kwartaal van 2023 gereed.

3. Ontwikkelen van een nieuwe werkomgeving voor rijksambtenaren, waarbij met name de standaard samenwerkingsfunctionaliteit binnen en interdepartementaal beschikbaar moet komen, alsmede de chatfunctie om over de inhoud van documenten te kunnen chatten. Deze vernieuwde werkomgeving zal een andere wijze van samenwerken faciliteren, zodat er effectiever informatiebeheer op onder andere chat en e-mail kan plaatsvinden. De ambitie is om eind 2023 een eerste (beperkte) versie van een vernieuwde moderne werkomgeving van de toekomst te realiseren zoals aangekondigd in de Kabinetsreactie⁶ op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (Kamerstuk 32 802, nr. 67). Twee departementen gaan deze omgeving uitproberen, waarna de rest van de departementen die dienstleverlening afnemen van de shared service organisatie SSC-ICT kunnen volgen. De nieuwe moderne werkomgeving zal de komende jaren gefaseerd worden ontwikkeld.

Vraag 39

Hoe wordt ervoor gezorgd dat er snel meer kennis kan worden opgedaan over toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek, aangezien de rijksoverheid hier geen ervaring mee heeft en er vraagtekens zijn rondom effectiviteit van de software?

Antwoord 39

De sleutelfunctiemethodiek zelf staat los van mogelijke software. De methodiek is technologie-neutraal. Het is een meer geschikte werkwijze om in bulk bepaalde berichtenstromen zoals e-mail en chat te kunnen archiveren en waarderen.

De bestaande selectiemethodiek vertrekt immers van opslag van berichten in dossiers, wat in praktijk niet of minder goed werkt. Dan is het eenvoudiger om de totale berichtenstroom als één geheel te archiveren. En hun waardering en selectie te koppelen aan functies. De berichten van sleutelfuncties worden blijvend bewaard, deze van alle overige medewerkers na verloop van tijd vernietigd. Deze aanpak maakt het mogelijk om de besluitvorming te reconstrueren en is daarmee in lijn met de selectiedoelstelling.

Deze methode is ook technisch eenvoudiger en te automatiseren, doordat een functie gekoppeld kan worden aan een persoon. Hierdoor kan zeker gesteld worden dat informatie uit e-mail en chatapplicaties daadwerkelijk gearchiveerd is. De uitdagingen zijn tweeledig; omdat het gaat om bulkarchivering moeten we de privacy van burgers en medewerkers beschermen, en technisch, voor het automatiseren en in bulk archiveren moeten applicaties gekoppeld worden. (Zie eerdere opmerking over archiveren in e-mail applicaties).

Ervaring is er met deze methode in de Verenigde Staten. Het Nationaal Archief heeft contact met National Archives and Records Administration en andere archiefinstellingen over de toepassing van de sleutelfunctiemethodiek. Zeker in Europa krijgt dit onderwerp steeds meer aandacht. Zo kiest ook België voor de invoering van deze methodiek. Het Nationaal Archief heeft met archiefinstellingen van andere bestuurslagen en landen contact en haalt hier best practices op. Voor toekomstige ontwikkelingen kent het Nationaal Archief een innovatielab waar gekeken wordt naar nieuwe mogelijkheden en technieken.

Technisch is er wel een duidelijk verschil tussen applicaties in eigen beheer, zoals e-mail, en applicaties zoals chatapps die niet in eigen beheer zijn. De laatste zijn niet eenvoudig te koppelen. Hier wordt een marktverkenning voor uitgevoerd om zicht te hebben op mogelijke oplossingen.

Vraag 40

Daarnaast vraagt het lid Omtzigt of advies over omgang met archivering van (concept)nota’s en adviezen naar de Kamer kan worden gestuurd voorafgaand aan het debat op 24 mei 2023.

Antwoord 40

Het advies over welke type concepten in de praktijk bestaan en hoe dit kan worden gekoppeld aan waardering in de selectielijst moet nog worden uitgebracht door het Nationaal Archief.

We hanteren de definities van het Nationaal Archief Overzicht van begrippen | Nationaal Archief.↩︎
Artikel 10 van het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst 2021 stelt dat de CIO Rijk belast is met de ontwikkeling en coördinatie van het rijksbrede informatievoorziening en digitaliseringsbeleid en zorg draagt voor de ontwikkeling en het beheer van de ICT-voorzieningen en informatiesystemen, bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b, van het Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst.↩︎
Zie ook het antwoord bij vraag 37, Kamerstuk 36 200 III, nr. 6.↩︎
Kamerstuk 35 925 III, nr. 33.↩︎
Kamerstuk 35 925 III, nr. 33.↩︎
Kamerstuk 32 802, nr. 67.↩︎