Meerjarig departementaal informatieplan BZ 2025
Bijlage
Nummer: 2024D44552, datum: 2024-11-18, bijgewerkt: 2024-11-18 13:36, versie: 1
Directe link naar document (.docx), link naar pagina op de Tweede Kamer site.
Bijlage bij: Meerjarig departementaal informatieplan BZ 2025 (2024D44548)
Preview document (š origineel)
ONGERUBRICEERD / OPENBAAR
Meerjarig departementaal informatieplan BZ 2025
Datum 6 november 2024
Status definitief
Colofon
Versienummer Plaats Projectleider(s) Contactpersoon
1.4
Den Haag
Bijlage(n)
Auteur(s)
Geen
IDI/SP
Inhoud
Maatschappelijke opgave: Missie, visie en kernwaarden BZ 6
Prioritaire doelstellingen: I-strategie 2025 12
Route 4: Toegang tot BZ-informatie is goed en veilig geregeld 14
Rijksbrede prioriteiten: I-strategie Rijk en werkagenda 17
Uitvoering
Managementsamenvatting
Buitenlandse Zaken stelt in haar Digitaliseringsvisie āDigitaal vooruitā in alle opgaven de mens centraal. Daarnaast werkt Buitenlandse Zaken aan het blijvend realiseren van digitale wendbaarheid, digitale weerbaarheid, openheid en transparantie en duurzaamheid. Door inzet op een steeds betere informatiepositie, hybride en synthetisch werken en verantwoorde digitale innovatie, wordt waarde toegevoegd aan de BZ-organisatie en daarmee aan het werk voor Nederland en Nederlanders in het buitenland.
Om dit wensbeeld te realiseren is een heldere strategie nodig. Daarbij lijkt de ruimte tot verandering niet groot. We āmoetenā veel: wetgeving doorvoeren, bijdragen aan rijksbrede plannen en bestaande voorzieningen werkend en compliant houden. Bovendien is de omgeving dynamisch en gaan (technologische) ontwikkelingen snel, terwijl we te maken hebben met een krappe arbeidsmarkt. Het is noodzaak scherp te prioriteren en voor een realistische aanpak te kiezen. BZ volgt daarom tot en met 2025 vier routes met als uitgangspunt: het bestaande optimaliseren en toekomstgericht en verantwoord experimenteren en vernieuwen.
De eerste route zet de mens centraal. BZ investeert in toegankelijke(r) ondersteuning en in de ontwikkeling van digitale vaardigheden. Aan de hand van archetypen worden de digitale middelen steeds beter toegesneden op de mens bij BZ. Er wordt een continu leeraanbod gerealiseerd met zowel aandacht voor beleidsinhoudelijke digitaliseringsthemaās als de omgang met digitale middelen en data en informatie.
Elke BZ-er moet overal ter wereld eenvoudig kunnen werken met de digitale middelen. Daarom ontwikkelen we op de tweede route de huidige digitale werkomgeving door. Met een focus op stabiele verbindingen, toegankelijke videobelvoorzieningen en digitale samenwerkingsruimten als motorblok voor informatie. Aan de hand van een nieuw werkplekconcept gaat BZ nadrukkelijker zelf sturen op de vernieuwing van digitale middelen en de werkplek.
De derde route leidt tot een steeds betere informatiepositie en daarmee tot het steeds beter kunnen uitvoeren van ons werk. BZ kent inmiddels de waarde van data-analyses en dataproducten. Om daar nog meer uit te halen moet de kwaliteit en vindbaarheid van data(bronnen) beter, evenals hoe wij de data managen. Daarnaast investeert BZ in een heldere structuur voor de data- en informatiehuishouding en een daarbij passende toekomstgerichte aanpak. Met extra aandacht voor ondersteuning bij archiveren en toenemende vraag naar transparantie.
Informatieveiligheid blijft topprioriteit voor BZ. De komende jaren werken we daarom in een vierde route aan een nieuwe, veiligere manier van toegang tot BZ-informatie. En investeert BZ in uitstekende monitoring, detectie en reactie op (potentiĆ«le) inbreuken. Ook in de weerbaarheid van BZ-collegaās wordt blijvend geĆÆnvesteerd.
Om koers te houden, slimme keuzes te maken en in de toekomst voldoende handelingsperspectief te waarborgen, realiseert BZ een aantal randvoorwaarden. Van een strategisch personeelsplan voor het hele digitale domein tot het ontwikkelen van een nieuwe architectuur en BZ-breed i-portfolio proces.
Inleiding
Dit is het meerjarig departementaal informatieplan van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (verder: BZ), zoals voorgeschreven in het Besluit CIO- stelsel1. Dit plan heeft betrekking op het departement in Den Haag en de ongeveer 157 Nederlandse vertegenwoordigingen (posten) in het buitenland. BZ heeft geen publiekrechtelijke ZBOās. Het informatieplan bevat een globaal overzicht van de visie, kernconcepten, ambities, routes en kernpunten op het gebied van informatievoorziening, digitalisering en het gebruik van data en ICT (verder in dit document: de informatievoorziening) in relatie tot de maatschappelijke opgave van BZ.
De doelstelling van het informatieplan is drieledig: het plan is bedoeld om jaarlijks de Tweede Kamer te informeren over de koers op hoofdlijnen van het departement op het gebied van de informatievoorziening, het plan biedt binnen het departement overzicht over en inzicht in de genoemde koers en het plan stimuleert samenwerking en kennisdeling tussen CIO-Rijk en de departementen onderling.
In het informatieplan zijn de hoofdpunten van de Digitaliseringsvisie 2030 en de i-strategie 2025 opgenomen. De komende periode worden de routes en kernpunten zoals beschreven in de i-strategie 2025 nader uitgewerkt en vertaald naar jaarplannen en prioritering van lopende en nieuwe projecten en activiteiten voor de komende jaren (inclusief financiering).
Op het moment van schrijven van dit informatieplan is nog niet duidelijk hoe invulling zal worden gegeven aan het hoofdlijnenakkoord van het nieuwe kabinet, inclusief de budgettaire bijlage. De verwachting is dat met name invulling van de opgaves voor gerichte keuzes voor ontwikkelingssamenwerking en het structureel terugbrengen van de apparaatsuitgaven gevolgen zullen hebben voor uitvoering van de i-strategie in 2025 e.v. Deze laatste is overigens ook zelf aan vernieuwing toe, hetgeen samen met het actualiseren van de digitaliseringsvisie ook in 2025 zal worden opgepakt. Daarom bevat dit āmeerjarigā informatieplan alleen een overzicht van de belangrijkste activiteiten voor 2025.
Hoofdstuk 1 beschrijft de maatschappelijke opgave en missie van BZ. In hoofdstuk 2 volgen de hoofdpunten van de visie, onderliggende kernconcepten en ambities uit de Digitaliseringsvisie 2030 en in hoofdstuk 3 volgen de routes en kernpunten uit de i-strategie 2025, aangevuld met een samenvatting van de IV-organisatie en digitale dienstverlening aan burgers in hoofdstuk 4. Aansluitend wordt in hoofdstuk 5 de relatie gelegd met de I-strategie Rijk 2021-2025 en de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren, gevolgd door een globale beschrijving van de organisatie, financiƫn en prioritering en sturing van de informatievoorziening bij BZ in hoofdstuk 6.
1 Besluit CIO-stelsel Rijksdienst 2021, Staatscourant 2020 nr. 624, 22 december 2020.
Missie, visie en kernwaarden BZ
Waar we voor staan
We zijn er. Om ons koninkrijk wereldwijd te vertegenwoordigen en het verschil te maken met diplomatie. Om te werken aan stabiliteit elders die bijdraagt aan veiligheid in Nederland. We zijn er voor alle Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en advies of hulp nodig hebben. We zijn er om kansen te creƫren en deuren te openen voor het Nederlandse bedrijfsleven. Om economische groei te bevorderen, waar ook Nederland welvarender van wordt. We zijn er om internationale afspraken te maken over wereldwijde uitdagingen, zoals klimaatverandering en ongelijkheid. En om mee te bouwen aan een eerlijke en duurzame wereld.
Waar we voor gaan
Veiligheid
Veiligheid in Nederland hangt direct samen met veiligheid om ons heen, rondom Europa en verder weg. Instabiliteit is een voedingsbodem voor bijvoorbeeld terrorisme, mensensmokkel en criminaliteit. Samen met partners bestrijden we dit en pakken we de oorzaken ervan aan.
Welvaart
Nederland is een handelsland. Door export en investeringen halen we onze welvaart grotendeels uit het buitenland. We ondersteunen het Nederlandse bedrijfsleven financieel en met onze kennis. Met ons netwerk in binnenā en buitenland openen we deuren voor Nederlandse ondernemers. Ook bevorderen we eerlijke en duurzame handel en investeringen.
Eerlijke en duurzame wereld
We werken aan een eerlijke en duurzame wereld met kansen, vrijheid en waardigheid voor iedereen. Voor de toekomst van ons allemaal.
Ontwikkelingssamenwerking, internationale rechtsorde en mensenrechten staan daarin centraal. We maken internationale afspraken over wereldwijde uitdagingen, zoals klimaatverandering en ongelijkheid.
Nederlanders in het buitenland
Nederlanders reizen graag en wonen en werken overal ter wereld. Ze willen weten waar het veilig is, wat ze moeten doen bij problemen en bij wie ze terecht kunnen in geval van nood. We zijn er voor alle Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en advies of hulp nodig hebben.
Ons netwerk, onze mensen
We zijn er. Voor Nederland. Wereldwijd. Vanuit Den Haag en met zoān 157 ambassades, consulaten en andere vertegenwoordigingen vertegenwoordigt het ministerie van Buitenlandse Zaken ons koninkrijk wereldwijd. We zijn ieder uur van de dag ergens in de wereld actief en 24/7 bereikbaar.
Diplomatie is ons vak. We onderhandelen en werken samen met andere landen, in de Europese Unie en organisaties als de NAVO en de Verenigde Naties. Onze mensen in het buitenland Ć©n in Den Haag zijn de antenne en spreekbuis van Nederland, wereldwijd.
BZ werkt!
We willen het beste uit ons werk en uit onszelf halen. Onze kernwaarden: samenwerken, resultaten behalen en verantwoordelijkheid nemen en geven.
Het bovenstaande is onder meer uitgewerkt in de ontwikkelagenda (BZ-WERKT), de nota voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking: Doen waar Nederland goed in is, de digitale agenda voor BHOS, de GBVS-strategie, de consulaire strategie, de Beleidsbrief Buitenlandse Zaken2 en de verschillende kamerbrieven van het kabinet Rutte 4 (o.a. over de Afrikastrategie, Mondiaal multilateralisme, Mensenrechten, Democratie en Internationale Rechtsorde en de Internationale Cyberstrategie).
In het huidige tijdsbeeld waarbij digitalisering steeds verder doordringt in de haarvaten van de samenleving, economie en de internationale verhoudingen is de informatievoorziening als doorsnijdend thema een belangrijke voorwaarde en een aandachtsgebied geworden voor het functioneren van BZ. De gevolgen voor BZ, te stellen prioriteiten en te ondernemen acties met betrekking tot de informatievoorziening zijn nader uitgewerkt in een digitaliseringsvisie en i- strategie.
Digitalisering en technologische ontwikkelingen raken vrijwel alle opgaven waar BZ aan werkt. Zo zien we dat de geopolitieke machtsstrijd steeds meer wordt gedreven door nieuwe (digitale) technologieƫn en technologische superioriteit. En dat betekent dat digitalisering en technologie ook terugkomen in ons beleid en de wijze waarop we diplomatie uitoefenen.
2 Beleidsbrief Buitenlandse Zaken van 8 maart 2022, kenmerk BZDOC-2041439394-110
Beleidsopgave: Digitaliseringsvisie 2030
In de Digitaliseringsvisie 2030 is het wensbeeld voor BZ voor de komende jaren beschreven. Het wensbeeld is verbonden aan de opgaven, de geopolitieke ontwikkelingen, de technologische ontwikkelingen en trends.
BZ werkt digitaal vooruit door in de opgaven de mens centraal te stellen in het blijvend realiseren van:
digitale wendbaarheid,
digitale weerbaarheid,
openheid en transparantie en
duurzaamheid.
We voegen waarde toe met digitalisering door in te zetten op een steeds betere informatiepositie, hybride en synthetisch werken en verantwoorde digitale innovatie.
De Digitaliseringsvisie 2030 is onder andere uitgewerkt in kernconcepten, op basis waarvan weer ambities zijn geformuleerd. Beiden worden hieronder beknopt beschreven.
De mens centraal
BZ zet de mens centraal bij alle digitaliseringsactiviteiten en is digitaal inclusief. Dit betekent voor de organisatie dat we digitale middelen inzetten die passen bij de mensen die deze middelen gebruiken. Medewerkers (ook met een beperking of neurodiversiteit), maar ook andere gebruikers zoals onze burgers, bedrijven, attachƩs en samenwerkingspartners. Digitaal inclusief zijn betekent dat wij ons inzetten om onze (open) BZ-informatie toegankelijk en digitale middelen geschikt te maken voor iedereen. Dat doen we ook voor onze digitale dienstverlening en digitale samenwerking met anderen.
Om de kansen van digitalisering te benutten en digitale diplomatie te kunnen uitoefenen zijn digitale vaardigheden nodig. BZ vraagt die vaardigheden van zijn medewerkers en zoekt daarbij altijd naar de balans tussen wat we aan vaardigheden vragen van burgers en medewerkers en de ondersteuning die nodig is om goed gebruik te kunnen maken van digitale middelen. Dit doet BZ met inzet van robotisering, low-code, digitale assistentie en ondersteuning door mensen of een combinatie daarvan.
Wendbaarheid
Het werk van het ministerie van BZ en de (geopolitieke) context vragen om een wendbare organisatie. Ook digitaal en technologisch. De toenemende digitalisering en de snelheid van technologische ontwikkelingen geven kansen en uitdagingen voor een wendbare organisatie. BZ kiest bewust voor de ontwikkeling en inzet van digitale instrumenten die bijdragen aan de wendbaarheid van de organisatie, zoals Cloud-toepassingen. Samenwerking met andere (overheids)organisaties is daarbij belangrijk. Medewerkers kunnen wereldwijd met inzet van de aangeboden digitale middelen goed samenwerken in ecosystemen, partnerschappen en diensten verlenen aan burgers en bedrijven.
Wendbaarheid betekent ook dat we snel in staat zijn nieuwe digitale middelen in te zetten om de doelen van BZ te bereiken en afscheid te nemen van āoudeā digitale middelen. Bij inzet van digitale middelen is BZ zich bewust van afhankelijkheden van leveranciers van digitale middelen en diensten en de mogelijke invloed die dit heeft op het handelingsperspectief van BZ.
Een uitdaging voor digitale wendbaarheid is de druk die wet- en regelgeving legt op het inzetten van digitale en technologische middelen en de toenemende aandacht voor verantwoording daarover. We integreren waar dit kan verschillende digitale compliance onderwerpen in een helder proces voor het afleggen van verantwoording aan toezichthouders en andere belanghebbenden.
Weerbaarheid
BZ verwerkt veel vertrouwelijke informatie, opereert internationaal en moet voldoen aan internationale regelgeving voor het beschermen van vertrouwelijke informatie. Bovendien heeft BZ te maken met toenemende cyberdreigingen. BZ heeft daarmee een bijzondere positie en opdracht ten opzichte van andere departementen en ziet dan ook de noodzaak om koploper te zijn binnen de Rijksoverheid op het gebied van digitale weerbaarheid.
BZ neemt passende maatregelen om de data en informatie waarover het departement beschikt te beveiligen. En veilige communicatie te waarborgen. Bij het overwegen en nemen van maatregelen zoekt BZ naar de balans tussen veiligheid, weerbaarheid en werkbaarheid van digitale technologie. Bij de inzet van digitale innovaties voor het werk worden beveiliging en privacy in het ontwerp meegenomen.
BZ monitort, detecteert en reageert adequaat op veiligheidsincidenten. Dat doet BZ vanuit de gedachte dat alleen preventieve maatregelen in het dreigingslandschap niet meer voldoende zijn en we uit moeten gaan van
scenarioās waarbij onze veiligheid al reeds doorbroken is. Zo kunnen we de juiste
maatregelen nemen om schade te beperken.
Openheid en transparantie
BZ draagt bij aan een transparante en open overheid door betrouwbare, juiste en volledige informatie op basis van de Wet open overheid beschikbaar te stellen en Open data te publiceren.
BZ werkt veel met vertrouwelijke en soms geheime informatie. Ons interne beleid over toegang tot informatie is dan ook: we geven toegang tot informatie als dit nodig is voor de uitvoering van het werk.
Voor het interne informatiebeleid en bij de publicatie van informatie en data houden we rekening met het confidentiƫle karakter van diplomatie.
Duurzaamheid
BZ zet digitale technologie zo duurzaam mogelijk in, binnen het departement en vanuit beleid. Digitale duurzaamheid uit zich in meerdere facetten, van het verbruik van energie tot het hergebruik van middelen en informatie. We selecteren verantwoorde producten en diensten in de leveringsketen waar BZ gebruik van maakt.
Duurzaamheid van informatie betekent: het op een specifiek moment beschikken over de juiste, betrouwbare en volledige informatie. Binnen BZ slaan we informatie altijd duurzaam op en verwerken we informatie duurzaam.
Data voor een adequate informatiepositie
De toegevoegde waarde van BZ staat of valt met een adequate informatiepositie. BZ gebruikt data om onze internationaal opererende collegaās goed, tijdig en snel te informeren over ontwikkelingen in de wereld. Data waaruit waardevolle informatie en inzichten worden opgemaakt, zijn hiervoor een belangrijke basis.
De kennis over informatie en het proces (data transformatie tot informatie) is helder belegd in de BZ-organisatie. BZ ontwikkelt en benut ethisch verantwoorde datatoepassingen in onze werkprocessen die proactief bijdragen aan doelstellingen van BZ. Daarbij maakt BZ gebruik van betrouwbare interne en externe bronnen, waaronder Open data en borgt publieke waarden en privacybescherming.
BZ omarmt ontwikkelingen op het gebied van informatie en data die bijdragen aan de doelen van BZ. Data is eenvoudig veilig uit te wisselen. Tussen directies en teams en extern met partnerorganisaties.
Hybride en synthetisch werken
De grens tussen het fysieke en virtuele verdwijnt steeds meer. Het gaat niet meer alleen over plaats onafhankelijk werken in een virtuele werkomgeving en het hybride werken. Offline en online werken zijn in 2030 steeds meer versmolten tot een synthetisch geheel. Nieuwe generaties ontlenen hun identiteit aan zowel het fysieke als het virtuele.
Omdat we wereldwijd mobiel werken zijn draagbare apparaten de voornaamste manier van digitaal werken. Maar dat niet alleen. In ons leven en werk hebben we meer te maken met technologieƫn die de virtuele met de echte wereld verbinden. Bijvoorbeeld door toepassingen waarin virtuele toepassingen met de echte wereld samenwerken. Of waarin we compleet in een virtuele omgeving werken. BZ zet digitale middelen in die voor de mens en voor het behalen van onze doelen optimaal en op verantwoorde wijze de verbinding tussen het fysieke en virtuele legt.
Synthetisch werken gaat niet alleen over de technologie. Het gaat ook over de data en informatie waarmee we werken. Synthetische data en informatie is een nieuwe representatie van data of informatie. Dat biedt kansen en uitdagingen. BZ is zich bewust van deze ontwikkeling en erop voorbereid.
Digitale innovatie
BZ gaat de uitdaging aan digitale en technologische innovaties te laten bijdragen aan de Nederlandse en internationale economische ontwikkeling. En als organisatie te investeren in (sleutel)technologieƫn die bijdragen aan de doelen van het ministerie. Binnen BZ geldt ƩƩn integrale aanpak voor verantwoorde digitale innovatie en door BZ wordt proactief geparticipeerd in ecosystemen voor digitale innovatie.
Digitaal vooruit: de ambities
Bij de beschreven visie en toegelichte kernconcepten past een ambitieniveau. BZ wil invulling geven aan de kernconcepten met het realiseren van de volgende ambities richting 2030:
We bieden voor de mens werkbare digitale oplossingen.
We zijn digitaal inclusief.
We zijn wereldwijd digitaal goed bereikbaar.
We zijn digitaal weerbaar en lopen daarin binnen de Rijksoverheid voorop.
We zijn digitaal en technologisch wendbaar.
We werken informatie- en data gestuurd en ontwikkelen dit door.
We borgen publieke waarden en privacybescherming bij het werken met data en informatie.
We hebben een kwalitatief hoogwaardige informatiehuishouding.
Onze informatie is duurzaam toegankelijk.
We nemen duurzame (digitale) diensten en middelen af.
We durven te innoveren met digitale en technologische middelen.
We voldoen eenduidiger, eenvoudiger en gestandaardiseerd aan regels en normenkaders.
In onderstaande figuur een schematische weergave van de visie, kernconcepten en ambities.
Prioritaire doelstellingen: I-strategie 2025
Om de Digitaliseringsvisie 2030 te realiseren is deze vertaald naar de i-strategie 2025 waarin onder andere een aantal routes en kernpunten zijn geformuleerd. Beide worden hieronder beknopt beschreven. Tevens wordt kort ingegaan op de randvoorwaarden om een en ander te realiseren.
Route 1: BZ wereldwijd digitaal vaardig
BZ stelt de mens centraal en daarom starten we ons routeplan met de mens. BZ investeert in laagdrempelige ondersteuning voor met name de generieke digitale toepassingen in de werkomgeving. Daarbij worden geleerde lessen en best practices van onder meer het programma āhybride werkenā meegenomen. In 2025 werkt BZ op basis van archetypen die de digitale werkomgeving en alle toepassingen die BZers gebruiken meer passend maken bij de BZ-er.
Om het beste uit de mensen te halen en hen het beste uit digitalisering en technologie te laten halen, zijn digitale vaardigheden nodig. Vaardigheden om met apparaten om te gaan, om applicaties te gebruiken of om met data en informatie meer uit het werk te halen. Maar digitale vaardigheden zijn meer dan dat. Om als diplomaat en vertegenwoordiger van BZ te begrijpen hoe digitalisering en technologie ons werk nu en in de toekomst beĆÆnvloedt, moet ook in die kennis en vaardigheden worden geĆÆnvesteerd. Iedere nieuwe BZ-er krijgt daarom een integrale digitale onboarding en er is aandacht voor digitale vaardigheden bij doorstroming en uitstroming (kennisbehoud). BZ ontwikkelt bovendien een continu leeraanbod, passend bij het werk en de context van de BZ-er. Een deel van het aanbod wordt verplicht en daaraan is periodieke toetsing verbonden.
We bouwen met de inzet van het leeraanbod voort op een onderzoek naar digitale volwassenheid van de BZ-organisatie en maken zoveel mogelijk gebruik van bestaand intern en extern aanbod. In 2025 meten we het resultaat van onze inzet.
Kernpunten op de route voor 2025:
Intensiveren van laagdrempelige ondersteuning op basiswerkplekvoorzieningen.
Uitvoering geven aan het plan van aanpak digitale vaardigheden, waaronder:
Optimaliseren integrale digitale onboarding.
Herzien Digitaal awareness programma.
Realiseren continu leeraanbod digitalisering, inclusief verplichte trainingen voor weerbaarheid en aandacht voor AI-toepassingen.
Route 2: Een toekomstgerichte digitale werkomgeving
In 2025 mag de BZ-er een werkplekomgeving verwachten die werkt en waarover aantoonbaar tevredenheid bestaat. Deze route heeft twee kanten. We focussen enerzijds op toekomstbestendige optimalisatie van het bestaande. Met een focus op het realiseren van stabiele verbindingen en een veilige digitale werkplek wereldwijd, een goed samenhangende omgeving om informatie in te verwerken met digitale samenwerkingsruimten als basis en goed werkende videobeltoepassingen voor samenwerking binnen BZ, met ketenpartners en internationale organisaties. Daarbij past ook laagdrempelige en toegankelijke ondersteuning.
Parallel aan het bestaande kijken we vooruit naar een toekomstgerichte digitale werkplek. De basis hiervoor vormt een nieuwe sourcingstrategie en een nieuw vooruitzicht voor de digitale werkomgeving van Buitenlandse Zaken in de vorm van een roadmap. We gaan uit van flexibele, schaalbare en robuuste inzet van digitale technologie die aantoonbaar waarde toevoegt aan de BZ-organisatie, wereldwijd en onder verschillende gebruiksomstandigheden. Daarbij zijn we soms meer dan gedacht afhankelijk van leveranciers en dienstverleners.1 Omwille van veiligheid vraagt dit soms ook om gedifferentieerd aanbod van middelen. Een nieuw werkplekconcept vraagt om een enterprise architectuur, connectiviteitsstrategie en een helder innovatiebeleid. Die zijn uitgewerkt en in uitvoering in 2025.
BZ kiest daarbij de komende jaren voor zoveel mogelijk samenwerking met Europese leveranciers van (Cloud)diensten en producten, en experimenteert verantwoord met voor BZ nieuwe en relevante digitale technologie op basis van een technologiescan en marktverkenningen.
Kernpunten op deze route voor 2025:
Intensiveren van laagdrempelige ondersteuning basiswerkplekvoorzieningen.
Ontwikkelen nieuw werkplekconcept en bijbehorende roadmap.
Implementeren Rijksbreed Cloud beleid i.c.m. eigen Cloud-strategie
Het uitvoeren van de vernieuwde sourcingstrategie.
Plan van aanpak AI uitvoeren.
Ontwikkelen strategie duurzame digitale diensten en ICT-middelen.
Route 3: Data en informatie als basis voor ons werk
De focus op deze derde route ligt op het realiseren van een steeds betere informatiepositie. Dat doen we door te investeren in het verantwoord werken met data, algoritmes en kunstmatige intelligentie en het sterk verbeteren van de informatiehuishouding van BZ.
We geven de komende jaren uitvoering aan het Actieplan Informatiehuishouding. We dragen zorg voor een heldere structuur binnen onze informatiehuishouding en goede opleiding en ondersteuning bij archiveren. Zo borgen we het institutioneel geheugen van BZ en maken we informatie vindbaar. Daarbij vormen digitale samenwerkingsruimten intern het motorblok. De Digitale Infrastructuur WOO (DIWoo) is de nieuwe externe vindplaats voor burgers en andere externe partijen. Op deze route borgen we zowel de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO) en de Archiefwet (AW) tegen als de duurzame toegankelijkheid, o.a. door het toepassen van DUTO-richtlijnen.
Het is ook de weg waarop we de besturing en hygiƫne voor werken met data steviger en zorgvuldig inrichten, om zo met data-analyse en datatoepassingen verantwoord waarde toe te voegen aan zowel de primaire opgaven als de bedrijfsvoering van BZ. En om Open data ter beschikking te kunnen stellen aan burgers. De beschikbaarheid en kwaliteit van interne databronnen wordt verbeterd door middel van goede afspraken, samenwerking aan dataprojecten en opleiding en training. Kansen om data te benutten als instrument voor beleidsontwikkeling en efficiƫntere bedrijfsvoering worden in de komende jaren ontwikkeld en benut.
Kernpunten op deze route voor 2025:
Voortzetten uitvoering actieplan Informatiehuishouding (IHH), waaronder: het publiceren van BZ-informatie op het DIWoo.
Realiseren van een vindbaar en helder overzicht van databronnen binnen BZ.
Ontwikkelen van vernieuwende inzichten op basis van data voor BZ.
Uitvoeren van eerste verbeteringen op het gebied van datamanagement en datagovernance.
Route 4: Toegang tot BZ-informatie is goed en veilig geregeld Veilige toegang tot de informatie die nodig is om het werk uit te voeren is een belangrijk resultaat van de route die we hier volgen. Aan de hand van het
programma ātoegang tot BZ-informatieā zet BZ in op het anders vormgeven van deze toegang op basis van gerichte informatiebeveiliging, rubricering van informatie en bewuste, weerbare medewerkers. Daarmee wordt BZ-informatie op maat vindbaar en toegankelijk voor medewerkers, Rijkscollegaās en ketenpartners die deze informatie nodig hebben voor hun werk. En zo beschermen we vertrouwelijke informatie nog beter. Dat doen we op zodanige wijze dat digitale middelen werkbaar blijven.
Toegang tot informatie gaat ook over weerbaarheid en het zien van kwetsbaarheden, detecteren van aanvallen, adequaat reageren op incidenten en het herstellen na een aanval of incident. We zetten verder in op security en privacy by design en bereiden ons voor op een mogelijke cybercrisis.
Aan het einde van 2025 hebben we heldere afspraken gemaakt en zoveel mogelijk geĆÆmplementeerd over de toegang tot BZ-informatie. De belangrijkste hoog-risico-applicaties worden dan conform deze afspraken ingericht. We onderzoeken en experimenteren met innovaties die ervoor zorgen dat beveiligingsmaatregelen minder van invloed zijn op werkbaarheid van digitale middelen. En BZers worden aan de hand van een awareness programma weerbaarder.
Kernpunten op deze route voor 2025:
Uitvoeren Programma āToegang tot BZ-informatieā.
Uitvoeren Digitaal awareness programma.
Overgang naar nieuw platform voor applicatie dienstverlening.
Randvoorwaarden
Om de gekozen routes naar het wensbeeld goed geƫquipeerd te bewandelen moeten randvoorwaarden worden gerealiseerd. We splitsen deze op in drie onderwerpen:
Samenwerking en externe gerichtheid
Om toekomstgericht en toekomstbestendig te optimaliseren en vernieuwen, is het nodig beter en voortdurend vooruit te kijken en de vertaling naar de BZ- praktijk te maken. We zetten daarom in op:
Onderzoeken om de impact van technologische ontwikkelingen op ons werk en ons beleid te bepalen, onder meer ingegeven door een tweejaarlijkse technologiescan en gerichte innovatie initiatieven.
BZ-breed opbouwen van kennis over digitale technologie door middel van een kennisagenda, samenwerking in een representatieve, inclusieve iUsergroup en digitaliseringsnetwerk DigiHub BZ.
Het ontwikkelen van een strategische toolkit voor de BZ-organisatie die helpt om ontwikkelingen rondom digitalisering binnen verschillende BZ- contexten te plaatsen.
Personeel
Beschikbaarheid van kennis en expertise binnen BZ en de markt is nodig om alle activiteiten goed en tijdig uit te voeren. Er is echter sprake van krapte op de arbeidsmarkt, zeker als het gaat om invulling van (specifieke) functies die betrekking hebben op digitalisering. Daardoor kunnen we nu al sommige functies niet of moeizaam invullen. En dat vraagt actie:
Uitvoeren van het strategisch personeelsplan voor het gehele i-domein, waarin rekening wordt gehouden met interdepartementale samenwerking en afspraken, zoals voortkomend uit de werkagenda digitalisering.
We zetten bewust in op strategische partnerschappen met leveranciers, binnen het Rijk, met onderwijs en wetenschap en met het bedrijfsleven.
Domeinsturing op HR-gebied op de hele i-kolom is nodig, mede gebaseerd op het strategisch personeelsplan.
Heldere sturing en verantwoording op het hele i-domein
Transparante informatie c.q. inzicht in geld, capaciteit, portfolioās, contracten en inhoudelijke verbinding met het wensbeeld voor 2030 omdat deze randvoorwaardelijk zijn voor de keuzes die we maken.
Verbeterde en duidelijke sturingsinformatie op zoān manier dat we die informatie ook meervoudig kunnen gebruiken voor verantwoording aan diverse toezichthouders.
Overige randvoorwaarden waar in 2025 aan wordt gewerkt:
Vernieuwen van de i-strategie (2025 en verder).
Vernieuwen van de enterprise architectuur.
Verdere inrichting van portfoliomamagement en Life Cycle Mangement (LCM).
Digitale dienstverlening aan burgers
BZ verleent diensten aan burgers in (of op weg naar) het buitenland. Diensten met een grote digitale component, zoals het verstrekken van reisdocumenten en visa kort verblijf, consulaire bijstand aan Nederlanders in nood in het buitenland, consulaire crisisbeheersing, DigiD videobellen en informatie over het regelen van tal van zaken met de Nederlandse overheid (via website en contact center, en in samenwerking met 14 uitvoeringsorganisaties in het Rijk).
De hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) is in 2023 opnieuw ingericht om de uitvoeringsorganisaties Nederland Wereldwijd (NWW) en Consulaire Service Organisatie (CSO) te versterken, onder andere via centrale IV-ondersteuning voor beheer, onderhoud en doorontwikkeling van applicaties. HDCV rapporteert in de Staat van het Consulaire jaarlijks aan de Tweede Kamer over de brede ontwikkelingen in het consulaire domein.
BZ moderniseert de consulaire dienstverlening langs de uitgangspunten: klant centraal, digitaliseren en centraliseren. BZ realiseert dit onder andere met een aantal projecten voor het verstrekken van reisdocumenten en visa. Het programma FOBO (Front Office Back Office) heeft de basis gelegd met de digitale aanvraagformulieren (NOMAD) en de backofficesystemen (Kairos 2.0, Kairos 3.0 en Kairos RD) voor het digitaal verwerken van aanvragen voor Schengenvisa, Caribische visa en reisdocumenten. Eind 2024 start de wereldwijde uitrol van Kairos 3.0 voor Schengenvisa en Kairos RD voor reisdocumenten.
De volgende meerjarige projecten zijn vooral bedoeld om de voorkant van de consulaire processen af te dekken en moeten aansluiten op NOMAD en Kairos. De uitwerking van het hoofdlijnenakkoord kan van invloed zijn op het uitvoeren van de plannen.
Het project aanbesteding externe dienstverleners (EDV) is erop gericht om het huidige contract te vervangen door een nieuw contract. Een aanvrager van een visum of een reisdocument moet vanuit de plek waarop diegene de aanvraag start (project klantportaal) een afspraak kunnen maken bij de EDV (project afsprakensysteem) en kunnen betalen voor de dienst (project online betalen). NWW en EDVās moeten verwijzen naar het NOMAD-aanvraagformulier voor de betreffende dienst en de juiste informatie bieden over wat aanvragers moeten aanleveren. Het klantportaal moet aansluiten op het backoffice systeem Kairos. BZ wil met de klant rechtstreeks vanuit de backoffice via het klantportaal kunnen communiceren over de voortgang van de aanvraag.
De EDVās worden ook verzocht live capture en afname-apparatuur voor vingerafdruk, paspoortscan en chip uitlezen aan te bieden. Daarnaast is er het project nieuwe biometrie-apparatuur, voor de vervanging van de apparatuur op de posten en het mogelijk maken van live captures ter vervanging van de pasfoto. Dit project zorgt voor gegevensuitwisseling met de backoffice systemen (Kairos) om de biometrie en gegevens van het paspoort te verzamelen. En tenslotte is er het project ETD, dat moet regelen dat BZ het nieuwe European Emergency Travel Document kan uitgeven.
In het domein van de migratie- en strafrechtketen staat de komende jaren de invoering van meerdere nieuwe Europese verordeningen en wijzigingen van bestaande verordeningen op de planning. Het interdepartementale Grenzen en Veiligheid is verantwoordelijk voor de correcte invoering hiervan. Het doel van deze nieuwe en gewijzigde verordeningen is illegale migratie beter te bestrijden, de veiligheid binnen het Schengengebied te vergroten en het grensproces beter te faciliteren. BZ is Ć©Ć©n van de organisaties in de migratieketen waarop de Europese verordeningen voor Grenzen en Veiligheid impact hebben.
Rijksbrede prioriteiten: I-strategie Rijk en werkagenda
In de I-strategie Rijk 2020-20253 worden de gezamenlijke richting en daaruit voortvloeiende keuzes van de CIOās van het Rijk beschreven met betrekking tot de gezamenlijke opgaven, de rijksbrede voorzieningen die daarvoor nodig zijn en de onderlinge afhankelijkheden. Daarmee is de I-strategie Rijk 2020-2025 deels ook een aanvulling voor de āeigenā i-strategieĆ«n en -plannen van de departementen en daarmee van de Digitaliseringsvisie 2030.
Tevens is er de Werkagenda Waardengedreven digitaliseren van BZK welke volgt op de kamerbrief hoofdlijnen beleid voor digitalisering4. De werkagenda vormt de invulling van de ambities van het kabinet voor de waardengedreven digitale transitie van Nederland en bevat concrete acties, doelen en te behalen resultaten.
De onderwerpen en acties uit zowel de I-strategie Rijk 2020-2025 als de werkagenda Waardengedreven digitaliseren zijn, wanneer zij ook betrekking hebben op BZ, doorvertaald naar concrete activiteiten als onderdeel van de routeplannen ter uitvoering van de i-strategie 2023-2025.
Voor 2025 hebben de CIOās van de departementen gezamenlijk besloten prioriteit te geven aan de volgende themaās bij de uitvoering van de I-strategie Rijk 2020-2025: I in het hart, digitale weerbaarheid, informatiehuishouding (IHH) en data & algoritmes.
BZ geeft hier komend jaar op de volgende wijze invulling aan:
Thema 1 - I in het hart
Structurele samenwerking in een representatieve, inclusieve iUsergroup en digitaliseringsnetwerk DigiHub BZ.
Intensiveren van de strategische adviesfunctie van de CIO en CIO-office t.b.v. het primair proces, inclusief het gebruik van het instrument CIO-oordelen.
Implementatie van de herziening / vernieuwing van het Besluit CIO-stelsel.
Thema 2 ā Digitale weerbaarheid
Vernieuwen van de verplichte basistraining digitale weerbaarheid.
Door ontwikkelen van kennisproducten met betrekking tot digitale weerbaarheid, waarbij Rijksbrede producten worden aangepast aan de wereldwijde context van BZ.
Thema 5 ā Informatiehuishouding
Starten met de archivering van e-mailberichten met behulp van de daarvoor ontwikkelde rijksbrede voorziening, inclusief bijbehorende communicatiecampagne.
Thema 6 - Data & algoritmes
Inrichten van de governance, bewustwording en publicatie van algoritmes.
Belangrijk hierbij is dat, zoals nader omschreven in paragraaf 6.1 Organisatie, de informatievoorziening van BZ te kenmerken is als verhoudingsgewijs klein maar specifiek. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn om in voorkomende gevallen aanvullingen te doen of af te wijken van de gezamenlijke opgaven of activiteiten zoals beschreven in de I-strategie Rijk 2020-2025 en de werkagenda Waardengedreven digitaliseren, de rijksbrede voorzieningen en/of voorgeschreven standaarden. Aanleiding hiervoor is dan de noodzaak om de informatievoorziening voor de organisatie en haar medewerkers werkbaar te krijgen in relatie tot de grote verschillen in de mate van digitalisering wereldwijd, de wereldwijde spreiding en 7x24 uur opereren van de organisatie en haar medewerkers en/of om te voldoen aan geldende (verdrags)kaders met betrekking tot informatiebeveiliging.
3 Nieuwe I-strategie Rijk 2021-2025, Kamerbrief van 6 september 2021, kenmerk 2021-0000378976.
4 Hoofdlijnen beleid voor digitalisering van 8 maart 2022, kenmerk 2022-0000123877.
Uitvoering
6.1 Organisatie
BZ is wat betreft de informatievoorziening naar verhouding een relatief klein maar specifiek departement. Klein vanwege het aantal medewerkers (ongeveer 6500) en het beperkt aantal grote ICT-projecten (ICT-component > 5 mln.).
Specifiek vanwege de wereldwijde oriƫntatie van de organisatie en spreiding van posten en medewerkers, de NAVO- en EU-informatiebeveiligingseisen, het verhoogde dreigingsniveau met betrekking tot informatiebeveiliging dat geldt voor BZ en de meertaligheid van haar medewerkers.
BZ beschikt over een centrale directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI), die rechtstreeks ressorteert onder de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (PSG), met ongeveer 165 FTE (2024 en incl. 2 verambtelijkingsrondes) en exclusief tijdelijke externe medewerkers. De directie is voortgekomen uit een herinrichting van de BZ-bedrijfsvoering en de wens om informatievoorziening meer zichtbaar te positioneren als instrument voor de realisatie van de BZ-organisatiedoelen.
Belangrijkste taakgebieden van de directie zijn: de departementale strategie en de beleidskaders voor de informatievoorziening, het zorgdragen voor een ordentelijke informatiehuishouding, de digitale innovatie van BZ in de komende jaren en de regie op de uitbestede informatiedienstverlening aan directies en posten. De directeur IDI is tevens Chief Information Officer (CIO). Deze wordt vanuit de directie ondersteund door een āCIO-officeā, zoals voorgeschreven in het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst.
6.2 Financiƫn
Het overgrote deel van het totale ICT-budget wordt besteed aan uitgaven voor beheer en onderhoud. Het resterende bedrag wordt besteed aan uitgaven voor vernieuwing waaronder uitvoering van de Digitaliseringsvisie 2030 en i-strategie 2025.
Zie daarnaast ook de vermelding van ICT-uitgaven op het Rijks ICT-dashboard5.
BZ betaalt jaarlijks voor het gebruik van de rijksbrede ICT-voorzieningen waarop het is aan aangesloten.
BZ ontvangt financiering voor uitvoering van het departementale actieplan Informatiehuishouding (IHH).
6.3 Prioritering, sturing en risicoās
Prioritering
Aan de hand van uitgewerkte routeplannen in activiteiten en in de tijd uitgezet, kan Buitenlandse Zaken beter prioriteren en sturing geven aan de uitvoering van de i-strategie. Hierbij staan route 1 (BZ wereldwijd digitaal vaardig) en route 4 (Toegang tot BZ-informatie is goed en veilig geregeld) centraal. Voor de andere twee routes en de randvoorwaarden zal indien nodig meer tijd worden genomen voor uitvoering. Deze insteek zal in het najaar in de Managementraad worden besproken.
Daarnaast kennen activiteiten ook verschillende of een combinatie van redenen die meewegen in de prioritering: wettelijke verplichtingen, Rijksbrede afspraken, beleid gedreven, technologie gedreven en/of levenscyclus gedreven en informatievoorzieningsaspecten: informatieveiligheid, privacybescherming, openbaarheid, duurzame toegankelijkheid en/of duurzaamheid.
Sturing
Over de uitvoering van de routes en activiteiten, wordt gerapporteerd aan de Managementraad, als hoogste besluitvormingsgremium binnen BZ op het gebied van bedrijfsvoering en informatiehuishouding, die hierover periodiek in gesprek zal gaan en waar nodig kan bijsturen.
Risicoās
Concrete planning en financiering van activiteiten verloopt vervolgens via de reguliere jaarplancyclus, budgetcyclus, portfoliomanagement en life cycle management. Hierbij worden voor de geformuleerde activiteiten de volgende risicoās onderkend, die per activiteit gewogen en gemitigeerd moeten worden:
De i-strategie met de 4 routes en activiteiten is ambitieus. Dit noodzaakt tot prioritering.
Nog niet voor alle activiteiten is financiƫle dekking aanwezig waardoor zij nog niet kunnen starten.
De toename aan controle- en verantwoordingsinspanningen gaat ten koste van de capaciteit voor regie op beheer en onderhoud, en vernieuwingsactiviteiten in het kader van de i-strategie.
De krappe arbeidsmarkt waardoor het moeilijk is voldoende en kundige medewerkers te vinden en kosten voor externe inhuur stijgen.
De afhankelijkheid van leveranciers bij de uitvoering van activiteiten vraagt om goede planning en afspraken met leveranciers.
Alle programmaās, projecten, wijzigingen en activiteiten werkt BZ uit in een plan en/of andere meer specifieke documenten zodat helder wordt wat de financiĆ«le, organisatorische, personele, beveiligings-, technische en andere consequenties zijn. BZ onderbouwt telkens hoe deze aansluiten op de Digitaliseringsvisie 2030 en de i-strategie 2025. Waar een programma of project van de strategische
veranderkoers af wil wijken geldt het principe van ācomply or explainā en wordt
gevraagd de afwijking te onderbouwen, inclusief financiƫle consequenties.
ā©ļøVoor de informatievoorziening van BZ is SSC/ICT een belangrijke dienstverlener. BZ heeft moeten vaststellen dat de specifieke behoeften van BZ niet goed kunnen worden ingevuld in een shared service achtige setting, zoals die door SSC/ICT wordt geboden. Daarom heeft BZ in 2023 besloten om de huidige inrichting van de IT-dienstverlening te gaan heroverwegen. Dit proces is in 2024 gestart en zal in 2025 worden voortgezet.