Preview document (🔗 origineel)

---

Geachte voorzitter,

De leden van de Tweede Kamer hebben, via de Vaste Kamercommissie voor Binnenlandse Zaken, vragen gesteld inzake de ontwerpbegroting het ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet van de Koning en de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (CTIVD) over het jaar 2026.

De antwoorden op deze vragen bied ik u hierbij aan.

DE MINISTER-PRESIDENT,

Minister van Algemene Zaken,

Dick Schoof

Vragen en antwoorden over de vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), de begrotingsstaat van het Kabinet van de Koning (IIIB) en de begrotingsstaat van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC) voor het jaar 2026 (Kamerstuk 36800-III)

Vraag 1
Wat is de reden dat diverse bewindspersonen hun openbare agenda's nog steeds niet bijhouden op de website van de Rijksoverheid? Waarom staan bijvoorbeeld Kamerdebatten niet in de openbare agenda's? En waarom worden afspraken met organisaties niet in de agenda's opgenomen?

Antwoord op vraag 1

Het aantal afspraken dat volledig aan de Uitvoeringsrichtlijn voldoet is de afgelopen periode gestegen. Hiermee is sprake van een stijging van het aantal afspraken waarin zowel de gesprekspartner als het onderwerp correct zijn opgenomen.

 

Tegelijkertijd blijkt dat er nog de nodige ruimte voor verbetering is. In juni zijn in de Voorlichtingsraad – het overlegorgaan van de directeuren Communicatie – strakkere afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over het correct aanleveren van de agenda-items. Ook heeft Redactie Rijksoverheid het mandaat gekregen om onvolledige agenda-items pas te publiceren als departementen de ontbrekende gegevens hebben aangevuld. Omdat deze nieuwe afspraken in juni in de Voorlichtingsraad zijn vastgesteld en in de weken daarna vervolgens Rijksbreed zijn doorgevoerd, is het effect hiervan nog niet zichtbaar in de periode die de Open State Foundation heeft onderzocht.

 

De agenda van de Eerste en Tweede Kamer is dagelijks aan veranderingen onderhevig. Niet zelden wijzigt de agenda meerdere keren per dag. In de Uitvoeringsrichtlijn is daarom opgenomen dat vanaf Rijksoverheid.nl naar de websites van de Eerste Kamer (zie ‘Activiteiten’) en Tweede Kamer (zie ‘Debat en vergadering’) wordt verwezen. Deze linkjes staan op de agendapagina’s van alle bewindslieden. De Uitvoeringsrichtlijn schrijft voor dat afspraken met organisaties op de agenda worden opgenomen.

Vraag 2
Kunt u aangeven wat nu concreet de stand van zaken is ten aanzien van de archivering van e-mails, chats en andere berichten? Als het document management systeem volledig in gebruik is, wordt dat dan ook voor chats en e-mails gebruikt?

Antwoord op vraag 2

Het ministerie van Algemene Zaken sluit ten aanzien van de archivering van deze communicatievormen aan bij hetgeen Rijksbreed wordt vastgesteld of ontwikkeld en participeert actief in verschillende gremia en projecten. Voor chatberichtenarchivering is er inmiddels een aangescherpte, Rijksbrede beleidslijn vastgesteld en wordt er een rijksbrede chatvoorziening ontwikkeld die chatberichten automatisch veiligstelt. AZ participeert als een van de koploperdepartementen in dit project. Het interdepartementale CIO-beraad heeft geconstateerd dat er momenteel technisch gezien geen voorzieningen op de markt zijn die invulling kunnen geven aan de vereisten uit de Archiefwet voor chatberichtenarchivering. Dat geldt ook voor AZ.

Los daarvan wordt, daar waar relevant en nodig conform huidige afspraken binnen het ministerie, het documentmanagementsysteem gebruikt voor de archivering van chatberichten en e-mails.

Vraag 3
Welke voorbereidingen en onderzoeken van mogelijkheden met e-mailarchivering zijn nog nodig?

Antwoord op vraag 3

Voor e-mailarchivering geldt dat een geschikte technische voorziening tot op heden ontbreekt. Het ministerie van AZ volgt hetgeen Rijksbreed wordt vastgesteld of ontwikkeld.

Vraag 4
Welke e-mail- en chatapplicaties worden op het ministerie van Algemene Zaken, door ambtenaren en door u, gebruikt?

Antwoord op vraag 4

Voor e-mail maakt het ministerie gebruik van Microsoft Outlook. Met betrekking tot chatberichtenapplicaties worden zowel Signal als WhatsApp binnen het departement gebruikt.

Mijn chatberichten worden periodiek veiliggesteld conform de Rijksbrede tijdelijke instructie voor het archiveren van chatberichten. De archivering van chatberichten van andere functionarissen van het ministerie blijft ongewijzigd. Dit wijzigt op het moment dat de aangescherpte beleidslijn is vastgesteld én de Rijksbrede voorziening bewaren chatberichten gereed is en door AZ in gebruik genomen.

Vraag 5
De taakstelling wordt verdeeld over de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD), Dienst Publiek en Communicatie (DPC) en overige diensten. Kunt u concreet aangeven hoeveel fte hierdoor verdwijnen of welke uitgaven/contracten hierdoor vervallen?

Antwoord op vragen 5

De apparaatstaakstelling voor het ministerie van Algemene Zaken wordt zoveel mogelijk ingevuld door het beperken van de inhuur van externen, het beperken van communicatie-uitgaven en efficiencymaatregelen.

De exacte verdeling over de begrotingsartikelen is verwerkt in de Voorjaarsnota en de eerste suppletoire begroting 2025. Het is een mix van materiële uitgaven reducties en beperkingen van personeelsuitgaven. Onder andere wordt het budget van de Voorlichtingsraad (VoRa) verlaagd en zal het voordeliger inkopen van nieuwsbronnen en vakliteratuur naar verwachting de komende jaren ook een besparing opleveren.

Het is lastig aan te geven hoeveel fte exact zullen verdwijnen in de tijd. Dit is het saldo van maatregelen waarvoor veelal nog nadere keuzes dienen te worden gemaakt. Voorts staat tegenover een krimp van het aantal fte’s ook een groei van fte’s in verband met het terugdringen van de inhuur van externen. Voor een deel worden deze plekken verambtelijkt, wat in geld een besparing oplevert maar in fte een groei. Naar huidige verwachting daalt het aantal fte op termijn per saldo met circa 15 fte. Hiervan wordt direct in 2025 circa 5 fte gerealiseerd met name door een krimp van de formatie van het agentschap DPC.