Preview document (🔗 origineel)

---

Geachte voorzitter,

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) had in 2024 op een drietal aspecten het financieel beheer niet voldoende op orde. De Algemene Rekenkamer tekende bezwaar aan tegen het gevoerde financieel beheer. Zij beoordeelde de inrichting van de financiële administratie van verplichtingen, het verplichtingenbeheer van de bedrijfsvoering en het toezicht op organisaties die onder mandaat van de minister van Buitenlandse Zaken taken uitvoert als onvolkomen. Het ministerie stelde een verbeterplan op en nam dit in uitvoering. Op basis hiervan handhaafde de Algemene Rekenkamer haar bezwaar niet.

Het ministerie is gecommitteerd om het financieel beheer duurzaam op orde te brengen. Het werkt samen met andere stakeholders hard aan de uitvoering van het plan van aanpak. Het ministerie realiseert zich dat het behalen van de doelstelling om duurzaam in control te komen een opgave is en een meerjarige en organisatiebrede aanpak vraagt.

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft mij in haar interim-auditrapport geïnformeerd over haar voorlopige bevindingen, in het bijzonder over de uitvoering van de elementen van het verbeterplan. Graag bied ik u het interim-auditrapport ter informatie aan.

De ADR bevestigt dat het ministerie hard werkt aan de uitvoering van het plan van aanpak en stelt vast dat verschillende maatregelen nog verder worden uitgewerkt en geïmplementeerd.

De inrichtingskeuzes voor de administratie van verplichtingen en voorschotten zijn gemaakt. De technische voorbereidingen voor de implementatie van deze keuzes lopen. Het ministerie besluit op korte termijn op welk moment de technische wijzigingen en de conversie van de administratie plaatsvindt. In 2026 voldoet de inrichting van de financiële administratie daarmee naar mijn verwachting aan de vereisten.

Het ministerie is in gesprek met de organisaties die onder mandaat verplichtingen aangaan en deze namens de minister beheren, om aanvullende kaders op basis van de comptabele wet- en regelgeving te stellen en tijdig en volledig zekerheid te verkrijgen over de naleving daarvan. Veder beziet het ministerie, samen met het ministerie van Financiën, de ADR en de Algemene Rekenkamer hoe de administratieve verwerking van de cijfers over de aangegane verplichtingen en openstaande verplichtingenstand van twee revolverende fondsen onder mandaat moet worden vormgegeven.
Het ministerie verwacht dat het merendeel in 2025 kan worden gerealiseerd, maar verwacht ook dat een deel pas over 2026 kan worden geeffectueerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor het kunnen vaststellen van de naleving van de rechtmatigheid in 2024 door de mandaatorganisaties.

De maatregelen voor de verbetering van de registratie van de bedrijfsvoeringsverplichtingen hebben geleid tot nieuwe heldere kaders en tot een groter bewustzijn bij directies en posten om dit proces te verbeteren. Kern van het probleem is dat het ministerie tot en met 2023 de op zichzelf valide richtlijn “Verplichting = kas” te breed heeft toegepast. Hoewel de werkwijze nu is veranderd, hebben de fouten uit voorgaande jaren nog een nadrukkelijke doorwerking in 2025. De opzet van het verplichtingenbeheer is verbeterd, maar de werking is echter nog niet aantoonbaar op orde. Op dit moment bestaat een omvangrijke onzekerheid over de getrouwheid van de openstaande verplichtingen. Het ministerie heeft een aanvullend plan opgesteld en in uitvoering genomen om deze onzekerheid weg te nemen en daar waar van toepassing fouten in de administratie te herstellen. Als het niet mogelijk is om de onzekerheid in voldoende mate voor de oplevering van het jaarverslag 2025 te realiseren, kan dit tot een beperking bij de controleverklaring van de ADR leiden.

Het ministerie spant zich maximaal in om het financieel beheer duurzaam op orde te brengen en is daarbij erkentelijk voor de ondersteuning die het krijgt van het ministerie van Financiën, de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer.

De minister van Buitenlandse Zaken,

D.M. van Weel