Preview document (🔗 origineel)

---

20 mei 2009

Geachte leden van de vaste commissies voor BZK en EZ,

De werkgroep ICT zal voor het zomerreces het eindverslag van de
werkgroep aan de commissies aanbieden. Vooruitlopend daarop wil de
werkgroep graag het voorstel doen om een brief aan de minister van BZK
te zenden. Deze brief heeft als doel om de minister te verzoeken de
aangekondigde jaarrapportage van grote ICT-projecten bij het Rijk uit te
breiden en daarom niet in juni maar pas in september aan de Kamer te
zenden.

De werkgroep verzoekt u in te stemmen met de verzending van de
bijgevoegde brief aan de minister van BZK.

Met vriendelijke groet,

Arda Gerkens

Namens de werkgroep ICTBijlage I

conceptbrief aan kabinet ter aanvulling op aangekondigde eerste
rapportage grote ICT-projecten

In de brief aan de Kamer d.d. 12 december 2008 informeert u de Kamer
over een rapportagemodel voor grote ICT-projecten bij het Rijk en over
de positionering en kwaliteitsverbetering van informatiemanagement bij
het Rijk (26643, nr. 135). U heeft in deze brief de toezegging gedaan de
Kamer jaarlijks een rapportage conform het voorgenomen rapportagemodel
aan te bieden, waarvan de eerste in het voorjaar van 2009 wordt
verstuurd. Daarnaast zullen grote ICT-projecten worden onderworpen aan
reviews en heeft u een voorstel voor de opzet van een projectplan bij
een groot ICT-project meegezonden.

De commissies van BZK en EZ hebben uw bovengenoemde voorstellen en
voornemens met belangstelling in ontvangst genomen. Beide commissies
hechten een grote waarde aan een juiste informatievoorziening over grote
ICT-projecten. Ook het verder verbeteren van de kwaliteit van grote
ICT-projecten middels onder andere het gebruik van een model projectplan
en het tussentijds reviewen van projecten zijn stappen in de juiste
richting. 

In deze brief wordt nader ingegaan op het rapportagemodel, de reviews,
de opzet van een model projectplan en de positionering en
kwaliteitsverbetering van informatiemanagement bij het Rijk. Hierbij
komt een aantal specifieke vragen en verzoeken aan de orde met
betrekking tot uw voorstellen. De commissies van BZK en EZ verzoeken u
om de jaarlijkse rapportage over grote ICT-projecten aan te vullen met
deze verzoeken en om de vragen te beantwoorden. De commissies van BZK en
EZ realiseren zich dat deze vragen en extra informatie-eisen aan de
rapportage een nadere uitwerking behoeven. Hier zal tijd mee gepaard
gaan. Het voornemen om in het voorjaar 2009 een eerste rapportage op te
leveren komt hiermee in het geding. De commissies van BZK en EZ
verzoeken u derhalve om de Kamer een eerste rapportage in september 2009
aan te bieden. Op basis van deze eerste rapportage zal worden beoordeeld
of in voldoende mate tegemoet wordt gekomen aan de informatiebehoefte
van de Kamer over grote ICT-projecten. 

Informatie in het voorstel rapportagemodel minister van BZK

De kosten van grote ICT-projecten zullen inzichtelijk worden gemaakt in
de jaarlijkse rapportage. Dit geldt voor nieuwe projecten en waar
mogelijk met terugwerkende kracht voor lopende projecten. De jaarlijkse
rapportage zal gaan over ICT-projecten bij het Rijk die meer dan 20
miljoen euro kosten.

Hieronder zijn enkele aanvullingen en vragen met betrekking tot de
rapportage c.q. het rapportagemodel opgenomen. De door de commissies BZK
en EZ gewenste aanvullingen in acht nemend, zijn beide commissies
positief over de opzet van de rapportage over grote ICT-projecten, 

Overkoepelend beeld 

De rapportage voorziet nu in een informatievoorziening per groot
ICT-project. Wat ontbreekt is een overkoepelend beeld van alle grote
ICT-projecten tezamen. Dit beeld moet de samenhang van de individuele
ICT-projecten, de tijdpadafhankelijkheid, de koppeling met het
ICT-beleid bij het Rijk, de cruciale projecten die als basisbouwsteen
fungeren en alle overige relevante overkoepelende aspecten weergeven. De
commissies van BZK en EZ wensen in de jaarlijkse rapportage ook
geïnformeerd te worden over dit overkoepelende beeld. 

Wij zien dat u als coördinerend minister op het gebied van ICT bij het
Rijk een belangrijke rol kunt vervullen voor de departement en
overheidslagen overstijgende ICT-projecten die betrekking hebben op de
bedrijfsvoering van overheidsorganisaties. Wij begrijpen dat RWT’s en
ZBO’s een eigen verantwoordelijkheid kennen voor de bedrijfsvoering.
Echter voor ICT-projecten die bij RWT’s en ZBO’s worden uitgevoerd
kunt u een meer toetsende rol vervullen, zodat onder andere kan worden
voorkomen dat projecten worden opgestart die op rijksniveau of bij
andere overheidslagen in toekomstige situaties voor
aansluitingsproblemen zullen zorgen. Ook op dit gebied wensen wij door u
op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen middels de
jaarrapportage.

Kostenoverzicht 

De kostensoorten die in de rapportage zullen worden opgenomen zijn:

Ingekochte apparatuur en standaard software

Extern personeel

Intern personeel

Bij ontwikkeling en bouw gebruikte hard- en software (licentiekosten)

Implementatiekosten als scholing en voorlichting

Het inrichten van een uniform kostenoverzicht voor grote ICT-projecten
is een nieuw en waardevol initiatief. In de rapportage zullen de
geplande kosten worden afgezet tegen de gerealiseerde kosten. Dit geeft
inzicht in de afwijkingen van projectbudgetten. Het kostenoverzicht
heeft een heldere structuur. Onduidelijk is echter of hiermee alle
ICT-kosten per project worden meegenomen of er wellicht nog een extra
kostensoort “overige kosten” aan moet worden toegevoegd. Dit is een
punt van aandacht. De commissies van BZK en EZ wensen een dergelijke
post “overige kosten” toe te voegen aan het kostenoverzicht, zodat
alle kosten gemoeid met het ICT-project integraal worden vermeld.

Een tweede punt dat aandacht behoeft is het verschil in ramingen en
realisaties. In de rapportage zou toelichting moeten worden gegeven op
de verschillen. Dat is in de voorgestelde opzet niet voorzien. Kunt u
ook de verschillen in raming en realisatie toelichting in de jaarlijkse
rapportage?

Een laatste aandachtspunt betreft de kosten van lopende projecten. U
geeft aan dat het onderscheid in kostensoorten voor lopende projecten
zoveel mogelijk wordt meegenomen in de rapportage. Onduidelijk is echter
hoe gerapporteerd zal worden over de lopende projecten waar dit niet
voor mogelijk is. Het is ook onduidelijk om hoeveel projecten het hier
gaat. In het kader van een juist en volledig kostenbeeld wenst de Kamer
ook deze lopende projecten in het overzicht terug te zien. Zijn er
andere mogelijkheden, los van de bestaande departementale
administraties, om de kosten van lopende ICT-projecten in kaart te
brengen, zodat de Kamer een volledig inzicht in de kostensoorten krijgt
van alle ICT-projecten bij het Rijk boven de 20 miljoen? Kunt u er voor
zorgen dat ook de kosten van deze lopende projecten worden meegenomen in
de jaarlijkse rapportage?

Definitie begin- en eindfase van een project. 

Om de eenduidigheid van de behandeling van grote ICT-projecten te
bepalen, dient er een duidelijke definitie te komen van de startfase en
de eindfase van een project. Is de start van een project het moment
waarop er budget geraamd is in de begroting? Of is de start het moment
waarop het projectteam van het ICT-project voor het eerst bijeenkomt?
Soortgelijke vragen kunnen worden gesteld bij de eindfase. Dit is ook
van belang om de gerealiseerde kosten af te kunnen zetten tegen de
geplande kosten. Hierover dient duidelijkheid te komen, vooral in
interdepartementaal verband. Het verzoek aan u is om deze eenduidigheid
rijksbreed te bewerkstelligen.

RWT’s en ZBO’s. 

ICT-projecten bij RWT’s en ZBO’s vallen onder de rijksuitgaven en
zouden daarmee ook onderdeel van de jaarlijkse rapportage moeten zijn.
Uiteindelijk gaat het hier ook om gemeenschapsgeld en lopen er vaak bij
deze instellingen grote projecten (UWV, IBG). U geeft aan dat het
mogelijk moet zijn om de ICT-projecten bij RWT’s en ZBO’s mee te
nemen in het overzicht. Bij de behandeling van de eerste jaarlijkse
voortgangsrapportage die u de Kamer aanbiedt, zal worden bezien of
aanvulling van de rapportage voor grote ICT-projecten bij RWT’s en
ZBO’s gewenst is.

Projectplan

In de rapportage zullen ook criteria worden opgenomen waaraan
afzonderlijke projectplannen moeten voldoen. U reikt uw collega
ministers een model projectplan aan. Een projectplan bevat de eisen die
voorafgaand aan het ICT-project worden gesteld. Het zijn de afspraken
over bijvoorbeeld de uitvoering, oplevering, business case,
risicoanalyse en exit-strategie. Een projectplan kan worden gezien als
een ex-ante toets waarin zaken worden vastgelegd die bij de uitvoering
van het project zeer relevant kunnen zijn. De commissies van BZK en EZ
erkennen het nut van een projectplan. Vraag is echter of het gebruik van
het projectplan facultatief is. Indien dit het geval is, dan verliest
het gebruik van dit instrument aanzienlijk aan kracht. De commissies van
BZK en EZ wensen het gebruik van het model projectplan verplicht te
maken.

In het rapportagemodel wordt vastgelegd of er een projectplan is
opgesteld conform de door u gestelde eisen. Naast informatie hierover
is, is het eveneens belangrijk om te weten of er veranderingen zijn ten
opzichte van het oorspronkelijke projectplan. De commissies van BZK en
EZ wensen naast de aanwezigheid van een projectplan ook hierover te
worden geïnformeerd.

Tenslotte hebben de commissies van BZK en EZ nog een aantal andere
aspecten die in een projectplan zou moeten worden meegenomen. Met name
vragen over de geleerde lessen van het project en de
informatievoorziening aan de Kamer over het project zijn niet opgenomen
in het model projectplan. Het verzoek is om de voorgestelde opzet van
het projectplan aan te vullen met deze niet opgenomen vragen. 

Reviews 

In het rapportagemodel zijn momenten en toetspunten van reviews
aangegeven. Het invoeren van reviewmomenten bij grote ICT-projecten is
een belangrijke positieve stap. Er kan worden bijgestuurd of het project
zou zelfs kunnen worden beëindigd. Een review wordt uitgevoerd voor het
beslismoment van een volgende projectfase door de departementale
auditdienst of in de vorm van een collegiale toets via de
Gateway-systematiek. Voor de commissies van BZK en EZ is het van belang
om inzicht te krijgen in de bevindingen van de reviews. De jaarlijkse
rapportage zou per ICT-project moeten ingaan op deze bevindingen.
Overigens is het onduidelijk wat het verschil in gebruik is van de
Gateway-systematiek en de reviews door auditdiensten. Het lijkt er op
dat het hier gaat om twee wezenlijk andere oordelen, respectievelijk een
collegiale toets versus een oordeel van een auditdienst.

Kunt u het verschil in deze reviewmethoden toelichten? Bent u voornemens
om deze twee reviewmethoden als alternatief van elkaar te (laten)
gebruiken? 

Van bevindingen in het algemeen die majeure gevolgen hebben voor het
verloop (of de beëindiging) van een groot ICT-project moet de
betreffende vakcommissie van de Kamer via de reguliere
informatievoorziening door een vakminister op de hoogte worden gebracht.
Dit staat derhalve los van de informatie over reviews in de jaarlijkse
rapportage.

Positionering en kwaliteitsverbetering informatiemanagement

U geeft aan dat ICT-projecten vaak meer geld kosten dan geraamd, langer
duren dan voorgenomen en soms mislukken. Het kabinet wil de i-functie
bij ministeries professionaliseren. Een belangrijke stap die daartoe is
genomen, is het aanwijzen van een Chief Information Officer (CIO) per
departement, het ontwikkelen en onderhouden van rijksbrede methoden en
technieken, zoals een model projectplan en het bevorderen van het
gebruik van de ICT-haalbaarheidstoets en de van de Gateway-systematiek. 

De acties in het kader van positionering van informatiemanagement binnen
het Rijk zouden niet alleen gericht moeten zijn op de interne processen
binnen de rijksdienst. Van belang is om het maatschappelijke nut in
ogenschouw te nemen. Primair is de rijksdienst georganiseerd om burgers
en bedrijven te dienen. Wij verzoeken u dan ook om de acties in het
kader van de positionering aan te vullen met acties om het perspectief
van nut en noodzaak voor burgers en bedrijven als primair uitgangspunt
te nemen bij nieuwe ICT-projecten.

Het is onduidelijk in hoeverre de acties die in het kader van rijksbrede
verbetering van informatiemanagement worden genomen nu ook zullen leiden
tot een efficiëntere en effectievere inzet, sturing en beheersing van
ICT bij het Rijk. In uw brief lijkt bijvoorbeeld het gebruik van het
model voor een projectplan en de Gateway-systematiek niet verplicht te
worden. In hoeverre zijn de ingezette instrumenten sturend? Kunt u
toelichting geven op de mate van effectiviteit en efficiency van de in
gang gezette activiteiten en uw sturing hierop? 

Tot slot

De commissies van BZK en EZ verzoeken u om de rapportage over grote
ICT-projecten aan te vullen met bovenstaande aanvullende
informatie-eisen. Daarnaast verzoeken beide commissies u de
onduidelijkheden over het rapportagemodel, de reviews, het projectplan
en de positionering en kwaliteitsverbetering van de
informatievoorziening middels een schriftelijke reactie te verhelderen
en de gestelde vragen te beantwoorden. 

 Het gaat hier om de volgende vragen.

Informatievoorziening: Moet het parlement geïnformeerd worden over het
voorstel? Zo ja, hoe? Hoe wordt het parlement op de hoogte gehouden over
de voortgang? Welke prestatie -indicatoren worden gebruikt? Zijn deze
toereikend? Moeten ze worden gekoppeld aan beleidsdoelstellingen? Moeten
er normen zijn voor gebruikers? Moet er feedback georganiseerd worden om
te leren van klachten? Geleerde lessen: Welke informatie over de
activiteiten wordt gepubliceerd? Hoe en hoe vaak?Wanneer en hoe wordt
het beleid of project geëvalueerd om zicht te krijgen op de kosten en
baten en op de vraag of het beleid of project moet worden gecontinueerd,
aangepast, vervangen of beëindigd?