Preview document (🔗 origineel)

---

Aan de voorzitters van de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties en voor Economische Zaken uit de Tweede Kamer der
Staten-Generaal

Den Haag, 24 juni 2009

De werkgroep ICT-projecten bij de overheid, samengesteld uit leden van
de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken en voor Economische Zaken,
biedt u hierbij aan het eindverslag van de werkzaamheden van de
werkgroep sinds de instelling van de werkgroep op 27 maart 2008.

De werkgroep stelt de commissies voor het eindverslag over te nemen en
voor een kabinetsreactie voor te leggen aan het kabinet. Het eindverslag
en de kabinetsreactie zouden geagendeerd kunnen worden voor het algemeen
overleg over ICT-projecten bij de overheid in september 2009. De
werkgroep is vanzelfsprekend bereid om de commissies nog een nadere
toelichting te geven op het eindverslag.

De voorzitter van de werkgroep,

Gerkens

De griffier van de werkgroep,

Van Leiden

Inhoudsopgave

Inleiding										

Leeswijzer										

Voorgeschiedenis									

Het probleem									

Werkzaamheden werkgroep							

Parallelle ontwikkelingen 								

Conclusies en aanbevelingen							

Bijlagen: 

Brief aan minister BZK over aanvulling rapportage grote ICT-projecten	 

Handreiking voor de behandeling van ICT-projecten			

Relevante Kamerstukken 							

Samenstelling werkgroep en staf 						

Verzoek leden voor instellen werkgroep					

Eerste terugkoppeling werkgroep aan commissies BZK en EZ		

1.	Inleiding

Met deze notitie wil de werkgroep ICT aandacht vragen voor het grote
belang van het goed besturen van ICT-projecten door de overheid en van
een goede informatievoorziening over deze projecten, mede ten behoeve
van een zorgvuldige besluitvorming in de Kamer.

De werkgroep ICT is ontstaan naar aanleiding van een verzoek van de
leden Van der Burg, Gerkens, Heijnen en Hessels. Dit verzoek is door de
vaste commissies voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (vc BZK)
en voor Economische Zaken (vc EZ) besproken in de procedurevergaderingen
op 13 en 27 maart 2008. 

De werkgroep, bestaande uit de leden Brinkman, Van der Burg, Gerkens,
Heijnen, Hessels en Koser Kaya, heeft als opdracht meegekregen om een
onderzoeksvoorstel op te stellen naar aanleiding van de problematiek van
ICT-projecten bij de overheid. Dit parallel aan het toen nog lopende
onderzoek van de Algemene Rekenkamer. 

Op 25 september 2008 hebben de twee commissies in een
procedurevergadering ingestemd met de tussentijdse conclusies van de
werkgroep (zie bijlage VII). De werkgroep concludeerde dat er vooralsnog
geen aanleiding was om een parlementair onderzoek te starten en daartoe
een onderzoeksvoorstel voor te leggen aan de Kamer. De werkgroep
concludeerde dit voornamelijk naar aanleiding van de conclusie van de
Algemene Rekenkamer dat een diepgaander rijksbreed onderzoek naar
ICT-projecten niet mogelijk is door de beperkte beschikbare
administratie over de ICT-projecten. Daarnaast was de werkgroep van
mening dat de van het kabinet ontvangen informatie voldoende basis was
om een algemeen overleg te voeren met de minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties op 2 oktober 2008. 

De werkgroep is zich vervolgens gaan richten op praktische aanbevelingen
ter verbetering van het besturen van ICT-projecten door de overheid en
ter verbetering van de besluitvorming in de Kamer over ICT-projecten.

Op 25 juni 2009 is dit eindverslag in een procedurevergadering
voorgelegd aan de vc BZK en de vc EZ. De commissies hebben besloten…..
  deze passage na de besluitvorming in de commissies verder uitschrijven

2.	Leeswijzer

In dit eindverslag geeft de werkgroep in hoofdstuk 3 een korte
voorgeschiedenis weer van de aandacht in de Kamer voor de problematiek
van ICT bij de overheid en totstandkoming van de werkgroep. In hoofdstuk
4 wordt de problematiek verder uitgeschreven. In hoofdstuk 5 wordt
ingegaan op de werkzaamheden van de werkgroep, waarna in hoofdstuk 6 op
parallelle ontwikkelingen wordt ingegaan tijdens de werkzaamheden van de
werkgroep. Ten slotte wordt in hoofdstuk 7 uitgebreid ingegaan op de
conclusies van de werkgroep naar aanleiding van de gesprekken en de
daaruit voortvloeiende aanbevelingen. In de eerste twee bijlagen worden
twee aanbevelingen nader uitgewerkt, de brief aan de minister van BZK
over aanvullende informatie in de jaarrapportage over ICT-projecten en
de handreiking voor Kamerleden ter ondersteuning van de besluitvorming
over en controle op ICT-projecten. In de overige bijlagen wordt nadere
achtergrondinformatie weergegeven.

3.	Voorgeschiedenis

Op 19 juni 2007 heeft de Tweede Kamer twee moties aangenomen, die een
belangrijk startmoment zijn gebleken voor de werkzaamheden van de
werkgroep. De moties Gerkens c.s. (26643, nrs. 92) is de aanleiding
geweest voor een verzoek van de Kamer om twee onderzoeken van de
Algemene Rekenkamer naar ICT-projecten bij de overheid. De motie Hessels
c.s. (26643, nr. 93) heeft geleid tot de ontwikkeling door het kabinet
van een overzicht van grootschalige ICT-projecten bij het Rijk.
Daarnaast is op 19 juni 2007 de motie Hessels en Vendrik (26643, nr. 94)
met het verzoek om een voorstel voor een parlementair onderzoek
verworpen.

Op 29 november 2007 heeft de Algemene Rekenkamer het eerste rapport
“Lessen uit ICT-projecten bij de overheid, deel A” (26643, nr. 100)
aan de Kamer aangeboden. Op 1 juli 2008 verscheen de definitieve versie
van het tweede rapport, deel B (26643, nr. 130).

Op 1 oktober 2007 heeft het kabinet het eerste overzicht van
grootschalige ICT-projecten aan de Kamer gezonden, op verzoek van de
Kamer aangevuld met een overzicht op 8 februari 2008 (26643, nrs. 99
resp. 112).

De ontwikkelingen na juni 2007 leidden ertoe dat de behoefte aan een
parlementair onderzoek weer opspeelde. Dat is de reden geweest dat de
leden Van der Burg, Gerkens, Heijnen en Hessels een verzoek hebben
gedaan aan de vc BZK en vc EZ om een werkgroep samen te stellen om een
onderzoeksvoorstel voor te bereiden.

4.	Het probleem

De Kamer heeft met de motie Gerkens c.s. (26643, nr. 92) gevraagd om een
onderzoek van de Algemene Rekenkamer. Een aantal belangrijke aspecten
van het probleem met de ICT-projecten bij de overheid wordt weergegeven
in de motie: “in de afgelopen jaren zijn diverse ICT-projecten van de
overheid niet succesvol afgesloten waardoor er veel geld is verspild, er
geen gegevens bekend zijn over het totaal van de verspilling, er veel
onduidelijkheid bestaat over de bestuurlijke en projectmatige aansturing
van de automatiseringsprojecten bij de rijksoverheid, over de
effectiviteit ervan, over de wijze van aanbesteden, de professionaliteit
van het opdrachtgeverschap, de wijze van samenwerking tussen de overheid
en de marktpartijen, het risicomanagement en tenslotte over de
informatievoorziening aan de Tweede Kamer”. 

In het verzoek van de Kamer aan de Algemene Rekenkamer (26643, nr. 95)
zijn de vragen en aandachtspunten geformuleerd als uitwerking van de
motie.

De Algemene Rekenkamer formuleert in deel B van haar onderzoek het
probleem als volgt: “ICT-projecten bij de overheid vallen veel duurder
uit dan gedacht, vragen meer tijd dan gepland of leveren niet het
gewenste resultaat op. De Algemene Rekenkamer stelt verder dat dit
ernstig is omdat met ICT-projecten van de overheid vaak veel publiek
geld is gemoeid en de gevolgen van in meer of mindere mate mislukte
projecten vaak groot en maatschappelijk onaangenaam zijn”.

5.	Werkzaamheden werkgroep

De werkgroep is gestart met een tweetal bijeenkomsten om te komen tot
een onderzoeksvoorstel. Daarnaast heeft de werkgroep op 15 mei 2008
gesproken met de Algemene Rekenkamer over de bevindingen van de
rekenkamer tijden de onderzoeken en over de afstemming van het
onderzoeksvoorstel van de Kamer met deze onderzoeken. Naar aanleiding
van deze bijeenkomsten heeft de werkgroep het standpunt ingenomen dat
nog geen onderzoeksvoorstel wordt opgesteld, maar eerst het tweede
rapport van de Algemene Rekenkamer wordt afgewacht en parallel daaraan
een aantal gesprekken wordt gevoerd met deskundigen.

In totaal is de werkgroep acht keer bij elkaar geweest. In 2008 op 16
april, 22 mei, 25 juni, 18 september en 5 november en in 2009 op 1
april, 13 mei en 10 juni.

Op 25 juni 2008 heeft de Algemene Rekenkamer de Kamer middels een
technische briefing geïnformeerd over de bevindingen van het tweede
onderzoek, waartoe het rapport “Lessen uit ICT-projecten bij de
overheid, deel B” is uitgebracht op 1 juli 2008. Zie verder hoofdstuk
6 voor de uitkomsten van dit onderzoek.

Op 5 juni 2008 heeft de werkgroep gesproken met drie hoogleraren,
waarbij het onderzoek van de Algemene Rekenkamer centraal stond.

Op 19 juni 2008 is gesproken met een aantal (ervarings)deskundigen uit
het bedrijfsleven. Bij deze gesprekken werd behalve op het onderzoek van
de Algemene Rekenkamer voornamelijk ingezoomd op de toepassing van de
aanbestedingsprocedures bij ICT-projecten van de overheid en de
ervaringen met grote ICT-projecten bij het bedrijfsleven.

Naar aanleiding van de gesprekken op 19 juni is op 3 juli 2008 met de
Nederlandse Mededingingsautoriteit en de Rijksrecherche gesproken over
de mogelijke risico’s bij aanbestedingsprocedures op de huidige markt,
waaronder onrechtmatigheden en integriteitinbreuken aan de kant van de
overheid en het bedrijfsleven. Deze gesprekken zijn weer aanleiding
geweest voor de werkgroep om op 19 november een gesprek te plannen met
de ministers van BZK en van Justitie en de staatssecretaris EZ. Daarbij
is afgesproken dat de werkgroep een overzicht van specifieke signalen
voor mogelijke risico’s aan de Directeur-generaal Organisatie en
Bedrijfsvoering Rijk van het ministerie van BZK zou overhandigen. 

Over dit lijstje van signalen en over de verdere ontwikkelingen binnen
de ambtelijke organisatie van het Rijk, waaronder de aanstelling van een
Chief Information Officer (CIO) per departement, is op 4 december 2008
gesproken met de Directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk
van het ministerie van BZK. 

Naar aanleiding van deze gesprekken concludeert de werkgroep dat de
signalen uit de gesprekken over integriteitsbreuken en onrechtmatigheden
grondig zijn besproken en onderzocht. Er is voor de werkgroep
onvoldoende grond om nog nadere stappen te zetten. Dit laat onverlet dat
bij de ontwikkeling van toekomstig beleid en bij toekomstige
aanbestedingsprocedures voldoende aandacht dient te zijn voor
integriteit en een gelijk speelveld voor de betrokken actoren. 

Tenslotte heeft de werkgroep op 19 maart 2009 gesproken met een aantal
huidige en oud-leden van de Kamer over de lessen die geleerd kunnen
worden uit de ervaringen met mislukte en lopende ICT-projecten en de
betrokkenheid van en besluitvorming in de Kamer.

De werkgroep is van mening dat door de bovenstaande gesprekken een
redelijk compleet beeld is ontstaan van de situatie en de gewenste
oplossingsrichting als het gaat om het besturen van grote ICT-projecten
bij de overheid en de betrokkenheid van de Kamer. De gesprekken geven
een beeld weer dat grotendeels overeen komt met de conclusies van de
Algemene Rekenkamer. Deze punten worden verder uitgewerkt in het
hoofdstuk met de conclusies van de werkgroep. Daarom wordt in dit
eindverslag niet nader ingegaan op de gesprekspartners en de inbreng.

6.	Parallelle ontwikkelingen

De werkgroep heeft haar werkzaamheden verricht in de periode tussen
maart 2008 en juni 2009. Parallel aan deze werkzaamheden speelde zich
drie relevante ontwikkelingen af. Ten eerste de onderzoeken van de
Algemene Rekenkamer, ten tweede het debat tussen Kamer en kabinet over
ICT-projecten bij de overheid en ten derde het project parlementaire
zelfreflectie van de Kamer. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op deze drie
ontwikkelingen en de relatie daarvan met de werkzaamheden van de
werkgroep.

Rapporten Algemene Rekenkamer

Zoals al eerder aangegeven is er een directe link tussen de
werkzaamheden van de werkgroep en de twee verzoekonderzoeken van de
Algemene Rekenkamer. De rekenkamer geeft in de rapporten aan dat zowel
het bedrijfsleven als de overheid worstelt met het goed besturen van de
ICT-projecten. Als belangrijkste oorzaak van het (deels) mislukken van
ICT-projecten bij de overheid noemt de rekenkamer dat deze projecten
vaak te ambitieus en te complex worden door een combinatie van
politieke, organisatorische en technische factoren. Verder stelt de
rekenkamer dat er bij deze projecten onvoldoende balans is tussen
ambitie, mensen, middelen en tijd. Daarbij is een goede
informatie(voorziening) noodzakelijk voor het besturen van de projecten,
maar dus ook voor de controle daarop door de Kamer.

Ten aanzien van de informatievoorziening wordt vervolgens geconcludeerd
dat deze zeker onvoldoende is voor bestuur en controle. Zo heeft de
rekenkamer onvoldoende gegevens kunnen terugvinden in de administratie
van de projecten om conclusies te kunnen trekken ten aanzien van de
doelmatigheid en doeltreffendheid en ten aanzien van vermijdbare kosten
en vertragingen.

Een belangrijke conclusie voor de werkgroep, die volgt uit deze te
beperkte administratie, is dat een uitgebreid rijksbreed onderzoek
weinig toegevoegde waarde heeft. De vaste commissies voor BZK en EZ
hebben die conclusie op voorstel van de werkgroep overgenomen door te
stellen dat er geen behoefte is aan een parlementair onderzoek
(procedurevergadering op 25 september 2008). Bij de conclusies en
aanbevelingen van de werkgroep wordt specifieker ingegaan op een aantal
aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer.

Debat tussen Kamer en kabinet

Het algemeen overleg met de minister van BZK op 12 maart 2008 (26643,
nr. 123) heeft plaatsgevonden kort voor de besluitvorming over het
instellen van de werkgroep. Bij dit overleg stond een groot aantal
brieven geagendeerd. Centraal stond de discussie over het eerste rapport
van de Algemene Rekenkamer, het eerste overzicht van grote ICT-projecten
en de verantwoordelijkheid van de minister van BZK binnen het kabinet
met betrekking tot ICT-projecten. Naar aanleiding van dit algemeen
overleg zijn door het kabinet een aantal stappen gezet ter verbetering,
maar er bleek toch voldoende aanleiding voor een nadere analyse door de
werkgroep, samengesteld uit de betrokken commissies.

Op 2 oktober 2008 heeft een algemeen overleg plaatsgevonden met de
minister van BZK (30146, nr. 23). Bij dit overleg stonden, naast een
aantal andere ICT-onderwerpen, voornamelijk het tweede rapport van de
Algemene Rekenkamer en de eerste bevindingen van de werkgroep centraal.
Naar aanleiding van een voorstel van de werkgroep is de minister door de
betrokken commissies verzocht ten behoeve van het overleg nadere
informatie aan de Kamer te zenden. Bij het overleg zijn een aantal
conclusies getrokken. Er is overeenstemming om bij alle ministeries een
CIO aan te stellen, te komen tot verdere deskundigheidsbevordering bij
de overheid en om de Kamer jaarlijks te informeren met een rapportage
over grote ICT-projecten. Verder wordt vanaf de begroting 2010 inzicht
geboden in de kosten van de ICT-projecten. Een nadere uitwerking van
deze punten is terug te vinden in het hoofdstuk 7.

De minister heeft de Kamer sinds het algemeen overleg op 2 oktober 2008
nadere informatie en voorstellen gezonden. De betrokken commissies
hebben in de procedurevergadering op 19 februari 2009 besloten om een
volgend algemeen overleg met het kabinet te plannen nadat de werkgroep
de werkzaamheden heeft afgerond. De werkgroep stelt voor dit overleg te
plannen in september 2009.

Zelfreflectie Kamer

Op 25 maart 2009 is een symposium georganiseerd over de analyse en
aanbevelingen van de stuurgroep parlementaire zelfreflectie met als
titel “vertrouwen en zelfvertrouwen”. De Kamer heeft op 8 juni 2009
nog over het definitieve rapport van de stuurgroep (31845, nr. 3)
gesproken. Een van de centrale dilemma’s betreft de
informatievoorziening aan de Kamer en de wijze waarop de Kamer haar
eigen agenda en onderzoek organiseert. Daarbij speelt de
kennisversterking en verbetering van de deskundigheid van de Kamer een
grote rol. Die discussie over de inzet tot verbetering richt zich
vanzelfsprekend op de Kamerleden zelf, maar tevens op de ondersteuning
van de leden door het fractiepersoneel en vanuit de ambtelijke
organisatie. Volgens de werkgroep is ICT zeker een van de onderwerpen
waarover de kennis en deskundigheid in de Kamer verbeterd dient te
worden. Daarbij gaat het volgens de werkgroep niet alleen om de
toepassing van ICT in de Kamer ten behoeve van de politieke processen,
zoals de stuurgroep stelt, maar ook om de politieke besluitvorming in de
Kamer over ICT-projecten bij de overheid. Daarbij kunnen de door
stuurgroep genoemde toekomstagenda en onderzoeksagenda worden benut om
ICT meer onder de aandacht te brengen.

7.	Conclusies en aanbevelingen

Op basis van de werkzaamheden van de werkgroep en de ontwikkelingen
sinds de zomer van 2007 heeft de werkgroep hieronder een aantal
conclusies en aanbevelingen geformuleerd met als doel het verbeteren van
het besturen van grote ICT-projecten bij de overheid, de
informatievoorziening en de besluitvorming van de Kamer. Een belangrijk
deel van de conclusies en aanbevelingen van de werkgroep ligt in lijn
met de reeds gestarte inzet van het kabinet en de Kamer, maar geven een
aanzet tot verdergaande noodzakelijke verbeteringen. 

Conclusies:

Bestuurlijke dimensie

Het grote belang van het goed besturen van grote ICT-projecten dient
onderkend te worden. Dat geldt zeker voor de overheid, omdat het om de
besteding van publiek geld gaat. De overheid dient te bewaken dat het
publieke belang voldoende wordt gewaarborgd. Daarnaast heeft de burger
ook baat bij goed bestuur en goed functionerende ICT-projecten, zodra
deze systemen directe invloed hebben op de burger. Dit geldt
bijvoorbeeld bij de Belastingdienst, het elektronische
patiëntensysteem, maar ook bij het aanleveren van informatie via een
(digitaal) loket van de overheid.

Voor wat betreft het Rijk is het van groot belang dat de bewindspersonen
grip krijgen op de ICT-projecten en daarmee beter de
verantwoordelijkheid kunnen dragen voor de systemen en het besturen van
de processen daarbij. Vervolgens kunnen de bewindspersonen dan beter
bewaken dat er realistische ambities worden gesteld. De werkgroep
onderschrijft de stelling van de Algemene Rekenkamer dat de
bewindspersonen verantwoordelijkheid moeten dragen voor een juiste
balans tussen ambitie, mensen, middelen en tijd. Deze
verantwoordelijkheid reikt niet zelden verder dan de projecten van een
bewindspersoon zelf. Een bewindspersoon dient te bewaken dat het
publieke belang voldoende wordt behartigd. Dat geldt bijvoorbeeld
richting uitvoeringsorganisaties, Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s)
en Rechtspersonen met een wettelijke taak (RWT’s). De Algemene
Rekenkamer spreekt hierbij in het tweede rapport (bijlage 6) over
specifieke en algemene verantwoordelijkheid van een bewindspersoon
indien de uitvoering door derden plaatsvindt.

Aanvullend aan de ministeriële verantwoordelijkheid van iedere minister
heeft de minister van BZK een belangrijke systeemverantwoordelijkheid
als coördinerend bewindspersoon binnen het kabinet. De invulling van
deze coördinerende rol dient wat de werkgroep betreft verder ingevuld
te worden door de minister. Een onderdeel van de versterking betreft de
actievere houding van de minister van BZK om de collega’s te
begeleiden bij de versterking van de verantwoordelijkheden. De minister
van BZK heeft wat de werkgroep betreft een toetsende taak gericht op de
processen bij het Rijk en bij de decentrale overheden. Daarnaast dient
de Kamer de minister van BZK ook meer aan te spreken op deze rol.

De minister van BZK dient vanuit de coördinerende rol een overkoepelend
beeld en visie te schetsen van de ICT-projecten bij het Rijk en daarbij
tevens in te gaan op de trends en risico’s. Een belangrijk
aandachtspunt daarbij is de onderlinge samenhang van de ICT-projecten en
mate waarin de systemen met elkaar kunnen communiceren. Daarnaast is een
belangrijk aandachtspunt de rijksbrede uniformiteit van de administratie
en indeling in kostensoorten. Ten slotte is een belangrijp aandachtspunt
de toenemende ketenafhankelijkheid en bepalende rol van ICT voor het
functioneren van de overheid. De werkgroep deelt daarin de zorgen van de
Nationale ombudsman in zijn jaarverslag over 2008 (31866, nr. 1), dat de
belangen van de burger onvoldoende gewaarborgd kunnen worden door de
toenemende ketensamenwerking (als oplossing van de verkokering) en
keteninformatisering bij de honderden onderdelen van de overheid. Dit
doordat er binnen de ketens onvoldoende afstemming bestaat middels en
tussen de ICT-systemen, terwijl de afhankelijkheid van deze ketens voor
zowel overheid als burgers steeds groter wordt. 

Ook de decentrale overheden hebben een belangrijke verantwoordelijkheid
richting de burgers in de betreffende regio voor zowel de kosten van een
ICT-project als het besturen van een project, zeker daar waar er directe
gevolgen zichtbaar worden voor de burger. De decentrale overheden zijn
vanzelfsprekend zelfstandige bestuurslagen, maar het kabinet draagt ook
verantwoordelijkheid voor een optimale doorwerking van beleid of wet- en
regelgeving met een ICT-component op rijksniveau naar de regio.
Daarnaast is het zeer belangrijk dat er samenwerking wordt gezocht
tussen de overheden als het gaat om de toepassing van een architectuur
en van specifieke ICT-systemen en de onderlinge aansluiting van deze
systemen.

De Kamer heeft net als het kabinet een belangrijke rol bij het bewaken
van de eerder genoemde balans (bij punt 2). Dat geldt in de eerste
plaats voor de Kamerleden in de rol van controleur. De
informatievoorziening aan de Kamer dient daarvoor toereikend te zijn.
Daarnaast geldt dat evenzeer voor de Kamerleden in de rol van
medewetgever, waarmee zij de medeverantwoordelijkheid hebben om
zorgvuldige besluitvorming te laten plaatsvinden. Dat geldt bijvoorbeeld
bij amendering inzake wetgeving, zeker als deze op het laatste moment
plaatsvindt, dient de Kamer nadrukkelijk oog te hebben voor de
consequenties daarvan voor ICT. 

Positionering en kwaliteitsverbetering informatiemanagement

Een belangrijk verbeterpunt is de kwaliteitsborging van ICT in de
primaire en secundaire werkprocessen van de ministeries. Daarbij spelen
de kennis en vaardigheden van ambtenaren en bestuurders met het besturen
van en met de informatievoorziening over ICT-projecten een belangrijke
rol. Voor de verbetering van de kwaliteitsborging van ICT-projecten
worden door het kabinet maatregelen getroffen. Een van die maatregelen,
waarover Kamer en kabinet overeenstemming hebben bereikt, is de
aanstelling van de CIO per departement en een CIO-Rijk bij het
ministerie van BZK. De CIO’s kunnen een belangrijke bijdrage leveren
aan de gewenste verbeteringen in de organisatie en inrichting van het
opdrachtgeverschap binnen de ministeries en de ambtelijke advisering aan
bewindspersonen. In de brief van de minister van BZK van 12 december
2008 (26643, nr. 135) wordt uitgebreider ingegaan op rol van de CIO.

De informatievoorziening met betrekking tot ICT-projecten dient
verbeterd te worden. Dit is in het belang van de overheid zelf om de
besturing van de projecten te optimaliseren. Een goede
informatievoorziening aan de Kamer is ook van groot belang om de Kamer
in de gelegenheid te stellen haar rol te vervullen.

Bij de eerder bepleitte rijksbrede uniformiteit van de administratie en
indeling in kostensoorten is het van belang dat een heldere formulering
plaatsvindt van het start- en eindpunt van een project. Daarnaast moet
een uniforme toepassing plaatsvinden van (tussen)evaluatiemomenten. De
werkgroep stemt in met de door de minister van BZK voorgestelde
toepassing van het model projectplan en de Gateway-reviews, maar ziet
graag een verplichte toepassing van dit model en deze systematiek ter
bevordering van de kwaliteitsverbetering en de harmonisering. 

Bij de aanbestedingsprocedure en opdrachtverlening van grote
ICT-projecten moet zorgvuldig worden afgewogen hoe deze worden
ingericht, zeker gezien de huidige markt met een beperkt aantal grote
ICT-leveranciers en daarmee grote (wederzijdse) afhankelijkheid. Een
mogelijkheid daarbij is het opsplitsen van grote projecten om daarmee
meer leveranciers de mogelijkheid te bieden een offerte in te dienen.
Daartoe moet de organisatie van overheden goed worden ingericht met
onder andere leveranciersmanagement, zoals ook de Algemene Rekenkamer
stelt. Daarnaast dient bij de overheid voldoende aandacht te zijn voor
het voorkomen van onrechtmatigheden en integriteitsbreuken. Op basis van
de specifieke signalen, die de werkgroep heeft gekregen en doorgespeeld
aan het kabinet, is er onvoldoende grond om nadere stappen te zetten.
Dit laat onverlet dat de signalen wel betrokken moeten worden bij de
ontwikkeling van beleid ter bevordering van integriteit en bestrijding
van onrechtmatigheden. Daarnaast kunnen de signalen betrokken worden bij
de ontwikkeling van sturingsinstrumenten op het gebied van externe
inhuur (aanbestedingstrajecten), waarbij beleidsgevoelige advisering aan
de orde is.

Informatievoorziening aan en besluitvorming in de Kamer

Bij de onderstaande conclusies is de werkgroep zich bewust van de
eventuele extra administratieve lasten als gevolg van de conclusies. De
werkgroep is echter van mening dat met een betere informatievoorziening
meer inzicht en overzicht wordt verkregen, waardoor meer transparantie
wordt bereikt. Daardoor kunnen betere besluiten worden genomen en wordt
voorkomen dat achteraf meer bureaucratie, kosten en procedures moet
worden toegepast.

Het kabinet heeft zoals eerder gesteld de eerste verantwoordelijkheid om
te komen tot een goede besturing van ICT-projecten en de Kamer goed te
informeren indien voorstellen aan de Kamer worden gezonden voor beleid
of wet- en regelgeving. Daarnaast heeft de Kamer de verantwoordelijkheid
om bij de behandeling van de voorstellen van het kabinet zorgvuldig te
besluiten.

De Kamer dient middels een jaarlijkse rapportage geïnformeerd te worden
over de grote ICT-projecten. De minister van BZK heeft dit middels een
brief al toegezegd (26643, nr. 135). De werkgroep is nog niet akkoord
met de invulling van de rapportage en wil graag een nader voorstel
voorleggen aan het kabinet (zie bijlage I) ten behoeve van nog te
ontvangen eerste rapportage (zie bijlage I). Naar aanleiding van de
eerste rapportage en het overleg daarover tussen Kamer en kabinet wordt
geconcludeerd of een optimaler informatievoorziening aan de Kamer alsnog
wenselijk is. Daarbij kan de optie van een Groot Project worden
overwogen.

De bewindslieden dienen de Kamer in aanvulling op de jaarrapportage
tijdig te informeren over een belangrijke ontwikkeling of beslismoment
bij een lopend ICT-project, zodat de Kamer betrokken wordt bij de
besluitvorming. Daarover wordt geen standaardpakket van minimale eisen
voorgelegd, waaraan een dergelijk beslismoment moet voldoen. Eventuele
afspraken daarover worden overgelaten aan de betreffende Kamercommissie
in samenspraak met de bewindspersoon.

Als overeenstemming is bereikt tussen Kamer en kabinet over de structuur
van informatievoorziening aan de Kamer en de jaarrapportage in het
bijzonder, dan verdient het de sterke voorkeur om de rapportage uit te
breiden. Daarbij moet gedacht worden aan ICT-projecten bij het Rijk met
een hoog risicoprofiel, die een budget hebben van minder dan 20 miljoen
euro. Een andere wenselijke uitbreiding is die met ICT-projecten bij
zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s), rechtspersonen met een
wettelijke taak (RWT’s) en private organisaties met een publieke taak.
De wenselijkheid hiervan blijkt uit zowel uit het debat tussen Kamer en
kabinet als uit de rapporten van de Algemene Rekenkamer en de
jaarverslagen van de Nationale ombudsman

De informatievoorziening van het kabinet aan de Kamer over nieuwe
beleidsvoorstellen of wet- en regelgeving met een ICT-component moet
verbeterd worden. Het gaat zowel om het zichtbaar maken van de
ICT-component als de uitwerking daarvan. Een belangrijk aandachtspunt is
dat bij ontwikkeling van beleid en wet- en regelgeving voldoende
rekening wordt gehouden met de uitvoering in algemene zin en de
ICT-component in specifieke zin. Daarnaast moet bij de architectuur en
bouw van een ICT-systeem rekening worden gehouden met het kunnen
inpassen en doorvoeren van toekomstige wijzigingen van beleid of wet- en
regelgeving. Daarbij kan gedacht worden aan het uitvoeren door de
overheid van een impact assessment.

Ten behoeve van de verbetering van de besluitvorming in de Kamer over
ICT-projecten moet niet alleen de informatievoorziening door het kabinet
verbeterd worden, maar is ook de kennisversterking en bewustwording in
de Kamer met betrekking tot ICT van groot belang. Dit belang wordt ook
onderstreept door de Algemene Rekenkamer. Ter verbetering van de ook in
het kader van de zelfreflectie geopperde zelfstandige (tegen)kracht van
de Kamer ten opzichte van het kabinet kan de kennisversterking en de
bewustwording ook onderdeel uitmaken van de al vaker geopperde
onderzoeksagenda van de Kamer. Dan kan het gaan om ex-ante en ex-post
onderzoek.

Ter verbetering van de kennis bij Kamerleden zelf heeft de werkgroep een
handreiking opgesteld met aandachtspunten voor Kamerleden bij de
behandeling van een ICT-project. Het is vanzelfsprekend het kabinet die
de eerste verantwoordelijkheid heeft om een vergelijkbare checklist te
hanteren alvorens een voorstel aan de Kamer voor te leggen. De
handreiking is voor de Kamerleden inzetbaar ten behoeve van de
controlefunctie van de Kamer, maar ook als medewetgever. Met deze
handreiking kan de Kamer een voorstel van het kabinet toetsen alvorens
het verder te behandelen en tot besluitvorming over te gaan. Als de
handreiking goed wordt toegepast kan de Kamer beter de
medeverantwoordelijkheid dragen voor het genomen besluit.

Aan de verbetering van de besluitvorming in de Kamer kan ook de
ambtelijke organisatie een bijdrage leveren. Om de kennis en
bewustwording van de ambtelijke organisatie te vergroten is de inzet om
een of meerdere medewerkers met specifieke kennis en vaardigheden aan te
stellen een eerste randvoorwaarde. Aan deze randvoorwaarde kan en dient
op korte termijn voldaan te worden. De medewerker(s) met deze specifieke
kennis en vaardigheden hebben als belangrijkste taken om de voorstellen
van het kabinet te screenen op ICT-componenten en de betreffende
commissies daarover gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen.
Daarnaast dient breder in de ambtelijke organisatie bewustwording voor
de ICT-component van kabinetsvoorstellen te ontstaan. De samenwerking
tussen de zogenaamde ICT-medewerker(s) en de commissiestaven kan dan
leiden tot een optimalere advisering aan de commissies. Op de
positionering van de ICT-medewerker(s) gaat de werkgroep in bij de
aanbevelingen.

Aanbevelingen

De overheid dient bij de ontwikkeling van beleid en wet- en regelgeving
en de toepassing van ICT daarbij de burger en het bedrijfsleven centraal
te stellen. Een uitwerking daarvan is een optimale en transparante
informatievoorziening aan de Kamer. De overheid heeft daarbij de eerste
verantwoordelijkheid om een voorstel goed voor te bereiden, zodat de
Kamer bij de behandeling voldoende inzicht heeft om tot een voldragen
besluit te komen.

De minister van BZK met een brief verzoeken om een uitbreiding van de
voorgenomen eerste jaarrapportage aan de Kamer en daartoe de minister te
verzoeken de rapportage niet in juni, maar pas in september 2009 aan de
Kamer te zenden (zie bijlage I). Na ontvangst van de eerste rapportage
(september 2009) een overleg organiseren van de commissies BZK en EZ met
het kabinet. Naar aanleiding van dat overleg geeft de werkgroep in
overweging om te bezien of een optimalere informatievoorziening aan de
Kamer wenselijk is. Daarbij kan de optie van een Groot Project worden
overwogen. 

Deze aanbeveling is in de procedurevergadering op 28 mei 2009 reeds
overgenomen

De minister van BZK in deze brief tevens een aantal andere verzoeken
voor te leggen, waaronder het opstellen van een overkoepelende visie
over de ICT-projecten bij het Rijk en daarbij tevens in te gaan op de
trends en risico’s en waaronder de verplichtstelling van het
rapportagemodel en van de Gateway-reviewmethode voor ICT-projecten.

Deze aanbeveling is in de procedurevergadering op 28 mei 2009 reeds
overgenomen

De minister van BZK meer mogelijkheden geven om de rol van coördinerend
bewindspersoon invulling te geven, onder andere met een toetsende taak
richting Rijk en decentrale overheden voor wat betreft de processen. Het
begrip mogelijkheden duidt hierbij niet op het overstijgen van de
verantwoordelijkheden van bewindspersonen en decentrale overheden.

Het vaststellen van een handreiking voor Kamerleden ter ondersteuning
van de behandeling van en besluitvorming over ICT-voorstellen van het
kabinet (zie bijlage II). Met deze handreiking kan de Kamer een voorstel
van het kabinet toetsen alvorens het verder te behandelen en tot
besluitvorming over te gaan. De Kamer draagt uiteindelijk
medeverantwoordelijkheid voor het genomen besluit.

Het adviseren van fracties om de onderlinge kennisuitwisseling op het
gebied van ICT binnen fracties te stimuleren. De meeste fracties hebben
een ICT-woordvoerder, die binnen een fractie door collega’s kan worden
betrokken bij besluitvorming in een bepaalde commissie of plenair over
een ICT-project of beleid/wetgeving met een ICT-component. Daarnaast kan
ook binnen de fractieondersteuning meer kennis worden gebundeld bij de
behandeling van ICT-voorstellen.

Het vergroten van de inzet en de kennis van ambtelijke ondersteuning op
het terrein van ICT. Daarbij kan gedacht worden aan de inzet van in
totaal 1 fte. Dit deel van de ambtelijke ondersteuning heeft twee taken.
Het screenen van kabinetsvoorstellen op ICT-componenten en gevraagd en
ongevraagd advies uitbrengen aan de betreffende commissie. Het gaat
daarbij om zowel ICT-projecten als beleidsvoorstellen of nieuwe wet- en
regelgeving met een directe of indirecte ICT-component. 

Daarnaast beveelt de werkgroep aan om ICT als een standaard
aandachtspunt in de ambtelijke wetgevingsrapporten op te nemen. De
werkgroep stelt voor de twee taken te spreiden over twee ambtelijke
diensten, de Diensten Commissieondersteuning en het Bureau onderzoek en
Rijksuitgaven (BOR). Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat de
betreffende medewerkers nauw betrokken zijn bij de werkzaamheden van de
commissies. 

Concreet stelt de werkgroep voor dat 0,4 fte wordt belegd bij de staven
van de commissies BZK en EZ, aangezien deze commissies ICT bij de
overheid respectievelijk het bedrijfsleven in portefeuille hebben. De
belangrijkste taak van de staven van deze commissies is het screenen van
de voorstellen vanuit de regering en in overleg met het BOR een beknopt
advies uit te brengen aan de betreffende commissie. Daarvoor is een
uitbreiding van deze staven noodzakelijk om de overige werkzaamheden te
kunnen blijven continueren. De werkgroep stelt verder voor de overige
0,6 fte te beleggen bij het BOR. De belangrijkste taak van deze
medewerker(s) van het BOR is om in samenwerking met de commissiestaven
uitgebreide adviezen, gevraagd en ongevraagd, uit te brengen aan de
betreffende commissies. De werkgroep realiseert zich dat gezien het
huidige takenpakket van het BOR, de gevraagd 0,6 FTE uitbreiding voor
ICT werkzaamheden, nu niet zonder meer bij het BOR te realiseren is.
Bovendien is het noodzakelijk de kennis op het terrein van ICT bij beide
ambtelijke diensten te organiseren om de taken goed uit te kunnen
voeren.

Bijlage I	Brief aan minister BZK over aanvulling rapportage grote
ICT-projecten

In de procedurevergadering op 28 mei 2009 hebben de commissies BZK en EZ
ingestemd met het verzenden van onderstaande brief aan de minister van
BZK. De werkgroep heeft deze brief vooruitlopend op het eindverslag
voorgelegd aan de commissies om te voorkomen dat de minister van BZK de
eerste jaarrapportage van ICT-projecten aan de Kamer zou aanbieden,
zonder rekening te houden met de elementen uit de door de werkgroep
voorgestelde brief. De toezending van de jaarrapportage aan de Kamer was
voorzien voor juni 2009. De jaarrapportage wordt uiterlijk in september
2009 verwacht, waarna een algemeen overleg wordt gehouden over
ICT-projecten bij de overheid.

		Aan de minister van Binnenlandse Zaken 

		en Koninkrijksrelaties

Plaats en datum:	Den Haag, 28 mei 2009

Betreft:		Verzoek over jaarrapportage ICT-projecten bij de overheid

Ons kenmerk:	2009Z09512/2009D26288

Geachte mevrouw Ter Horst,

In de procedurevergadering van de vaste commissies voor Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties en Economische Zaken op 28 mei 2009 is
gesproken over de door u toegezegde jaarrapportage van ICT-projecten bij
de overheid.

De commissies verzoeken u ten behoeve van deze jaarrapportage om een
reactie op bijgaande brief die de commissies op voorstel van de
werkgroep ICT, samengesteld uit leden van deze commissies, aan u
voorlegt. U wordt verzocht uw reactie en de jaarrapportage begin
september 2009 aan de Kamer te zenden ten behoeve van een eind september
te plannen algemeen overleg ICT.

Bij deze breng ik u het verzoek van de commissies over.

Hoogachtend,

De griffier van de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties,

G.F.C. van Leiden

In de brief aan de Kamer d.d. 12 december 2008 informeert u de Kamer
over een rapportagemodel voor grote ICT-projecten bij het Rijk en over
de positionering en kwaliteitsverbetering van informatiemanagement bij
het Rijk (26643, nr. 135). U heeft in deze brief de toezegging gedaan de
Kamer jaarlijks een rapportage conform het voorgenomen rapportagemodel
aan te bieden, waarvan de eerste in het voorjaar van 2009 wordt
verstuurd. Daarnaast zullen grote ICT-projecten worden onderworpen aan
reviews en heeft u een voorstel voor de opzet van een projectplan bij
een groot ICT-project meegezonden.

De commissies van BZK en EZ hebben uw bovengenoemde voorstellen en
voornemens met belangstelling in ontvangst genomen. Beide commissies
hechten een grote waarde aan een juiste informatievoorziening over grote
ICT-projecten. Ook het verder verbeteren van de kwaliteit van grote
ICT-projecten middels onder andere het gebruik van een model projectplan
en het tussentijds reviewen van projecten zijn stappen in de juiste
richting. 

In deze brief wordt nader ingegaan op het rapportagemodel, de reviews,
de opzet van een model projectplan en de positionering en
kwaliteitsverbetering van informatiemanagement bij het Rijk. Hierbij
komt een aantal specifieke vragen en verzoeken aan de orde met
betrekking tot uw voorstellen. De commissies van BZK en EZ verzoeken u
om de jaarlijkse rapportage over grote ICT-projecten aan te vullen met
deze verzoeken en om de vragen te beantwoorden. De commissies van BZK en
EZ realiseren zich dat deze vragen en extra informatie-eisen aan de
rapportage een nadere uitwerking behoeven. Hier zal tijd mee gepaard
gaan. Het voornemen om in het voorjaar 2009 een eerste rapportage op te
leveren komt hiermee in het geding. De commissies van BZK en EZ
verzoeken u derhalve om de Kamer een eerste rapportage in september 2009
aan te bieden. Op basis van deze eerste rapportage zal worden beoordeeld
of in voldoende mate tegemoet wordt gekomen aan de informatiebehoefte
van de Kamer over grote ICT-projecten. 

Informatie in het voorstel rapportagemodel minister van BZK

De kosten van grote ICT-projecten zullen inzichtelijk worden gemaakt in
de jaarlijkse rapportage. Dit geldt voor nieuwe projecten en waar
mogelijk met terugwerkende kracht voor lopende projecten. De jaarlijkse
rapportage zal gaan over ICT-projecten bij het Rijk die meer dan 20
miljoen euro kosten.

Hieronder zijn enkele aanvullingen en vragen met betrekking tot de
rapportage c.q. het rapportagemodel opgenomen. De door de commissies BZK
en EZ gewenste aanvullingen in acht nemend, zijn beide commissies
positief over de opzet van de rapportage over grote ICT-projecten, 

Overkoepelend beeld 

De rapportage voorziet nu in een informatievoorziening per groot
ICT-project. Wat ontbreekt is een overkoepelend beeld van alle grote
ICT-projecten tezamen. Dit beeld moet de samenhang van de individuele
ICT-projecten, de tijdpadafhankelijkheid, de koppeling met het
ICT-beleid bij het Rijk, de cruciale projecten die als basisbouwsteen
fungeren en alle overige relevante overkoepelende aspecten weergeven. De
commissies van BZK en EZ wensen in de jaarlijkse rapportage ook
geïnformeerd te worden over dit overkoepelende beeld. 

Wij zien dat u als coördinerend minister op het gebied van ICT bij het
Rijk een belangrijke rol kunt vervullen voor de departement en
overheidslagen overstijgende ICT-projecten die betrekking hebben op de
bedrijfsvoering van overheidsorganisaties. Wij begrijpen dat RWT’s en
ZBO’s een eigen verantwoordelijkheid kennen voor de bedrijfsvoering.
Echter voor ICT-projecten die bij RWT’s en ZBO’s worden uitgevoerd
kunt u een meer toetsende rol vervullen, zodat onder andere kan worden
voorkomen dat projecten worden opgestart die op rijksniveau of bij
andere overheidslagen in toekomstige situaties voor
aansluitingsproblemen zullen zorgen. Ook op dit gebied wensen wij door u
op de hoogte te worden gehouden van de ontwikkelingen middels de
jaarrapportage.

Kostenoverzicht 

De kostensoorten die in de rapportage zullen worden opgenomen zijn:

Ingekochte apparatuur en standaard software

Extern personeel

Intern personeel

Bij ontwikkeling en bouw gebruikte hard- en software (licentiekosten)

Implementatiekosten als scholing en voorlichting

Het inrichten van een uniform kostenoverzicht voor grote ICT-projecten
is een nieuw en waardevol initiatief. In de rapportage zullen de
geplande kosten worden afgezet tegen de gerealiseerde kosten. Dit geeft
inzicht in de afwijkingen van projectbudgetten. Het kostenoverzicht
heeft een heldere structuur. Onduidelijk is echter of hiermee alle
ICT-kosten per project worden meegenomen of er wellicht nog een extra
kostensoort “overige kosten” aan moet worden toegevoegd. Dit is een
punt van aandacht. De commissies van BZK en EZ wensen een dergelijke
post “overige kosten” toe te voegen aan het kostenoverzicht, zodat
alle kosten gemoeid met het ICT-project integraal worden vermeld.

Een tweede punt dat aandacht behoeft is het verschil in ramingen en
realisaties. In de rapportage zou toelichting moeten worden gegeven op
de verschillen. Dat is in de voorgestelde opzet niet voorzien. Kunt u
ook de verschillen in raming en realisatie toelichting in de jaarlijkse
rapportage?

Een laatste aandachtspunt betreft de kosten van lopende projecten. U
geeft aan dat het onderscheid in kostensoorten voor lopende projecten
zoveel mogelijk wordt meegenomen in de rapportage. Onduidelijk is echter
hoe gerapporteerd zal worden over de lopende projecten waar dit niet
voor mogelijk is. Het is ook onduidelijk om hoeveel projecten het hier
gaat. In het kader van een juist en volledig kostenbeeld wenst de Kamer
ook deze lopende projecten in het overzicht terug te zien. Zijn er
andere mogelijkheden, los van de bestaande departementale
administraties, om de kosten van lopende ICT-projecten in kaart te
brengen, zodat de Kamer een volledig inzicht in de kostensoorten krijgt
van alle ICT-projecten bij het Rijk boven de 20 miljoen? Kunt u er voor
zorgen dat ook de kosten van deze lopende projecten worden meegenomen in
de jaarlijkse rapportage?

Definitie begin- en eindfase van een project. 

Om de eenduidigheid van de behandeling van grote ICT-projecten te
bepalen, dient er een duidelijke definitie te komen van de startfase en
de eindfase van een project. Is de start van een project het moment
waarop er budget geraamd is in de begroting? Of is de start het moment
waarop het projectteam van het ICT-project voor het eerst bijeenkomt?
Soortgelijke vragen kunnen worden gesteld bij de eindfase. Dit is ook
van belang om de gerealiseerde kosten af te kunnen zetten tegen de
geplande kosten. Hierover dient duidelijkheid te komen, vooral in
interdepartementaal verband. Het verzoek aan u is om deze eenduidigheid
rijksbreed te bewerkstelligen.

RWT’s en ZBO’s. 

ICT-projecten bij RWT’s en ZBO’s vallen onder de rijksuitgaven en
zouden daarmee ook onderdeel van de jaarlijkse rapportage moeten zijn.
Uiteindelijk gaat het hier ook om gemeenschapsgeld en lopen er vaak bij
deze instellingen grote projecten (UWV, IBG). U geeft aan dat het
mogelijk moet zijn om de ICT-projecten bij RWT’s en ZBO’s mee te
nemen in het overzicht. Bij de behandeling van de eerste jaarlijkse
voortgangsrapportage die u de Kamer aanbiedt, zal worden bezien of
aanvulling van de rapportage voor grote ICT-projecten bij RWT’s en
ZBO’s gewenst is.

Projectplan

In de rapportage zullen ook criteria worden opgenomen waaraan
afzonderlijke projectplannen moeten voldoen. U reikt uw collega
ministers een model projectplan aan. Een projectplan bevat de eisen die
voorafgaand aan het ICT-project worden gesteld. Het zijn de afspraken
over bijvoorbeeld de uitvoering, oplevering, business case,
risicoanalyse en exit-strategie. Een projectplan kan worden gezien als
een ex-ante toets waarin zaken worden vastgelegd die bij de uitvoering
van het project zeer relevant kunnen zijn. De commissies van BZK en EZ
erkennen het nut van een projectplan. Vraag is echter of het gebruik van
het projectplan facultatief is. Indien dit het geval is, dan verliest
het gebruik van dit instrument aanzienlijk aan kracht. De commissies van
BZK en EZ wensen het gebruik van het model projectplan verplicht te
maken.

In het rapportagemodel wordt vastgelegd of er een projectplan is
opgesteld conform de door u gestelde eisen. Naast informatie hierover
is, is het eveneens belangrijk om te weten of er veranderingen zijn ten
opzichte van het oorspronkelijke projectplan. De commissies van BZK en
EZ wensen naast de aanwezigheid van een projectplan ook hierover te
worden geïnformeerd.

Tenslotte hebben de commissies van BZK en EZ nog een aantal andere
aspecten die in een projectplan zou moeten worden meegenomen. Met name
vragen over de geleerde lessen van het project en de
informatievoorziening aan de Kamer over het project zijn niet opgenomen
in het model projectplan. Het verzoek is om de voorgestelde opzet van
het projectplan aan te vullen met deze niet opgenomen vragen. 

Reviews 

In het rapportagemodel zijn momenten en toetspunten van reviews
aangegeven. Het invoeren van reviewmomenten bij grote ICT-projecten is
een belangrijke positieve stap. Er kan worden bijgestuurd of het project
zou zelfs kunnen worden beëindigd. Een review wordt uitgevoerd voor het
beslismoment van een volgende projectfase door de departementale
auditdienst of in de vorm van een collegiale toets via de
Gateway-systematiek. Voor de commissies van BZK en EZ is het van belang
om inzicht te krijgen in de bevindingen van de reviews. De jaarlijkse
rapportage zou per ICT-project moeten ingaan op deze bevindingen.
Overigens is het onduidelijk wat het verschil in gebruik is van de
Gateway-systematiek en de reviews door auditdiensten. Het lijkt er op
dat het hier gaat om twee wezenlijk andere oordelen, respectievelijk een
collegiale toets versus een oordeel van een auditdienst.

Kunt u het verschil in deze reviewmethoden toelichten? Bent u voornemens
om deze twee reviewmethoden als alternatief van elkaar te (laten)
gebruiken? 

Van bevindingen in het algemeen die majeure gevolgen hebben voor het
verloop (of de beëindiging) van een groot ICT-project moet de
betreffende vakcommissie van de Kamer via de reguliere
informatievoorziening door een vakminister op de hoogte worden gebracht.
Dit staat derhalve los van de informatie over reviews in de jaarlijkse
rapportage.

Positionering en kwaliteitsverbetering informatiemanagement

U geeft aan dat ICT-projecten vaak meer geld kosten dan geraamd, langer
duren dan voorgenomen en soms mislukken. Het kabinet wil de i-functie
bij ministeries professionaliseren. Een belangrijke stap die daartoe is
genomen, is het aanwijzen van een Chief Information Officer (CIO) per
departement, het ontwikkelen en onderhouden van rijksbrede methoden en
technieken, zoals een model projectplan en het bevorderen van het
gebruik van de ICT-haalbaarheidstoets en de van de Gateway-systematiek. 

De acties in het kader van positionering van informatiemanagement binnen
het Rijk zouden niet alleen gericht moeten zijn op de interne processen
binnen de rijksdienst. Van belang is om het maatschappelijke nut in
ogenschouw te nemen. Primair is de rijksdienst georganiseerd om burgers
en bedrijven te dienen. Wij verzoeken u dan ook om de acties in het
kader van de positionering aan te vullen met acties om het perspectief
van nut en noodzaak voor burgers en bedrijven als primair uitgangspunt
te nemen bij nieuwe ICT-projecten.

Het is onduidelijk in hoeverre de acties die in het kader van rijksbrede
verbetering van informatiemanagement worden genomen nu ook zullen leiden
tot een efficiëntere en effectievere inzet, sturing en beheersing van
ICT bij het Rijk. In uw brief lijkt bijvoorbeeld het gebruik van het
model voor een projectplan en de Gateway-systematiek niet verplicht te
worden. In hoeverre zijn de ingezette instrumenten sturend? Kunt u
toelichting geven op de mate van effectiviteit en efficiency van de in
gang gezette activiteiten en uw sturing hierop? 

Tot slot

De commissies van BZK en EZ verzoeken u om de rapportage over grote
ICT-projecten aan te vullen met bovenstaande aanvullende
informatie-eisen. Daarnaast verzoeken beide commissies u de
onduidelijkheden over het rapportagemodel, de reviews, het projectplan
en de positionering en kwaliteitsverbetering van de
informatievoorziening middels een schriftelijke reactie te verhelderen
en de gestelde vragen te beantwoorden. 

Bijlage II	Handreiking voor de behandeling van ICT-projecten

Hieronder vindt u de handreiking, die de werkgroep ICT-projecten heeft
opgesteld ten behoeve van Kamerleden die te maken hebben/krijgen met
besluitvorming over grote ICT-projecten bij de Rijksoverheid of
voorstellen met een ICT-component. De handreiking bestaat uit een
overzichtelijk aantal van tien vragen, die leden zichzelf, maar ook
vooral aan het kabinet kunnen stellen bij de behandeling van een
voorstel. Als een voorstel slecht scoort op deze tien punten kan
overwogen het voorstel te laten aanpassen door het kabinet alvorens het
verder in behandeling te nemen.

Als basis voor de handreiking heeft de werkgroep de checklist gebruikt
die de Algemene Rekenkamer (AR) heeft opgenomen in haar rapport Lessen
uit ICT-projecten bij de overheid; Deel B . Die checklist is aangevuld
met punten vanuit de werkgroep. Dit uitgebreide overzicht van punten is
aanvullend aan de handreiking bijgevoegd in deze bijlage.

Handreiking

Ontwerp

Is het nut en het beoogde eindresultaat van het ICT-project uitgewerkt
en acceptabel?

Is er een goede ex-ante analyse geweest voorafgaand aan het besluit over
het ICT-project (incl. afweging alternatieven en ‘bewezen
technologie’)?

Zijn de planning, risico’s, beheersmaatregelen en
interventiemogelijkheden goed in kaart gebracht?

Beheersing

Is de aansluiting van het ICT-project met Europese en nationale wet- en
regelgeving goed verankerd?

Is de financiering en de controle op de uitgaven van het ICT-project
gedegen uitgewerkt?

Zijn er heldere sturings- en monitoringsinstrumenten voor het
ICT-project voor zowel bestuur als politiek?

Is de kwaliteitsborging van het ICT-project voldoende geregeld in de
verschillende fasen van het project?

Verantwoording

Zijn er goede afspraken over een kwalitatieve periodieke rapportage aan
de Kamer over het verloop van het project met heldere
prestatie-indicatoren?

Is de transparantie over het verloop van het ICT-project en het toezicht
in voldoende mate uitgewerkt?

Is het helder hoe het lerend vermogen bij de uitvoering en na afloop van
het ICT-project is georganiseerd?

Checklist van de Algemene Rekenkamer aangevuld met punten van de
werkgroep

Ontwerp

· Is het voorstel afgewogen tegen alternatieven, inclusief het
alternatief om niets doen?

· Is er gekeken naar het bestaande systeem een aanpassingen daarvan,
ofwel, is nieuw nodig?

· Gaat het om uitontwikkelde technologie, software e.d. ('bewezen
technologie') of om een innovatief, nog niet uitgetest traject?

· Is er aanleiding voor pilot(s) voorafgaand aan de volledige uitrol?

· Zijn de beheersmaatregelen duidelijk gedocumenteerd?

· Zijn de risico's en kansen systematisch in kaart gebracht? Hoe worden
deze beheerst? Is het proces bestand tegen tegenvallers? Welke
verstorende omstandigheden kunnen zich voordoen?

· Staat het beoogde beleid in verhouding tot de onderkende noodzaak van
een interventie?

· Voldoet het eindresultaat aan deugdelijke standaarden?

· Zou het voorstel vereenvoudigd kunnen worden zonder verlies aan de
functionaliteit?

· Als met één of meer partners samengewerkt wordt: is de verdeling
van de verantwoordelijkheden gedocumenteerd?

· Is het voorstel efficiënt en doeltreffend en biedt het een goede
prijskwaliteitsverhouding?

· Is het beleid houdbaar in de breedste betekenis van het woord? Moet
er een exit-strategie zijn?

· Voldoet de geplande activiteit aan de normen voor gelijkheid,
integriteit en betrouwbaarheid?

· Is het voorstel haalbaar binnen de beoogde tijd en kosten?

Beheer

· Is het voorstel verankerd in wet- en regelgeving? Zo nee, welke
stappen zijn nodig om dat voor (noodzakelijke onderdelen van) het
voorstel te regelen?

· Valt het beleid of project binnen de Europese regelgeving, met
inbegrip van beperkingen op staatssteun?

· Hoe wordt het voorstel gefinancierd? Is er budget en dekking?

· Valt de voorgestelde maatregel binnen de bevoegdheid van het
departement?

· Aan welke financiële voorschriften moet worden voldaan, voor zover
aanwezig?

· Hoe gaat de interne beheersing eruit zien? Is dat effectief? Is het
transparant?

· Welke financiële mogelijkheden worden gebruikt voor het beheersen
van de uitrol en implementatie?

. Kunnen project- en programmamanagementtechnieken nuttig toegepast
worden?

· Hoe wordt de voorgenomen nieuwe regeling gemonitord en hoe wordt de
efficiëntie gemeten?

· Zijn er maatregelen om gebruik te maken van feedback ter verbetering
van de resultaten?

· Welke waarborgen zijn voorzien ter bevordering van een goed en
correct gebruik van middelen en ter voorkoming van misbruik en fraude?

· Hoe worden de daaraan verbonden risico's gemonitord en de maatregelen
daarop aangepast?

· Welke interventiemogelijkheden zijn er als zaken uit de hand gaan
lopen? 

· Is het aantal externen beperkt, beheersbaar? Op welke wijze worden
externen ingezet

· Wat is de interne kwaliteit om het project te beheersen?

· Is er voldoende aandacht voor de kwaliteit van de opdrachtverlening 

· Is er voldoende aandacht voor een zorgvuldige aanbestedingsprocedure
en kan de opdracht bijvoorbeeld opgeknipt worden?

Verantwoording

· Moet het parlement geïnformeerd worden over het voorstel? Zo ja,
hoe?

· Hoe wordt het parlement op de hoogte gehouden over de voortgang?

· Welke prestatie -indicatoren worden gebruikt? Zijn deze toereikend?
Moeten ze worden gekoppeld aan beleidsdoelstellingen?

· Moeten er normen zijn voor gebruikers? Moet er feedback georganiseerd
worden om te leren van klachten?

· Moet er een regeling zijn om het beleid of project bij te stellen na
slechte prestaties?

· Moet de regeling worden gehandhaafd? Zo ja, staat dat in verhouding
tot het doel van de regeling?

· Is openbare toegang gewenst? Hoe?

· Wordt een nieuw beleid of dienst open, eerlijk en onpartijdig
toegepast?

· Is een beroepsprocedure nodig?

· Is toezicht noodzakelijk?

· Op welke wijze zijn de adviezen van de AR betrokken in het project.

· Wat zijn de uitdrukkelijke heroverwegingsmomenten op het project
en/of op delen ervan?

Geleerde lessen

· Welke audits (interne en externe) zijn voorzien?

· Welke informatie over de activiteiten wordt gepubliceerd? Hoe en hoe
vaak?

· Wanneer en hoe wordt het beleid of project geëvalueerd om zicht te
krijgen op de kosten en baten en op de vraag of het beleid of project
moet worden gecontinueerd, aangepast, vervangen of beëindigd?

Bijlage III	Relevante Kamerstukken

Ten aanzien van ICT–projecten bij de overheid zijn de volgende
Kamerstukken (allen 26643) van belang:

De moties die aanleiding zijn voor het onderzoek (nrs. 92 en 93)

De brief van de vc BZK aan de Kamer met het verzoek voor een onderzoek
aan de Algemene Rekenkamer (nr. 95); dit verzoek is door de Kamer
overgenomen

De brief van de Algemene Rekenkamer aan de Kamer in reactie op het
verzoek (nr. 96)

Brieven minister BZK met overzicht grootschalige ICT-projecten (nrs. 99
en 112)

Lijst van vragen en antwoorden n.a.v. brief nr. 99 (nr. 101)

Rapport van de Algemene Rekenkamer “Lessen uit ICT-projecten van de
overheid; Deel A” (nr. 100)

Lijsten van vragen en antwoorden n.a.v. AR-rapport (nrs. 105 en 106)

Brief minister BZK over coördinatie ICT-projecten (nr. 121)

Verslag algemeen overleg ICT-projecten op 12 maart 2008 (nr. 123)

Rapport van de Algemene Rekenkamer “Lessen uit ICT-projecten van de
overheid; Deel B” (nrs. 127 en 130)

Brief van de minister van BZK in reactie op motie Hessels (nr. 128)

Verslag algemeen overleg op 3 september 2008 over ICT-Agenda 2008-2011
(nr. 132)

Verslag algemeen overleg op 2 oktober 2008. (30146, nr. 23).

Brief minister van BZK over grote ICT-projecten (nr. 133)

Brief minister van BZK over onder meer de positionering en
kwaliteitverbetering van het informatiemanagement (incl. rapportagemodel
grote ICT-projecten) (nr. 135)

Bijlage IV	Samenstelling werkgroep ICT

Kamerleden:

Hero Brinkman, PVV

Brigitte van der Burg, VVD

Arda Gerkens, SP

Pierre Heijnen, PvdA

Jos Hessels, CDA (tot 1 maart 2009)

Jack Biskop, CDA (van 1 maart tot 1 mei 2009)

Margreeth Smilde, CDA (vanaf 1 mei 2009)

Fatma Koser Kaya, D66

Ambtelijke ondersteuning:

Gerald van Leiden, griffier

Frank Hendrickx, adjunct-griffier

Ellen Naborn, senior medewerker BOR

Melek Öncü, medewerker BOR

Bijlage V	Verzoek leden voor instellen werkgroep

6 maart 2008

Geachte voorzitter, beste collega’s van de vc BZK,

Graag willen wij de commissie Binnenlandse Zaken verzoeken een werkgroep
in te stellen die zich zal buigen over de problematiek met ICT projecten
bij de overheid. De werkgroep doet haar activiteiten parallel en
complementair aan het onderzoek van de Algemene Rekenkamer. De werkgroep
verzoekt de commissie ambtelijke ondersteuning beschikbaar te stellen
vanaf half maart tot tenminste eind september. Daarnaast sluiten wij
niet uit dat in een later stadium een verzoek zal worden gedaan voor
financiële middelen om extern onderzoek te verrichten.

 

Wij stellen voor dat de werkgroep allereerst zo spoedig mogelijk
onderzoeksvragen zal formuleren en deze aan de commissie zal voorleggen.


Bovendien willen wij via de commissie een oriënterend gesprek aanvragen
met de Algemene Rekenkamer om overlap te voorkomen. 

Graag bespreken we dit voorstel op de aankomende procedure vergadering,

Met vriendelijke groet,

Brigitte van der Burg

Arda Gerkens

Pierre Heijnen

Jos Hessels

Bijlage VI	Eerste terugkoppeling werkgroep aan commissies BZK en EZ

Datum	22 september 2008	MEMO

Van	werkgroep ICT

	Aan	leden en plv. leden van de vc BZK en vc EZ



Onderwerp	terugkoppeling van de werkgroep aan de commissies



	Gesteld door	Gerald van Leiden



	Bijlagen

	



	Op 13 maart jl. is in de procedurevergadering, op voorstel van een
aantal leden, besloten tot het instellen van de werkgroep ICT. De
werkgroep heeft als doel het opstellen van een onderzoeksvoorstel naar
aanleiding van de problematiek met ICT-projecten bij de overheid. De
werkgroep bestaat uit zes leden van de vc BZK en vc EZ; Brinkman, Van
der Burg, Gerkens, Hessels (vz), Heijnen en Koser Kaya. Hierbij ontvangt
u een eerste terugkoppeling van de werkgroep.

De werkgroep heeft een gesprek gevoerd met de Algemene Rekenkamer (AR)
in de periode voor het verschijnen van het tweede rapport van de AR.
Daarnaast is een aantal gesprekken gevoerd met deskundigen. De werkgroep
is daarnaast vier keer bij elkaar geweest. Intussen hebben de commissies
BZK en EZ een algemeen overleg gepland op 2 oktober 2008 over
ICT-projecten bij de rijksoverheid. Op de agenda van het algemeen
overleg staat onder andere het rapport van de AR. Daarnaast hebben de
commissies op voorstel van de werkgroep een nadere brief gevraagd met
aanvullende informatie over de ICT-projecten, zoals genoemd in een
eerdere brief van de minister van BZK (26643, nr. 112). De brief is
gevraagd ten behoeve van het algemeen overleg.

De werkgroep is van mening dat de ontvangen en gevraagde informatie
voldoende basis is om het algemeen overleg op 2 oktober te voeren. Na
het algemeen overleg komt de werkgroep opnieuw bijeen om te bespreken of
de werkgroep nog nadere activiteiten gaat ondernemen. De werkgroep heeft
daarom op 18 september jl. besloten dat er vooralsnog geen aanleiding is
om een parlementair onderzoek te starten en daartoe een
onderzoeksvoorstel voor te leggen aan de commissies.

De werkgroep heeft gesproken over de mogelijkheid om meer grip te
krijgen op het verloop van grote ICT-projecten. Daarbij kan eventueel
gedacht worden aan de Regeling Grote Projecten (RvO, artikel 31 en
kamerstuk 30351) of een mogelijk vergelijkbare opzet met het
Meerjarenprogramma Infrastructuur Ruimte en Transport (MIRT). Tevens
heeft de werkgroep gesproken over de mogelijkheid om de besluitvorming
in de Kamer over grote ICT-projecten te verbeteren. De werkgroep heeft
hierover vooralsnog geen nadere voorstellen ontwikkeld. Mogelijk geeft
het algemeen overleg aanleiding om daar nog nader over te spreken in
commissie- of werkgroepverband.

De werkgroep zal de commissies BZK en EZ naar aanleiding van de
eerstvolgende bijeenkomst na het algemeen overleg nader informeren over
de werkzaamheden en eventuele voorstellen.

 Het gaat hier om de volgende vragen.

Informatievoorziening: Moet het parlement geïnformeerd worden over het
voorstel? Zo ja, hoe? Hoe wordt het parlement op de hoogte gehouden over
de voortgang? Welke prestatie -indicatoren worden gebruikt? Zijn deze
toereikend? Moeten ze worden gekoppeld aan beleidsdoelstellingen? Moeten
er normen zijn voor gebruikers? Moet er feedback georganiseerd worden om
te leren van klachten? Geleerde lessen: Welke informatie over de
activiteiten wordt gepubliceerd? Hoe en hoe vaak?Wanneer en hoe wordt
het beleid of project geëvalueerd om zicht te krijgen op de kosten en
baten en op de vraag of het beleid of project moet worden gecontinueerd,
aangepast, vervangen of beëindigd?

 Bron: Bijlage 5 Uit Rapport Algemene Rekenkamer Lessen uit
ICT-projecten bij de overheid; Deel B, 25 juni 2008 (26643, nr. 127);
Dit is een vertaling van het tekstkader ‘Factors to consider when
planning policies or projects’ in Britse publicatie ‘Managing Public
Money’ (H.M. Treasury, 2007).

  



Eindverslag werkgroep ICT-projecten bij de overheid	Bladzijde	  PAGE  21


 

  





Eindverslag werkgroep ICT-projecten bij de overheid