Preview document (🔗 origineel)

---

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 27 januari 2017

Graag bied ik u hierbij de reactie aan op het verzoek van de vaste
commissie voor Buitenlandse Zaken van 3 juni 2016 inzake behandeling
burgerbrief over visumaanvragen bij de Nederlandse ambassade in Kuala
Lumpur.

Op 15 mei 2016 mailde de heer B. een klacht over de Nederlandse
ambassade in Hanoi en de Regionale Service Organisatie Azië in Kuala
Lumpur (hierna: RSO-AZI). De consulaire afdeling van de ambassade in
Hanoi en de RSO-AZI zijn o.a. belast met visumaanvragen. De heer B.
klaagde over de visumweigering aan een relatie van hem mevrouw L. en de
uitbesteding van het visumaanvraagproces. 

De heer B. heeft een reactie op zijn klacht ontvangen van de RSO-AZI. Na
meerdere mailwisselingen tussen de RSO-AZI en de heer B., ontving het
ministerie van Buitenlandse Zaken op 25 mei 2016 via RSO-AZI een mail
van de heer B. waarin hij zijn waardering uitte over hoe RSO-AZI
reageerde op de situatie en hij tevreden was over de afhandeling van
zijn klacht. Hierop werd deze klacht afgesloten. De klacht zag op de
inzet van externe dienstverleners in het visumaanvraagproces in Vietnam.
Dit proces licht ik hieronder kort toe.

De consulaire afdeling van de Nederlandse ambassade in Hanoi en het
consulaat-generaal in Ho Chi Minh Stad vertegenwoordigen de belangen van
Nederlandse burgers die Vietnam bezoeken of in Vietnam wonen. Ook
behandelen zij visumaanvragen van zowel Vietnamese burgers als burgers
van andere nationaliteiten die in Vietnam woonachtig zijn en die
Nederland willen bezoeken. 

De backoffice taken van de ambassade en het consulaat-generaal zijn
overgenomen door de RSO-AZI in Kuala Lumpur, onderdeel van het
ministerie van Buitenlandse Zaken. Om excellente consulaire
dienstverlening te bieden waarbij de klant centraal staat, is gekozen
voor samenwerking met een Externe Dienstverlener (EDV). Hierdoor kunnen
klanten op meer plaatsen dan de ambassade en/of het consulaat-generaal
consulaire diensten afnemen, waaronder het aanvragen van visa, met een
hoger serviceniveau (meer afspraken per dag/kortere wachttijden). 

In Vietnam is gekozen voor samenwerking met visumfacilitatiedienst VFS
Global in Hanoi (Engels- en Vietnameestalig). Sinds 6 januari 2017 werkt
het consulaat-generaal in Ho Chi Minh City voor visumaanvragen ook samen
met het plaatselijke kantoor van VFS Global. Hoewel in de praktijk
blijkt dat de overgrote meerderheid van de klanten de dienstverlening
van de EDV’s zeer waardeert, zijn klanten niet verplicht van een EDV
gebruik te maken. Zij kunnen voor het aanvragen van een visum nog steeds
terecht bij de ambassade of het consulaat-generaal.

Wanneer een visumaanvraag bij VFS wordt ingediend, wordt deze vervolgens
ter verwerking/beslissing doorgestuurd naar de RSO-AZI. Nadat beslist is
op de visumaanvraag, ontvangt VFS het besluit (paspoort voorzien van
visumsticker of weigeringsbeschikking) in een gesloten enveloppe retour.
VFS is derhalve niet op de hoogte van de beslissing die is genomen door
RSO-AZI. Na ontvangst wordt de aanvrager door VFS op de hoogte gesteld
dat er een besluit is genomen op de visumaanvraag. De aanvrager heeft
dan de keuze om dit besluit in persoon op te (laten) halen of deze door
toedoen van een commerciële koerier naar het privéadres te laten
sturen. 

De minister van Buitenlandse Zaken,

A.G. Koenders