Antwoord op vragen van de leden Van Hijum en Omtzigt over “de chatberichten van bewindspersonen en topambtenaren die niet zijn opgenomen in de hotspot archief”
Antwoord schriftelijke vragen
Nummer: 2024D04006, datum: 2024-02-05, bijgewerkt: 2024-02-19 10:56, versie: 3
Directe link naar document (.pdf), link naar pagina op de Tweede Kamer site, officiële HTML versie (ah-tk-20232024-935).
Bijlagen:- Beslisnota's bij Antwoord op vragen van de leden Van Hijum en Omtzigt over “de chatberichten van bewindspersonen en topambtenaren die niet zijn opgenomen in de hotspot archief”
- Aanbiedingsbrief
Onderdeel van zaak 2024Z00009:
- Gericht aan: S.A.M. Kaag, minister van Financiën
- Indiener: Y.J. van Hijum, Tweede Kamerlid
- Medeindiener: P.H. Omtzigt, Tweede Kamerlid
- Voortouwcommissie: TK
Preview document (🔗 origineel)
| Tweede Kamer der Staten-Generaal | 2 |
| Vergaderjaar 2023-2024 | Aanhangsel van de Handelingen |
| Vragen gesteld door de leden der Kamer, met de daarop door de regering gegeven antwoorden |
935
Vragen van de leden Van Hijum en Omtzigt (beiden Nieuw Sociaal Contract) aan de Minister van Financiën over de chatberichten van bewindspersonen en topambtenaren die niet zijn opgenomen in de hotspot archief corona (ingezonden 2 januari 2024).
Antwoord van Minister Van Weyenberg (Financiën) (ontvangen 5 februari 2024). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2023–2024, nr. 862.
Vraag 1
Herinnert u zich dat u antwoorden gaf op vragen van de vaste commissie voor Financiën over uw brief van 3 juli 2023 inzake het Afbakeningsdocument van het Ministerie van Financiën met overzicht van de beschikbare informatie over de hotspot COVID-19?1
Antwoord 1
Ja.
Vraag 2
Herinnert u zich dat u over de sms’jes van de huidige bewindspersonen antwoordde: «Daarnaast worden per 4 oktober 2022 de chatberichten op de telefoons van bewindspersonen veiliggesteld, conform de tijdelijke instructie van de MR. Eind 2023 zullen de zakelijke chatberichten van de huidige bewindspersonen en ambtelijke top op een locatie staan die onder beheer van de organisatie is.»?
Antwoord 2
Ja, zie voor de genomen maatregelen het antwoord op vraag 5.
Vraag 3
Kunt u per bewindspersoon en per topambtenaar (plv. directeur-generaal en hoger en andere ambtenaren die sleutelfunctionaris zijn volgens de hotspotdefinitie) in functie in de periode maart 2020–december 2023 aangeven of en wanneer de berichten zijn veiliggesteld en hoeveel berichten per persoon en over welke periode?
Antwoord 3
De bewindspersonen van het huidige demissionaire kabinet en ambtelijke leiding bewaren sinds 4 oktober 2022 de zakelijke chatberichten op de telefoon en in de iCloud.
Bij het aftreden van het voorgaande kabinet Rutte III in januari 2022 zijn er bij FIN geen chatberichten van bewindspersonen veiliggesteld. De chatberichten van de Staatssecretaris voor Toeslagen en Douane zijn, op een later moment, alsnog veiliggesteld.
Voor bewindspersonen en ambtelijke leiding geldt dat sinds september 2023 chatberichten bij vertrek van de telefoon worden gehaald en in een door het ministerie beheerde omgeving worden opgeslagen. Dit is sindsdien gebeurd voor Minister Kaag en een plaatsvervangend secretaris- generaal. Het gaat om berichten vanaf 1 januari 2020 tot moment van aftreden c.q. uitdiensttreden.
Van de volgende bewindspersonen zijn de chatberichten veiliggesteld door het ministerie: Minister Kaag en Staatssecretaris van Huffelen.
Van de volgende bewindspersonen zijn geen chatberichten veiliggesteld door het ministerie: Minister Hoekstra en Staatssecretaris Vijlbrief.
Sinds de aanvang van de hotspot in maart 2020 zijn er vijf ambtenaren uit dienst gegaan waarvan de chatberichten niet zijn veiliggesteld door het ministerie: twee directeuren-generaal en drie plaatsvervangend directeuren-generaal. Van deze ambtenaren zijn er vier nog in dienst van de Rijksoverheid (deze hebben hun telefoonnummer behouden). Met alle vijf wordt contact gelegd om mogelijk alsnog berichten veilig te stellen. Zie voor de genomen maatregelen ook het antwoord op vraag 5.
Vraag 4
Herinnert u zich dat in de beslisnota staat: «van de oud bewindspersonen zijn momenteel alleen de berichten van mw. Van Huffelen bij FIN aanwezig. Deze zijn verstrekt voor een ander doel.»?
Antwoord 4
Ja.
Vraag 5
Kunt u aangeven wanneer aan de voormalig bewindspersonen op Financiën sinds januari 2020 gevraagd is hun berichten veilig te stellen en op welke wijze dat gebeurd is?
Antwoord 5
Sinds de aanvang van de coronapandemie is het beleid rondom het archiveren van chatberichten enige malen aangescherpt en gecommuniceerd. Hier volgt een chronologisch overzicht:
Januari 2020–oktober 2022: zelf archiveren van berichten over bestuurlijke aangelegenheden
Toen de coronapandemie uitbrak gold het Rijksbeleid over het gebruik en opslag van berichten uit juli 2019 en de Instructie Archivering chatberichten uit oktober 2019 van het SG-overleg. Deze zijn in mei 2020 binnen FIN vertaald naar instructies voor alle ambtenaren en intern gecommuniceerd. Daarbij golden de volgende aanwijzingen voor de politieke en ambtelijke leiding:
«In chatverkeer tussen bewindspersonen en DG’s, directeuren en anderen ligt het voortouw van het vastleggen van chatberichten m.b.t. bestuurlijke besluitvorming bij DG’s, directeuren en medewerkers.»
«In chatverkeer tussen bewindspersonen of BR-leden onderling wordt hen verzocht om zelf dit soort berichten te herkennen en afspraken te maken over hoe deze worden opgeslagen en door wie (voorkeur heeft wel de dossierhouder).»
Het vastleggen van de individuele berichten moet gebeuren in het documentmanagementsysteem, tenzij de inhoud van de berichten al op een andere manier is vastgelegd, bijvoorbeeld in een gearchiveerde e-mail of in een nota. Na het vastleggen mochten de oorspronkelijke berichten van de telefoon worden verwijderd.
Voor bewindspersonen en de ambtelijke leiding zijn deze regels later aangescherpt op basis van het kabinetsbesluit van 4 oktober 2022.
Vanaf 4 oktober 2022: bewindspersonen verwijderen geen berichten meer
Op 4 oktober 2022 is, in de MR besloten dat de chatberichten van de leden van het kabinet bewaard worden voor veiligstelling en archivering. Kabinetsleden zullen geen chatberichten meer verwijderen, met uitzondering van partijpolitieke en privéberichten, aangezien die niet onder de reikwijdte van de Archiefwet vallen. Hierover zijn de bewindspersonen bij FIN geïnformeerd via de tijdelijke instructie bewaren chatberichten voor bewindspersonen, welke op 20 oktober 2022 nader is toegelicht in een nota. De chatberichten zijn in eerste instantie veiliggesteld op de telefoons van de bewindspersonen en in de iCloud.
In de kabinetsreactie van 6 april 20232 op verschillende adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer is aangegeven welke activiteiten interdepartementaal in gang gezet zijn om het archiveren van chatberichten in lijn met de eisen van de Archiefwet te brengen. FIN sluit bij deze activiteiten aan en neemt deel aan een pilot voor geautomatiseerd vastleggen van berichtenverkeer.
Medio 2023 is de tijdelijke instructie bewaren chatberichten voor bewindspersonen aangescherpt. Op 15 september is deze ter informatie aan het parlement aangeboden3. In de instructie zijn de afspraken aangescherpt die als doel hebben om vernietiging van chatberichten en -conversaties te voorkomen. Deze aanpassingen heeft het Ministerie van Financiën doorgevoerd in de opzet van het proces van veiligstellen van chatberichten.
Vanaf september 2023: actief veiligstellen bij vertrek van bewindspersoon of lid ambtelijke leiding
Bij aftreden of uitdiensttreden van bewindspersonen of ambtelijke leiding worden chatberichten van de telefoons gehaald en veiliggesteld op een door de organisatie beheerde locatie. Dit is gebeurd bij het vertrek van een topambtenaar in september 2023 en bij het aftreden van Minister Kaag.
Eind Q1/begin Q2 2024: periodiek ophalen van chatberichten bij bewindspersonen en ambtelijke leiding
Het ministerie is in juli 2022 gestart met het inrichten van een proces om de berichten tweemaandelijks van de telefoons van politieke en ambtelijke leiding af te halen. Bij chatberichten lopen zakelijke, privé en partijpolitieke communicatie regelmatig door elkaar. Dat vraagt om een veilige manier van ophalen, opslaan en toegangsbewaking die voldoet aan hoge eisen wat betreft informatiebeveiliging en privacy. Daarvoor zijn meerdere scenario’s verkend. Tegelijk is het ministerie aangesloten bij interdepartementale ontwikkelingen om zo gelijkwaardige oplossingen en procedures voor het archiveren van chatberichten te realiseren. Ook interdepartementaal zijn nog niet alle vragen over het archiveren beantwoord. Het inrichten van het proces heeft zodoende veel meer tijd gevraagd dan eerder is ingeschat.
FIN heeft het streven om begin Q2 2024 van alle bewindspersonen van dit demissionair kabinet en de ambtelijke leiding de SMS-, iMessage- en Whatsappberichten, vanaf 1 januari 2020 of het moment van aantreden, veilig te stellen in de beheerde omgeving.
De inspanningen zijn vooralsnog vooral gericht op het borgen dat er geen zakelijke berichten verloren gaan. Het gaat om opslag van alle chatberichten op een, afgeschermde, beheerde omgeving, in afwachting van een technische voorziening voor de archivering en rijksbrede richtlijnen voor de bewaartermijnen voor chatberichten en instemming van de medezeggenschap.
Vraag 6
Herinnert u zich dat in het afbakeningsdocument4 (waarvan wij alleen de definitieve versie uit september 2011 ontvangen hebben) in de maatregelentabel van het kerndepartement stond:
Bron: berichtenapps
In scope hotspot: ja, voor wat betreft besluitvorming die niet op een andere wijze is vastgelegd. Onduidelijk is in hoeverre dit is gebeurd.
Risico dat informatie op korte termijn verloren gaat: midden
Maatregelen naar bron/proces:
Bepalen omvang probleem door te informeren naar behoefen om berichten te LATEN archiveren
(met Doc-direct) realiseren oplossing voor selectie relevante berichten en archivering?
Antwoord 6
Ja.
Vraag 7
Kunt u aangeven wanneer welke maatregelen uit de vorige vraag genomen zijn, of er inzicht is in de omvang van het probleem en of het opgelost is?
Antwoord 7
Het ministerie heeft inzicht in de personeelswisselingen binnen de ambtelijke leiding tussen maart 2020, de start van de hotspot Covid-19 voor het Ministerie van Financiën, en september 2023. Binnen de ambtelijke leiding zijn sinds maart 2020 (aanvang hotspot Covid-19 bij FIN) op niveaus van (plaatsvervangend) DG’s 5 functionarissen vetrokken bij Financiën. Enkele daarvan hebben mogelijk relevante chatberichten voor de covid-19 hotspot. Indien dit zo is worden deze daar opgehaald.
Zie voor overige maatregelen het antwoord op vraag 5.
Vraag 8
Kunt u er zorg voor dragen dat de chatberichten in het hotspotarchief worden opgenomen? Kunt u aangeven hoe u dat zult doen?
Antwoord 8
Ja. De SMS-, iMessage- en Whatsappberichten uit de coronaperiode van de bewindspersonen van dit demissionair kabinet en ambtelijke leiding worden begin Q2 2024 veiliggesteld op een locatie die onder beheer is van het ministerie. Uit deze verzameling worden daarna handmatig de conversaties geselecteerd die daadwerkelijk betrekking hebben op beleid en maatregelen t.a.v. de coronapandemie. Deze komen in het hotspotarchief.
Voordat de uiteindelijke selectie en archivering kan gebeuren moeten de rijksbrede richtlijnen voor het archiveren van chatconversaties helder zijn. Het Nationaal Archief werkt momenteel aan een modelselectielijst met een richtlijn voor de bewaartermijnen en aanwijzingen voor het valideren en selecteren van berichten.
Vraag 9
Kunt u er zorg voor dragen dat de chatberichten van bewindspersonen en sleutelfunctionarissen beschikbaar zijn voor de parlementaire enquête corona?
Antwoord 9
Ja. Zie ook het antwoord bij vraag 8.
Vraag 10
Kunt u aangeven over welke periode uw chatberichten als Minister van Buitenlandse Zaken en van Financiën zijn veiliggesteld?
Antwoord 10
Voor de periode van mw. Kaag als Minister van Buitenlandse Zaken geeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan dat er door BuZa geen chatberichten veiliggesteld zijn.
Het Ministerie van Financien heeft bij het aftreden van mw. Kaag de SMS-, iMessage- en Whatsappberichten uit de periode 1 januari 2020–4 januari 2024 veiliggesteld. Hiermee zijn dus ook de SMS-, iMessage- en Whatsappberichten uit de periode 1 januari 2020–17 september 2021 van mw. Kaag als bewindspersoon bij BuZa veiliggesteld.
Vraag 11
Kunt u deze vragen een voor een beantwoorden voordat u vertrekt als Minister van Financiën?
Antwoord 11
Het streven is geweest te antwoorden binnen de gebruikelijke termijn van 3 weken, wegens interdepartementale afstemming heeft dit langer geduurd.