Preview document (🔗 origineel)

---

Annex I: Reactie aanbevelingen

Main findings

• Allow for sufficient scope for the political realities in which Matra operates, while maintaining a sustained focus on programmatic activities;

• Define more clearly the level of ambition of the Matra programme, including through a Matra-wide intervention logic, while maintaining the overall flexibility of the programme and its ability to adapt to political interests;

• Establish a Matra-wide intervention logic that leaves sufficient scope for the political realities described in finding 1, while providing a framework for strategic thinking and course correction of the programme;

• Link the different instruments through information sharing;

• Identify opportunities where projects from one instrument could reinforce activities from another and stimulate cross-instrument learning.

Reactie:

Deze aanbevelingen zullen worden opgevolgd en er zal een Theory of Change voor Matra worden ontwikkeld waarin deze aanbevelingen worden meegenomen. Daarnaast zullen het ministerie van Buitenlandse Zaken, RVO en de ambassades in nauw overleg blijven over het verbeteren van de samenwerking, zowel in de vorm van jaarlijkse bijeenkomsten als in de reguliere werkzaamheden.

Relevance

• Improve support to programme countries in translating larger reform ambitions into a specific needs agenda that links to their accession or association aspirations, such as the Copenhagen criteria or other international standards.

Reactie:

Er zal een koppeling worden gemaakt tussen de jaarlijkse landenrapportages van de Europese Commissie en de prioriteiten per land in het Matra-programma. In bilaterale contactmomenten zal ook blijvend gezocht worden naar onderwerpen waar Matra-landen expliciet vragen om technische assistentie vanuit Nederland om dit mee te kunnen nemen in de Matra-programmering.

Regarding the centralised instrument:

• Involve Dutch embassies in the thematic choices of the centralised instrument (as included in the subsidy frameworks);

• Include a more diverse group of implementers for Matra centralised projects;

• Ensure sufficient local ownership of Matra projects and allow local authorities to define priorities and programming themselves as much as possible;

• Involve local implementing partners in design and implementation;

• Increase engagement with local authorities prior to project design and ensure that there is sufficient buy-in and available institutional capacity to carry out the proposed project.

Reactie:

Deze aanbevelingen zijn in het nieuwe subsidiebeleidskader verwerkt. De ambassades zijn hierin nauw betrokken geweest en hebben kunnen aangeven wat de thematische focus van het gehele subsidiekader zou moeten zijn en wat de voorkeursthema’s per land zijn. Wanneer projectvoorstellen onder een voorkeursthema vallen, worden hier ook extra punten in de beoordeling voor gegeven. Ook in het selectieproces en de uitvoering zullen zij worden betrokken, conform de aanbevelingen. De eisen voor aanvragers zijn versoepeld waardoor de organisatie zelf niet per se ervaring met rechtsstaatopbouw en de regio hoeft aan te tonen, zolang de medewerkers deze ervaring wel hebben. In de quick-scan fase (een verplicht onderdeel om een volledig voorstel in te dienen) werden 27 voorstellen ingediend, ook van andere uitvoerders dan die van de huidige Matra-projecten. Voor het betrekken van lokale maatschappelijke organisaties zullen ook extra punten worden toegekend. Van lokale overheidspartners wordt een intentieverklaring gevraagd bij het indienen van het projectvoorstel door de uitvoerders. RVO heeft hier een model voor ontwikkeld waarin duidelijk wordt gemaakt hoe de betrokkenheid van het doelland duidelijk kan worden gemaakt.

Regarding the decentralised instrument:

• Facilitate and ensure access to the decentralised instrument for smaller civil society organisations.

Reactie:

Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal samen met de ambassades onderzoeken of basisfinanciering (zgn. core funding) van het lokale maatschappelijk middenveld er toe kan leiden dat hierdoor andere en kleinere lokale organisaties toegang krijgen tot het Matra-programma. Daarnaast zal er per Matra-land bekeken worden wat de huidige obstakels zijn voor kleinere organisaties om gebruik te maken van Matra-fondsen en op welke manier deze kunnen worden weggenomen. Daarbij zal ook meegenomen worden dat hiermee niet de grotere lokale organisaties die vaak geen steun van andere donoren ontvangen buiten de boot vallen. Effectiviteit en doelmatigheid van projecten blijft daarom tevens een belangrijk criteria voor selectie.

Coherence

• In order to increase relevance and effectiveness (follow-up, upscaling, synergies, learning), the different Matra instruments should be better aligned. This could also promote mutual learning and the exchange of best practices between the two instruments.

• Consider organising an annual (online) conference where best practices and mutual learning opportunities can be shared and explored.

• Arrange regular touch-base meetings between the RVO/DEU, embassy staff and Dutch implementers.

• Encourage embassies to regularly share overviews of decentralised projects with colleagues in The Hague, including policy officers at the ministry and the RVO. The RVO and Dutch implementing organisations should also keep the embassy informed of developments in centralised projects;

• Ensure that the differences between the various funds are clear to embassies and the implementing organisations, while making clear when combining funds is allowed and even encouraged.

• Leave room for flexibility and input from implementers in Matra, as this is seen as a major advantage of the programme compared to other Dutch funds;

• Provide sufficient resources for programme management and implementation and establish mechanisms for strategic and political guidance;

• Before starting a project, consider the specific niches and potential incubator functions that Matra projects, both at the centralised and decentralised level, could fulfil.

Reactie:

De eerste, vijfde en zesde aanbeveling zullen vorm krijgen in de ontwikkeling van de verandertheorie (theory of change). Er is gekozen voor samenwerking met de RVO om deze capaciteit zowel in de uitvoering van het programma als de strategische sturing vrij te maken. Op deze manier zal de zevende aanbeveling worden opgevolgd. Als opvolging van de achtste aanbeveling is in het nieuwe subsidiebeleidskader aan indieners gevraagd om het donorlandschap te omschrijven om op deze manier in de projectontwikkeling ook na te denken hoe evt. overlap met projecten van andere donoren kan worden voorkomen. In de bijeenkomsten die het ministerie met ambassades, RVO en zal organiseren, zal dit ook een blijvend onderwerp van gesprek zijn om zo de niches en kansen om een rol als incubator te kunnen spelen te identificeren.

De overige aanbevelingen worden onverkort overgenomen.

Effectiveness of the Matra program

With regards to Matra’s contribution to societal transformation (Objective I):

Project level:

• Instruct project implementers to demonstrate a clear link between their projects (and outputs) and the overarching objectives of the Matra programme through a logical framework.

• Instruct project implementers to provide a monitoring, evaluation and learning (MEL) framework system that connects to a broader ToC for the Matra programme;

• Clarify for each instrument what ‘Dutch added value’ is and how it should contribute to societal transformation;

• Identify areas where ‘Dutch added value’ is needed and consider its (optional) use across instruments;

• Regional centralised and decentralised projects should be initiated by the programme countries themselves, once they see the added value of a regional approach;

• Articulate the added value of a regional approach for each target country involved;

• Encourage mutual learning regardless of the regional focus of a project. Mutual learning should not be confined to regional projects or to the implementation of identical projects in different countries. Instead, it involves learning from both the differences and similarities between programme countries, while sharing best practices.

Reactie:

Voor het subsidiekader 2025-2029 is samen met de RVO een verandertheorie (theory of change) ontwikkeld. Aan indieners van een projectvoorstel wordt gevraagd toe te lichten hoe het project hierbij aansluit en ook een verandertheorie voor het project zelf op te nemen waarin ook naar een zgn. monitoring-, evaluatie- en leer-kader voor het project wordt gekeken. Voor het gehele programma zal zoals hierboven genoemd nog een theory of change worden ontwikkeld waarin deze aanbevelingen zullen worden meegenomen.

De derde en zesde aanbeveling zullen worden meegenomen in de hierboven beschreven manieren waarop de samenwerking zal worden versterkt en de jaarlijkse bijeenkomsten.

Met betrekking tot de regionale aanpak worden in het nieuwe subsidiebeleidskader worden geen extra punten meer toegekend voor regionale projecten. Indieners van het voorstel moeten aantonen wat de meerwaarde is van een regionaal project. Vanuit het decentrale Matra-programma beoordelen ambassades of een regionale aanpak van meerwaarde is voor het project.

Programme level:

• Specify and explain the practical implementation and assessment criteria for the Matra objectives.

• Formulate clear country-specific objectives to which all stakeholders should contribute, and move away from the scattered approach by undertaking a multitude of different initiatives simultaneously.

Reactie:

In het nieuwe subsidiebeleidskader zijn doelstellingen van het Matra-programma verder geconcretiseerd en is er een duidelijk beoordelingskader opgesteld. Verdere uitwerking van de doelstellingen zal gebeuren in de ontwikkeling van de verandertheorie. Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal samen met de ambassades landenspecifieke doelen opstellen en deze op jaarbasis herzien om zo de flexibiliteit en relevantie van het programma te behouden.

With regards to the strengthening of bilateral relations (Objective II):

• Steer more proactively on the achievement of this objective for the centralised instrument. In coordination with the Ministry of Justice and Security, conduct a scoping exercise on the available capacities and thematic and regional priorities of the involved(semi)governmental organisations before committing their roles in centralised Matra projects;

• Instruct project implementers to clearly demonstrate the availability and benefits of involving Dutch semi-governmental institutions in the project inception phase;

• Translate the objective of strengthening of bilateral relations between the Netherlands and the Matra programme countries into country-specific, more tangible and realistic goals that are clear to all stakeholders involved.

Reactie:

Het doel ‘versterken van de bilaterale relatie’ is in het nieuwe subsidiebeleidskader verder geoperationaliseerd. Het zal ook worden meegenomen in de ontwikkeling van de overkoepelende verandertheorie. Hierbij zal het ministerie van Justitie en Veiligheid worden betrokken. Daarnaast is het verplicht voor de indiener van een projectvoorstel voor het nieuwe subsidiebeleidskader 2025-2029 om zowel van de overheidsinstellingen uit Nederland als het doelland en intentieverklaring in te dienen waaruit de betrokkenheid blijkt.