Kunt u de prioriteiten voor 2026 voor het verbeteren van het financieel beheer nader toelichten?

Antwoord

De prioriteiten voor 2026 zijn het oplossen van de bevindingen over de inrichting van de administratie, van de bedrijfsvoeringsverplichtingen en van het toezicht op Invest International Public Programmes.

Inrichting administratie:

De technische aanpassingen in de systemen die het mogelijk maken om de verplichtingen met middelenbestedingen te registreren in het financiële systeem zullen na de technische jaarafsluiting worden geïmplementeerd.

De technische aanpassingen in het financiële systeem SAP voor de voorschottenadministratie zijn in 2025 gerealiseerd. In 2026 zullen de voorschotten volledig vanuit SAP worden verantwoord.

Bedrijfsvoeringsverplichtingen:

In 2025 is ingezet om de tekortkomingen in de bedrijfsvoeringverplichtingen op te lossen. De bedrijfsvoeringsverplichtingen die in 2025 en eerdere jaren zijn aangegaan worden gecontroleerd op juistheid van de vastlegging in de administratie. Op basis van de bevindingen worden acties ondernomen om de navolgbaarheid van de bedrijfsvoeringsverplichtingen te verbeteren. Inzet voor 2026 is om te zorgen dat de volledigheid en juistheid van de registratie van bedrijfsvoeringsverplichtingen voldoende is geborgd.

Invest International Public Programmes:

Voor wat betreft de regelingen onder mandaat is in 2025 samen met Invest International Public Programmes (IIPP) gewerkt aan het financieel kader. Daarbij zijn afwegingen gemaakt tussen wat het ministerie vraagt van IIPP en de uitvoerbaarheid van het financieel kader voor IIPP. Het zoeken naar het optimum zorgde in 2025 voor enige vertraging. In 2026 wordt het accountantsprotocol voor de externe accountant op basis van het financieel kader, afgerond. De inzet is dat over 2026 de door de extern accountant gecontroleerde staat van middelen tijdig beschikbaar zal zijn voor verwerking in het jaarverslag Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp van 2026.

Op basis van welke bevindingen heeft het ministerie van Buitenlandse Zaken ervoor gekozen nieuwe verplichtingen vanaf 2026 met het juiste instrument (middelenbestedingen) te registreren, zodat mutaties direct worden ontleend aan de financiële administratie? Kunt u daarnaast een nadere toelichting geven over de keuzes die zijn gemaakt?

Antwoord

In het Auditrapport 2024 Buitenlandse Zaken en Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp heeft de ADR geconstateerd dat het ministerie ten opzichte van andere departementen een afwijkende inrichtingskeuze heeft gemaakt ten aanzien van een belangrijk deel van de verplichtingen. Door deze keuze worden de geregistreerde verplichtingen in de administratie bij wijzigingen overschreven door de nieuwe, actuele registratie en zijn de wijzigingen als zodanig nauwelijks identificeerbaar in de financiële administratie zelf. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft dan ook ten behoeve van de controle een managementrapportage moeten bouwen om het juiste inzicht te verkrijgen in de aangegane verplichtingen. Dit creëert een afhankelijkheid van meerdere systemen die onwenselijk is.

Om hieraan het hoofd te bieden is ervoor gekozen om de verplichtingen m.i.v. 2026 via zogenaamde middelenbestedingen te registreren i.p.v. via de huidige zogenaamde middelenreserveringen. Bij middelenbestedingen zijn de mutaties in de verplichtingen rechtstreeks vanuit het financiële systeem zichtbaar, zonder aanvullende applicaties.

Wanneer en op welke manier wordt het probleem dat in het rapport wordt geschetst, dat het ministerie van Buitenlandse Zaken in 2025 en daarna sterk afhankelijk blijft van IT-beheersing en het noodzakelijke beheer van de rapportages kwetsbaar is, wat de controleerbaarheid mogelijk beperkt, opgelost? Kunt u een tijdlijn en nadere toelichting geven?

Antwoord

Het ministerie heeft in 2025 de technische voorbereidingen getroffen om de door de ADR en AR geschetste aandachtspunten te adresseren. Met ingang van het controlejaar 2026 rapporteert het ministerie de financiële stromen “vooruitbetalingen” en “verantwoordingen” rechtstreeks uit de financiële administratie. Hierdoor neemt de afhankelijkheid van betrouwbare rapportages uit het systeem voor managementinformatie van Buitenlandse Zaken (MIBZ) voor de verantwoording af. Voor de verantwoording van het controlejaar 2025 wordt voor beide stromen gesteund op MIBZ-rapportages die uitgebreid gevalideerd zijn. Het ministerie verwacht dat hiermee de genoemde aandachtspunten gemitigeerd zijn.

Wanneer wordt het aangepaste controleprotocol geïmplementeerd waar het ministerie van Buitenlandse Zaken momenteel aan werkt? Wanneer wordt de Kamer hierover geïnformeerd?

Antwoord

Het aangepaste accountantsprotocol zal in 2026 worden geïmplementeerd, nadat het financiële kader met IIPP is overeengekomen. Het financiële kader en het controleprotocol maken onderdeel uit van het Verbeterplan financieel beheer. De Tweede Kamer zal over het resultaat van de toepassing van het accountantsprotocol via het jaarverslag 2026 worden geïnformeerd.

Wat wordt er aan gedaan, zoals aangegeven in het rapport, dat ondanks de uitvoering van het verbeterplan van de financiële bedrijfsvoeringsverplichtingen bijna is afgerond, er nog geen aantoonbare verbeteringen zijn? Is een nieuw verbeterplan noodzakelijk?

Antwoord

De maatregelen voor de verbetering van de registratie van de bedrijfsvoeringverplichtingen hebben geleid tot nieuwe heldere kaders en tot een groter bewustzijn bij directies en posten om dit proces te verbeteren. Oorspronkelijke aanleiding van het probleem is dat het ministerie tot en met 2023 de op zichzelf valide richtlijn “Verplichting = kas” te breed heeft toegepast. Hoewel de werkwijze nu is veranderd, hebben de fouten uit voorgaande jaren nog een doorwerking in 2025 en deze bleken ook wijder verspreid dan eerder gedacht. De opzet van het verplichtingenbeheer is verbeterd, maar de werking is op dit moment nog niet op orde, zoals het interim rapport van de ADR terecht stelt.

Het ministerie heeft daarom een aanvullend plan opgesteld om de bevindingen in het interim rapport 2025 van de ADR op te volgen. Een projectteam is bezig met een controle van de bedrijfsvoeringverplichtingen. Op basis van de bevindingen worden acties ondernomen om te zorgen dat de verplichtingen navolgbaar zijn met de achterliggende brondocumentatie. Zie ook antwoord op vraag 1.

Het rapport geeft aan dat de regelingen dusdanig talrijk zijn dat correcte administratie door het ministerie van Buitenlandse Zaken complex en foutgevoelig is, waar ligt dit specifiek aan? Kunt u dit nader toelichten?

Antwoord

Complexiteit en foutgevoeligheid zijn gelegen in de variatie in aard en omvang van de regelingen, de beperkte mate van standaardisering van het financieringsaanbod, met aandacht voor maatwerk, en de onvoorspelbare context waarin de regelingen worden uitgevoerd.

De mogelijkheden voor maatwerk vervullen ook een functie, maar er wordt wel gewerkt aan meer standaardisering van het financieringsaanbod, waar mogelijk, en aan stroomlijning van de opdrachtverlening aan RVO.